大數據時代化工企業檔案管理的機遇與挑戰

孫慧敏

（內蒙古榮信化工有限公司，內蒙古 鄂爾多斯 014300）

1 引言

在化工企業的發展過程中，企業檔案記載著企業的整個發展歷程，對化工企業具有重要的意義，其中有些檔案資料是重要的、唯一的，其珍貴性可想而知。當前，我國企業檔案管理工作的重心主要是針對企業的生產經營展開的。在大數據背景下，要明確企業檔案管理工作的機遇和挑戰，積極構建規范化的企業檔案管理體系，并探索更加高效的管理方法，從而進一步提升檔案管理工作的效率和質量，為化工企業的快速發展保駕護航。

2 大數據時代化工企業檔案管理的機遇

2.1 大數據為檔案管理工作提供了便利

化工企業在發展的過程中檔案信息是重要的資源，加強檔案管理，及時收集生產運營管理等過程中相關的數據信息等，進而進行資源的分析利用，才能更好地為各項工作的開展奠定良好的基礎。隨著化工企業發展規模不斷擴大，生產工藝等越來越復雜，各個環節產生的信息等也更加龐雜。加強化工企業檔案信息化管理就顯得尤為重要。1）共享信息資源。實施檔案信息化管理，有助于引導化工企業員工等圍繞檔案信息建設等不斷進行信息資源的采集和全面共享，進而實現信息資源的有效管理，更好地通過信息共享等減少工作的重復性等，全面提高檔案信息的科學管理成效。2）提供信息途徑。通過實施檔案信息化管理，可以及時對收集的各類信息等運用信息技術等進行整理分析和檢驗，進而及時發現工作中或信息采集整理等方面存在的不足，對相關的信息內容等進行整理修改和完善，切實提高信息的可靠性和真實性，為各項工作的有序開展提供重要的可靠的參考[1]。

2.2 大數據能夠幫助化工企業實現科學化管理

在社會的發展過程中，部分企業認為檔案管理沒有多大的用處，其存在的價值僅限于查閱資料，與企業的生產經營和管理沒有多大關系，然而這種認識是不正確的。企業的檔案資料雖然不能直接參與企業的生產和銷售，不能直接推動企業的快速發展，但是，化工企業的檔案資料收錄著企業自成立以來，每一個發展階段的重要資料，其中有重要的數據、經驗總結及重大決策記錄等內容，對化工企業的發展起著間接的借鑒和推動作用。在大數據背景下，化工企業加強對檔案管理工作的重視，并且強化對其的管理，一定會提升檔案管理工作的效率和效果，必將推動檔案管理工作的開展，實現管理上的科學化，助力于化工企業的長久發展。

3 大數據時代化工企業檔案管理面臨的挑戰

3.1 檔案管理信息化建設

1）完善檔案信息化系統軟件的使用功能。由于計算機技術與互聯網技術的發展，目前傳統的檔案管理已經難以滿足新時期檔案信息化發展的要求。按照 服務與工作兩個內容進行分析，需要對信息服務系統的不同功能展開優化。2）拓展檔案信息內容的范圍。在整理和搜集企業檔案信息的過程中，化工企業還需要獲取設計圖紙、企業公文等多種資料。如果把這些內容添加到企業的檔案信息管理中，就會形成企業的隱形財富。3）知識資源的相互融合。要密切關聯多個知識體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機融合在一起。如，在某個設計方面，需要把企業的多個執行標準、行業領域材料、設計材料等內容組建成相關的知識庫，讓管理者能夠及時學習、參考。同時，檔案管理者能夠把目前的信息展開編制，通過說明書、報告的方式，推薦給對應工作者。4）強化信息資源的對應屬性。比如對元數據的處理，對檔案數據系統中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關的文字表述信息[2]。比如，審批人、具體內容、文件編輯作者、文件編輯時間等。以上的信息會大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個數據之間的聯系更加緊密，同時也提升了信息的使用價值。

3.2 檔案信息管理手段

目前許多企業正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲存的重心轉移到電子檔案上，且傳統的檔案管理手段逐漸無法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級顯得十分重要。化工企業可以引導檔案管理人員轉變工作理念，學習新的檔案管理理念應對日常工作。此外，應加大對檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據大數據時代的檔案管理需求進行優化改革，實現兩種管理手段的平穩過渡，不至于因升級管理手段出現工作失誤。同時要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時間的鋪墊準備才能實現。例如，某企業在實施檔案管理手段升級工作時將原有的管理方法逐條分析，將與企業發展和檔案管理工作不相適應的部分去除，再在實踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產生工作失誤，保障了企業發展的平穩順利。

3.3 檔案管理者的專業能力

在大數據時代，復合型的高素質人才是化工企業檔案管理過程中所需要的，僅掌握計算機技術或者專業技術水平較低的檔案管理人員難以滿足企業發展的要求。具體而言，一是要提升檔案管理者對信息化、大數據的重視，能深刻認識到大數據以及網絡信息化對檔案管理工作的重要性，及時從傳統理念中轉變出來。二是要將檔案管理者業務技能提升與績效考核結合起來，鼓勵檔案管理者更加自覺地學習知識，最大程度地激發其潛能。三是定期開展業務培訓，向檔案管理者傳授大數據的相關資料以及專業知識，及時更新大數據的最新理念，不斷提升檔案管理者的專業素質和業務能力，努力實現企業和員工的共贏局面[3]。

3.4 檔案信息安全管理

在信息化改革與創新過程中，所有工作都是以計算機網絡技術為基礎展開的，即所有檔案信息管理任務都要通過信息網絡這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網絡具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網絡特性不同程度的負面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統一上傳并存儲在云盤當中，當存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發生檔案資料丟失及損毀等嚴重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應加強網絡安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行企業內部信息訪問安全制度，設置相應的檔案信息訪問權限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

4 結束語

進入新的發展階段，面對當前普遍的企業檔案管理工作實情，要想真正提升檔案管理工作的效率和質量，需要化工企業重視起這項工作，與業務人員和檔案管理人員一起探索和創新多種辦法，推動化工企業檔案管理工作的規范化、科學化及現代化發展，抓住時代發展的機遇，不斷調整和優化化工企業的信息資源配置，提高化工企業信息資源的使用效率，進一步提升檔案管理工作的實效，促進化工企業響應力、決策力及創新能力的提高，推動化工企業整體性的發展。