信息化時代背景下的高校檔案管理工作探討

楊吉瓊

（海南大學，海南 海口 570228）

現階段我國高校教育管理正式進入到信息化時代，這不僅帶領高校教學模式的創新，且內部各項管理工作也必須要在時代發展變化下積極轉型。針對高校檔案管理，受到信息化環境影響，應該創新檔案管理理念與方式，培養信息化檔案管理人才，積極應用先進技術與設備，為檔案管理各項工作的質量與效率提供保障。鑒于此，下面圍繞信息化環境下高校檔案管理工作的創新展開討論。

1 高校檔案管理工作創新的必要性

第一，信息化是時代的潮流，是社會發展的大勢所趨。人類社會的發展總是和科學技術的發展相伴相生的。現代科學技術發展到了信息化，數字化的今天，社會各行各業也必然要發生變化，使自己和社會發展同步。高校檔案管理也不例外。

第二，高校檔案管理要跟上時代的步伐必須轉變檔案管理模式。信息化環境下高校在實施檔案管理期間，運用先進技術與設備，可以創新傳統管理模式，全方位普及大數據管理與智能管理[1]。在人工管理與信息化管理的基礎上，發揮出大數據技術與人工智能的優勢，滿足信息化環境下對檔案管理提出的要求；第三，提升高校教學管理能力。檔案管理在高校教學管理中是非常重要的一部分，通過信息化檔案管理的實施，可以更加快速的發現問題，并且憑借大數據技術、信息技術等提升教學管理能力，使檔案信息能夠在教學管理中得到有效應用。

2 高校檔案信息化管理需要解決的問題

2.1 檔案信息檢索問題

高校內部師生與管理人員對于檔案信息的采集，獲取均面臨不同程度的需求，那么檔案管理部門必須要拓寬數據檢索渠道，滿足各個主體對于檔案信息的要求。但是結合當前高校檔案管理工作實施情況，發現在檢索檔案信息這一方面還面臨一些問題。比較常見的現象是檢索檔案數據時消耗大量時間，不能更加快速且精準的找到需要檔案內容，將更多時間浪費在查找這一環節。除此之外，教師學生在獲取檔案信息時檢索渠道單一，主要是登陸高校內部檔案管理系統，登錄賬號之后進行下載，無法滿足師生在獲取檔案數據時更加多元化的需求。

2.2 檔案信息安全問題

高校檔案管理實現信息化模式的轉型之后，也必然會面臨信息安全方面的問題，例如重要檔案數據遺失、泄露，或者檔案管理系統被黑客攻擊等。導致檔案信息安全問題的原因一方面是管理人員缺乏對安全問題的重視，平時只是做好檔案數據上傳、檢查等基本工作，系統維護與安全防護等并沒有得到關注。另一方面高校內的檔案管理部門負責檔案信息安全管理人員有限，且掌握的安全維護系統維護技能與安全問題脫節，面對突發性的檔案數據安全問題無法快速解決，致使帶來嚴重的損失。

3 高校檔案信息化管理優化對策

3.1 創建檔案信息檢索平臺

信息化環境下高校檔案管理工作的創新。必然會運用到諸多先進技術。為了方便高校內部師生獲取檔案數據，利用先進技術創建檔案信息檢索平臺。可以為高校內部各個部門獲取數據、學生調取個人檔案提供便利。例如，針對各個主體對于檔案信息的需求。可以創建檔案數據管理公眾號、小程序，利用微信這一新媒體社交平臺便可以登陸到高校檔案管理系統中，自主下載獲取信息[2]。另外，高校中儲存的檔案必須要保證統一文件格式。一般檔案文件涉及諸多標準格式，創建檔案信息化管理平臺。將為了方便師生下載檔案數據，設定特定文件擴展名。不同種類文件均包含于檔案之中，所以元數據格式也可以在編碼文件信息檔案建模內容中添加語義。為了保證互操作性，在開發元數據軟件時，首先要將該軟件操作流程簡化，與高校檔案信息管理平臺對接，所有文件中涉及Resource Description Framework，均進行XML序列化處理。

3.2 加強檔案信息化安全管理

在信息化環境下高校檔案信息管理，也必然會面臨重要數據泄露、遺失等安全性問題。與此同時，高校檔案管理工作與互聯網結合，便會被賦予了雙重性特征，同時作為學術機構與行政行為。開展檔案管理要重點保護檔案數據安全性，為此提出以下建議：

第一，檔案數據安全要重點關注數據訪問安全管理與訪問協調，例如檔案信息訪問限制采用不同的協調與集中模式。其中協調模式可以為教師、學生、管理人員等賦予訪問權，針對檔案信息使用方、數據受托人與管理人等主體進行協調，并且均具備檔案信息訪問權[3]。高校中儲存的檔案數據包含學術信息、個人檔案信息、人力資源數據等不同種類檔案數據，按照敏感性程度與安全保護程度分別劃分到對應的安全屬性中，一般設置為限制、有限訪問、公開訪問這三個層級，分別展開檔案數據的安全管理。

第二，培養檔案數據管理專門人員，負責高校檔案管理工作。為了保證檔案數據安全性，應該在檔案管理部門中專門增設安全管理人員，針對檔案安全管理人員的培訓要涉及文檔管理、儲存、檔案信息校對與收集、數據分類與訪問、檔案信息安全審核等內容。既能夠做好信息化環境下高校檔案信息的安全管理工作，又可以幫助其他管理人員將檔案信息及時歸類與儲存。

第三，高校現有檔案管理標準要進行優化與完善，加強規范性。尤其是檔案記錄的數字化處理。所有儲存的原始文檔均轉變為數字形式，上傳到檔案信息管理系統中。通過計算機對文檔信息進行保護，而紙質檔案則予以保存。為了避免出現重要檔案信息泄露的現象，建議采用數字簽名與標準化數字認證這兩種方法，加強檔案數據監管。

4 結束語

綜上所述，高校開展檔案管理，面對信息化環境下帶來的諸多挑戰，檔案管理人員必須要結合信息化環境制定檔案管理對策。不僅要提升檔案管理水平，做好檔案信息的安全管理工作，還應該在今后檔案管理創新轉型過程中，積極引用大數據技術和人工智能等，為廣大師生提供便捷的檔案管理服務，也可以直接提升高校的教學管理水平。