數據視野下檔案標準管理探究

吳雪莉

（黃龍國家級風景名勝區管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623300）

檔案管理技術在國家正確導向下，開始逐漸和數據技術并軌發展，其面向社會的水平也在不斷拔高[1]，不僅滿足了其現代化屬性的縱深發展，更為其多元而深化的服務質量奠定了良好基礎。而在此環境下，探究檔案標準管理的數據技術應用，可持續豐富檔案標準管理路徑、可推動檔案標準管理社會化、群眾化等的發展、可賦能檔案管理科技創新屬性等，因此具有現實而積極的意義。

1 檔案標準管理數據應用必要性

目前世界格局正在發生極大的變化，而檔案管理作為某一領域信息的重要載體，必然要與時俱進，必然要采取更加現代化的措施和路徑，才能不被社會所淘汰。于此，在檔案標準管理中應用數據，不僅是時代選擇的必然結果，也是其自身發展的客觀規律。具體而言：是社會發展的選擇的必然選擇。目前對于城市建設，主要以“智慧”為核心，并以此為依托滲透各個行業領域，此過程需要一定量的數據資源支撐，而若有標準化、效率化及數字化的檔案支撐，則能有效應對這一問題，而為達到這一效果，必然要在檔案管理中運用數字技術；其次，是紙質檔案發展的必然需求。盡管紙質檔案具有存在的合理性，但在可持續及綠色發展視野下，其必然會被更加清潔的存儲模式替代，而數字檔案則是其突破的必然選擇。同時，在數字檔案存儲模式支撐下，還能釋放檔案存儲空間和時間，如大數據儲存技術、云存儲等；其三，是智慧、網絡技多元的高質量需求，在數據“移動”背景下，社會大眾對檔案提出了更加多元而現代的要求，而這需要檔案開始搭建大數據檔案服務體系，如跨區域服務、跨體系服務等，以滿足各類人員的檔案服務需求。

2 檔案標準管理中數據理念和技術的滲透

從以上分析可以看出，有必要在檔案標準管理中滲透數據理念和技術。而實踐證明，理念和技術的滲透只采取更加多遠而現代的措施，才能達到預期建設期望，于此我們需對其予以相應重視。具體而言，筆者利用提取自身工作經驗和相關文獻參考，認為滲透需從以下幾個維度展開：

2.1 要將觀念意識作為著力點

大量實踐證明，觀念意識是支配行為的核心要素，只有“直接作用人”擁有一定的觀念意識[2]，才會按照預期方向發展，對于檔案標準管理數據技術應用也是同樣道理。因此，要從相關人員的意識形態著手，提升其意識維度。具體而言：首先，可利用各種文件或會議，要求相關人員主動學習數據技術理念和技術方向，讓其意識到開展該項工作對檔案規范管理的重要性和意義，以讓其主動轉變，主動學習，從而達到預期的建設效果；其次，營造符合檔案規范數據技術應用氛圍，事實證明工作氛圍于工作人員意識建設具有支配性作用，于此作為上層職能機構或領導人員，需在工作過程中，逐漸滲透各類建設因子，以發揮氛圍的作用。如，以黨員作為先鋒隊、以各類規章制度作為原點等。

2.2 要以標準作為規范建設基礎

在數據技術視野下，檔案信息具有多樣性、多元性及綜合性特征，加劇了檔案管理的難度[3]。所以，為讓信息管具有更佳的合理性，需要規范和標準的支撐。具體而言，依托檔案管理數據涵蓋范圍，參考國內或國外同行業相關標準，制定符合自身發展方向的規范和標準，以建設共享、共建等數據標準體系。同時在此基礎上，對于產生的電子文件管理，還應搭建配套的標準業務體系，并以平時和及時的方式，對其進行相應梳理和檢查，以在保障建設基礎性和科學性的同時，讓標準檔案擁有同數據技術擁有更佳的契合點。

2.3 要深入強化資源庫的標準建設

資源庫只有依托正確、全面及真實數據支撐，才能擁有良性的效能輸出。因此，需要建設標準的檔案數據資源收集、整理、歸檔及保存等。首先，要建設標準的“轉化”過程，即將原有的紙質檔案轉化為數據信息。在此過程中涉及的內容有：1）密保等級；2）重要程度；3）先后順序等，同時規范其轉化質量，如文字錄入儀器設備操作的標準、系統化等；其次，需要一定規章制度的支撐。在進行數據檔案采錄過程中，由于工作人員因素影響，可能會出現錯掃、漏掃及模糊不清等因素，在排除設備因素后，需對相關人員予以相應制度處罰，以讓其標準化作業；其三，建設標準的格式模板，在轉化或錄入新檔案信息的過程中，以該標準行事[4]。

2.4 要促使搭建資源平臺標準化

資源平臺是檔案信息在數據信息中向外輸出信息的重要窗口，所以也需賦能其標準化概念，讓資源的查閱更加有效，以提升資源利用效率。于此，需建設檔案標準管理的輸出平臺。具體而言：首先，需理清自身體系的涉及的主要方向，以關鍵字或模糊字節等方式建立科學合理的檢索系統；其次，平臺標準化需動態調整模式的支撐，所以可賦予窗口互動機制或意見收集模塊，并對收集的信息及時進行歸總、分析，在其中合理建議基礎上，動態調整平臺各項標準。此外需注意的是，目前國家在檔案平臺建設上，已經開始逐漸賦予其現代化標準，并形成了一定標準體系，可在此基礎上，同其進行合理聯動，從而實現建設社會檔案共享體系的目的。

2.5 要賦予宣傳標準模式

在現代媒體環境下，宣傳能告知相關人員該項事業的建設情況，提升其“自我”或其他類型檔案利用的便捷性與合理性。首先，由于宣傳是一個體系過程，所以需長期而標準的進行，如定期向外輸出當前數據檔案管理建設情況或標準流程；其次，需充分利用各類宣傳平臺，如搭建自身微信、微博等公眾號，擴大受眾面，以讓更多人員收益，需注意的是由于宣傳是一個官方性行為，所以在宣傳前需結合自身實際，以標準格式行文；最后，宣傳的目的主要是為了提升標準檔案的數據利用效能，或收集相關人員的意見，因此需設定相關聯系人或意見聯系方式，及時收集合理建設。

2.6 要建設標準技術和隊伍

在大數據時代背景下，對相關的標準化檔案管理人員提出了更高的要求。不但要被動地保管檔案資源，還要在熟悉標準館的基礎上，掌握一定的數據采集能力、數據整理能力、數據分析能力等。尤其是重點建設標準化檔案數據庫。相關的管理人員還需要在規劃、設計、實施管理和維護等方面具有很高的綜合能力。然而，我國欠缺這方面的人才。在建設技術手段上，標準化檔案管理人員要善于和大數據開發的專業公司進行合作，研發出合適的大數據標準化檔案分析工具。

3 結語

在數據信息背景下，檔案建設的標準化管理的數據技術應用，除了能打破原有檔案管理的藩籬，讓其同步社會技術和理念的發展，還能提升其效能的輸出。因此，相關部門機構需對其予以相應重視，要及時定位自身不足，挖掘自身數據潛能，從而賦能標準管理數據屬性，從而推動標準檔案管理的現代化發展。