大數據時代背景下的檔案管理工作創新研究

高之良

（江蘇省連云港市贛榆區班莊鎮農村經濟服務中心，江蘇 連云港 222132）

大數據背景下國有企業的檔案管理工作發生了很大程度的變化，檔案管理工作的方式以及管理的理念等方面發生了根本性變化，使得檔案管理工作更加地注重效率和質量以及安全。只有運用好大數據技術，發揮大數據技術的優勢，才能對檔案管理工作高效化推進起到積極作用，才能有助于實現檔案管理的目標。

1 檔案管理大數據化的必要性

隨著信息技術的飛速發展，數據信息快速增長的時代已經到來。大數據不僅僅是時代變革的標志，同時也是新階段的開始。就目前而言，大數據作為各行各業發展的重心和焦點，與傳統的處理方式和運作機制都大不相同。這些新的技術手段不僅為整個社會的發展帶來了巨大的沖擊，同時也使檔案資源的管理和整理難度急劇增加。傳統的檔案檢索、利用和服務功能已經不能滿足社會和用戶的需求，改革管理體制和方式，已經成為當前檔案管理工作的首要任務和必要途徑。因此，面對新時期的轉型挑戰，檔案管理部門和管理者對于當前檔案管理工作的現有問題和管理途徑都要有一定的創新。一方面要打破傳統的管理方式，擺脫傳統思維的制約；另一方面要緊跟當前大數據時代的發展，充分利用社會資源和力量，建立新型檔案管理方式，從而達到創新檔案服務的要求和目的。大數據時代檔案管理的創新已經成為當前檔案管理創新的必然趨勢和必要任務。截至目前，我國在基于大數據時代對檔案管理方式的革新已經有了很大的進步，但在未來的發展中，大數據管理仍然是時代發展的主流趨勢。因此，背靠時代背景，發展檔案管理新模式勢在必行。

2 大數據時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理模式陳舊制度不健全

在大數據時代，通過大數據的應用能快速處理工作，更快地收集信息、處理信息。近年來，檔案數量在不斷增長，紙質檔案管理無法有效保存檔案，且管理成本劇增，還存在諸多困難，如在長時間的保存中，紙張會出現字跡模糊、老化等現象，而且有時會由于漏水等事故導致檔案信息的完整與安全受到威脅。傳統模式下的檔案管理制度僵化問題一直存在且亟待解決，使得檔案工作者自身的工作積極性較差，在進行資料交接和存放時工作隨意性較大，使得檔案存在遺漏或者破損之后較難追責，逐漸形成惡性發展循環。

2.2 檔案安全問題

安全問題不僅是檔案管理工作中需要高度重視的問題，同時也是互聯網發展的重要問題。相較于傳統的紙質管理方式，信息化的檔案管理在帶來一定便利的同時，也帶來了較大的安全隱患。數據資源是按照一定的數字格式和電子信息進行存儲的，在數據分析中心，都是以密鑰的形式來進行加密處理。但這樣的加密方式并不能真正保證數據信息的安全。目前來說，網絡平臺的安全隱患主要分為兩種：一是現有數據分析平臺能力不足，由于同時在線或是數據本身攜帶有病毒就會導致數據處理平臺的崩塌，從而產生數據不能使用或是數據泄露的風險。二是我們眾所周知的黑客攻擊。非法竊取用戶的檔案信息，不僅使重要的數據資源丟失，同時還會使整個檔案信息安全風險增加。過于依賴于網絡信息技術，同時也會產生被信息技術反噬的風險。

2.3 檔案管理隊伍建設需要加強

大數據時代國企檔案管理工作的實施過程中，需要有強大的檔案管理隊伍作為支撐，從而真正有助于提升檔案管理的質量水平，但從實際的檔案管理現狀來看，由于檔案管理的隊伍建設不完善，以及檔案管理人員自身的專業水平沒有達到工作要求，缺乏樹立數字化的檔案管理意識，這就必然會影響實際檔案管理工作的良好推進，不利于各項檔案管理工作的良好開展。

3 大數據時代背景下檔案管理工作的創新

3.1 轉變檔案管理工作的觀念

通過對互聯網優勢的利用服務于檔案管理工作，信息數據管理服務于檔案管理工作，轉變檔案管理工作的觀念具體表現為以下幾個方面：利用計算機在檔案管理日常工作中對相關檔案信息進行歸檔處理，存儲工作中各種信息數據，梳理分類歸檔意識；提高處理加工檔案信息的能力，形成認知各種事物的意識；強化計算機技術能夠對檔案數據信息提供最佳處理，為檔案管理工作提供更好的服務。例如在企業業務信息管理上產生的大量數據，利用大數據理念管理這些信息，能夠擺脫傳統信息管理的模式和觀念，將企業業務數據以全新的形式存儲和管理，并且管理更加便捷，存儲量也不會受到限制，企業業務信息管理工作將得到簡化，更有利于企業業務信息管理的優化。

3.2 提高檔案管理安全性能

數據信息的安全管理是整個檔案管理工作的基礎。因此，如何提高檔案管理的安保能力是當前檔案管理工作首要解決的問題。首先就黑客攻擊方面而言，建立和完善有效的安全系統是防止黑客攻擊的第一步。在網絡監管中，保證計算機網絡系統的安全高效運轉。一方面，建立合理有效的監督機制，不僅能夠提高網絡信息安全防護的能力，同時還能有效進行風險檢測和監控，有效防止黑客入侵。另一方面，培養相關的技術人才，在為檔案信息提供安全系統保障的同時，還能夠為檔案管理的專業型人才的培養奠定基礎。其次是加大對平臺的研發力度和存儲能力的擴大，以此來保證平臺的平穩運行和不斷發展，減少平臺崩潰的可能和數據信息的丟失，從而達到數據保護的目的。最后是相關檔案管理工作人員要具備充分的安全防范意識。除了網絡系統的信息維護和保密工作外，還應該建立相關的網絡管理制度和從業人員的工作標準，對于出現的違反相關規定的行為嚴懲不貸。

3.3 提高檔案管理人員專業素質

大數據時代的國有企業檔案管理工作開展中，要充分注意從管理人員專業素質的培養方面加強重視，檔案管理人員自身要不斷提升專業技能，運用網絡技術以及大數據技術展開檔案的管理工作，提升檔案管理的效率和質量。檔案管理人員要從理論上以及實踐方面的能力素養上不斷提升，從而更好地滿足當前的檔案管理工作的要求，從整體上提升檔案管理的質量水平。企業要注重對檔案管理人員進行開展培訓工作，促進檔案管理人員專業素質提升，為企業的檔案管理工作質量控制打下基礎。

4 結語

綜上所述，大數據時代背景下開展檔案管理工作需要從不同的角度出發為有效運用和管理檔案數據信息提供有力依據。傳統的檔案管理工作具有復雜性和嚴密性，無法適應現代化社會的發展，因此，應在檔案數據信息管理中科學有效運用大數據，確保改變傳統的檔案管理工作，促進現代化社會的和諧發展。