電子檔案的有效管理與利用

張玲玲

（云南省大理州云龍縣檔案館，云南 大理 672700）

電子檔案是利用計算機等設(shè)備的優(yōu)勢對有關(guān)資料做存儲，它是區(qū)別實體檔案的一種虛擬檔案。我國目前的檔案管理已經(jīng)有很大部分用電子檔案代替了實體檔案，并且在逐漸普及。電子檔案雖然有諸多優(yōu)勢但對其管理的要求非常高，雖然管理水平在近年有所提高，但是在實際管理中由于理念、方法和手段各不相同，暴露的問題也各式各樣。只有對電子檔案做好有效的管理，才能使其在實際利用中更安全可靠。本文通過電子檔案在實際利用中的路徑，給出了管理電子檔案的具體措施，以期更好的為社會服務(wù)。

1 電子檔案利用的主要路徑

電子檔案有人工無法比擬的識讀優(yōu)勢，對存儲的信息比較集中，還方便其他多媒體繼承，同時其準(zhǔn)確率和全面性也是人工檔案無法比擬的。但是，要想充分利用好電子檔案的優(yōu)勢，需要依據(jù)一定的檔案管理信息平臺，還應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理的有效性。目前利用電子檔案的主要路徑有三方面，具體如下。

1）拷貝功能。電子檔案使用的目的是為使用檔案的人員提供檔案最初的狀態(tài)，保證檔案最初的真實性。在面向使用者時，首先需要提供原始資料供其拷貝，此時需要把資料做格式轉(zhuǎn)換，然后在信息平臺進行恢復(fù)和顯示。在實際使用過程中，如果沒有相對應(yīng)的轉(zhuǎn)換平臺，也可以為提供檔案的用戶打印出來。

2）傳輸信息。通過發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)不僅可以幫助使用者有效解決檔案無法到達目的地的問題，還能節(jié)省大量人力、財力和時間，這也是電子檔案的顯著優(yōu)勢。通過搭建支撐電子檔案管理的公共環(huán)境，不同檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一收集和管理，方便檔案資源溝通交流，還可以隨時為查檔機構(gòu)提供所需資料，還可以利用點技術(shù)達到數(shù)字轉(zhuǎn)換的目的。

3）方便查詢。電子檔案的方便優(yōu)勢還在于能夠為檔案部門提供不在本單位只要登錄專門網(wǎng)站就能查詢有關(guān)的檔案信息。此功能需要使用者利用一定的技術(shù)支持達到查詢的目的，同時在技術(shù)基礎(chǔ)上方便更多人對同一種電子檔案做查詢。如果檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可供查詢的信息越多，會給查詢者帶來更方便的查詢機會。

2 對電子檔案加強管理的意義

1）管理電子檔案，節(jié)約人力物力。傳統(tǒng)檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案的特殊性，尤其是其中含有易碎的檔案資料，為了保證檔案的完整性，需要耗費大量的人力、物力和財力進行保管，即便如此，仍舊有破壞部分檔案的可能。網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用和普及，使檔案管理技術(shù)得到了進一步提升，檔案管理人員利用快捷的信息技術(shù)，大大節(jié)省了查找檔案或存檔的麻煩，有效減輕了檔案人員的工作壓力，同時也顯著提升了檢索檔案的速度和存檔質(zhì)量，節(jié)約了人員和物力。實施電子檔案管理后，立卷存檔也可以實現(xiàn)更高效的信息網(wǎng)絡(luò)化存儲，極大提升了檔案管理的效率性。

2）管理電子檔案，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理最終目的是更好的服務(wù)大眾，對電子檔案實施強化管理后，檔案資源的信息更加集中和快捷，對檔案管理的服務(wù)質(zhì)量有了顯著提高。電子檔案的明顯特點是將紙質(zhì)檔案進行虛擬的信息化整理，初始檔案可以被檔案人員運用技術(shù)手段轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中，既減少了紙質(zhì)檔案占據(jù)空間的麻煩，又方便了檔案人員對檔案的歸類整理。同時，互聯(lián)網(wǎng)之間能互相傳播，用戶在查閱資料時能從大量信息中快速篩選自己所需要的資料。為了給用戶提供更好的服務(wù)質(zhì)量，檔案人員應(yīng)加強自身的專業(yè)知識拓展知識范圍，通過新技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)，努力提升專業(yè)技能，進而更好的掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使檔案管理的服務(wù)價值和社會經(jīng)濟效益得到充分發(fā)揮。

3）管理電子檔案，滿足多種需求。隨著社會的不斷變化，使用者對檔案的要求也越來越多樣化，初始的文字信息根本無法滿足使用者的需求，更多的原始視頻和圖像等也需要展示出來，傳統(tǒng)檔案無法做到上述要求，而電子檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案實體化，例如可以存儲照片、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件，還可以使電子信息檔案化，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)化等，由于其具有多樣靈活性，便于管理，逐漸被越來越多的檔案管理部門所應(yīng)用。在使用檔案時對其需求越來越多，與如今飛速發(fā)展的經(jīng)濟水平和社會文明密不可分，科技發(fā)展越來越進步，因此與之服務(wù)的對象和利用需求也會截然不同，在管理電子檔案中，要審時度勢，對其科學(xué)靈活的實施管理，能夠更好的滿足用戶在利用檔案時的不同需求。

3 電子檔案管理及利用的具體措施

1）建立完整的檔案使用制度，對不同的檔案資源進行集中整合。在檔案利用中，需要建立完整的審批制度，如果有關(guān)人員需要使用或查看檔案，先要征得檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)許可，方可使用或查看。使用檔案時，為了便于檔案的收集和管理，還應(yīng)建立完整的管理制度，在遵守制度的前提下，利用發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集和管理檔案，這樣使收集的檔案更加及時有效，通過及時更新電子檔案信息來滿足不同使用者的需求。另外，還應(yīng)在使用過程中做到電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機融合，通過集中整合檔案信息使檔案管理模式更具優(yōu)化性，更好的滿足更多電子檔案使用者的需求。

2）對使用檔案方式實行規(guī)范化管理，避免造成不必要的損失。使用電子檔案是有原則性的，依據(jù)使用者的具體情況，對電子檔案內(nèi)容的秘密檔次做規(guī)范化管理。通常情況下，部分電子檔案內(nèi)容不是完全對外開放的，在使用電子檔案時，使用者不能復(fù)制或拷貝禁止外傳的內(nèi)容，為了防止泄露，檔案管理部門可以安裝電子監(jiān)控對其進行隨時監(jiān)督。如果檔案是通過網(wǎng)絡(luò)形式提供給使用者的，對檔案內(nèi)容中禁止外傳的部分需做加密技術(shù)處理，為了安全起見，還需不定期的修改密碼，防止操作失誤為檔案部門帶來不必要的損失。

3）完善檔案存檔模式，保證重要信息不遺漏。為了保證重要信息的安全完整，以防遺漏，可以采用世界通用的雙套制模式管理檔案，換言之，把內(nèi)容相同的電子檔案和紙質(zhì)檔案一起歸檔保存的做法即為雙套制。在檔案轉(zhuǎn)換過程中，電子檔案雖然比紙質(zhì)檔案優(yōu)勢明顯，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，不可避免會出現(xiàn)安全或效率問題，因此為了不遺漏丟失重要的檔案信息，將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存是必要的。這種情況下，使用雙套制管理檔案給檔案人員帶來了新的挑戰(zhàn)，由于信息技術(shù)更新較快，需要檔案人員始終保持學(xué)習(xí)狀態(tài)，在檔案歸檔中，能夠運用熟練的信息技術(shù)和通訊手段，準(zhǔn)確快速的保管檔案信息。同時在實際工作中，檔案人員需要利用自身專業(yè)的操作技能，準(zhǔn)確快速的識別哪些檔案需要采用雙套制，哪些檔案需要一般歸檔即可。針對每個檔案的實際內(nèi)容和不同特點進行科學(xué)合理的存儲歸檔，采取針對性的雙套制管理，能在一定程度上有效避免人力、物力、財力的資源浪費，同時還有效預(yù)防了重要檔案信息的不遺漏，進而保證了檔案的完整性。

4）對工作人員加強管理，提升人員的安全意識。電子檔案在使用過程多種多樣并且對系統(tǒng)依賴性較強，導(dǎo)致檔案在真正使用中復(fù)雜多變?nèi)菀壮霈F(xiàn)不穩(wěn)定因素。鑒于此，加強對檔案人員的培訓(xùn)管理，提高他們對檔案管理的重視，通過專業(yè)技能的培訓(xùn)保證他們在工作中的準(zhǔn)確度和效率性。這樣不僅使電子檔案得到了充分利用，還保證了檔案信息的安全性。

如今社會，電子檔案越來越被廣泛使用，為了保證電子檔案工作安全穩(wěn)定發(fā)展，需要根據(jù)實際情況對其實施有效管理，在電子檔案被安全利用的同時，也使其更好的服務(wù)社會。