事業單位檔案管理信息化建設探析

蔡振華

（威海市公路事業發展中心，山東 威海 264200）

自改革開放以來，隨著科學技術水平的發展，國家各方面日益強盛，我國的各個企業公司、事業單位都有了長足的發展和進步。但是在此過程中各個事業單位的檔案管理水平并沒有跟上事業單位的發展腳步，傳統的檔案管理辦法已經無法滿足當前事業單位對于信息的需求。因此，在新時代下為保證事業單位的良好發展，各單位都開始積極探尋如何進行檔案管理工作。而互聯網由于其實時性強、操作簡便、保密性高等多個優點被在各個事業單位廣泛應用。而本文也就基于此展開，期望能給大家提供一些幫助。

1 事業單位當下檔案管理工作的現狀

想要良好的探析事業單位檔案管理工作信息化的建設，我們首先要對當下事業單位的檔案管理工作有一定了解，畢竟如果對一項事物不了解，空談其發展建設是不負責任的，不嚴謹的。

對于當前事業單位檔案管理工作的情況我認為用“碎片化”來概括是比較合理的。當前由于檔案管理部門的分散，再加上政府對于檔案管理制定了相關管理規范導致碎片化的管理模式廣泛用于檔案管理過程中。但是這種缺少體系不夠整體的檔案管理方式對于事業單位而言常常導致檔案查找困難，檔案查找體驗感差、檔案管理責任主體不明、大家對檔案管理的上心程度都不夠、這樣往往導致檔案棄置現象嚴重，對于事業單位的發展極為不利。

檔案，是事業單位管理員工重要依據，而如今網絡技術的快速發展，推動著各行各業的快速發展，對于事業單位的檔案管理也有著重要作用，如何科學有效的管理檔案成為各個事業單位需要學習進步的地方，而各個單位又該如何利用如今發達的互聯網技術讓檔案管理趨于信息化、一體化。下面我們就來具體探析一下。

2 事業單位檔案管理信息化建設工作中重要意義

1）建立良好的管理制度。在事業單位發展建設中，大家都很清楚檔案管理工作對企業發展的重要影響，當但當下各企業的檔案管理工作的進展狀況卻不容樂觀。在當下事業單位的規模逐漸擴大，對員工的需求量也逐漸增加，事業單位大量的招聘員工雖然解決了公司用人短缺的問題，但是在進行員工招聘時，單位對員工并沒有進行良好的人事檔案統計。導致員工的業務水平能力高低不齊，很難進行統一分配和管理。同時也因為企業對員工的人事檔案統計不明確，企業在對員工進行你能力培訓時也難以進行優質高效的培訓，員工的工作能力和為其分配的工作內容也并不合理。事業單位中一些陳舊的看資歷評優提薪方式并不適合當下的年輕人才的觀念，并不能挽留住人才。因此為保證事業單位的良好發展，我們要及時的調整管理制度，按功評優，按勞提薪。

2）加強員工職位與能力的匹配度。在事業單位在招聘的過程中，檔案管理統一使得應聘者注重一切基礎工作的表現，減少許多人對招聘工作的許多錯誤認識，包括一些課本以及理論。在大部分的課程中，招聘者被教育如何選一個優秀的員工，但是在部分企業不需要很多的員工，在很多面試者中選擇一個合適的人才是最重要的，也是構建一個完整人力資源管理體系的基礎。因此事業單位在進行招聘時，應該針對應聘者的簡歷針對性的推演出員工的個人能力與工作水平，做好的檔案管理工作。針對性的采取多維度的考核可以讓員工多維度的展示自己的能力，能使事業單位的檔案管理工作更加良好的進行。對員工的培訓也可以根據檔案記錄有針對性的進行，傳統的管理模式中，企業對于員工的過往分析不夠準確往往培訓達不到效果，造成了嚴重的人才浪費。

3 如何做好事業單位檔案管理的信息化建設

1）明確檔案管理責任主體。在當前事業單位檔案管理信息化建設工作中存在的一大問題就是管理責任主體不夠明確，檔案管理人員雖然被分成了不同小組，但并不明確自己所在的小組或者自己應該做些什么，這種情況往往導致檔案管理流程出現混亂，一些必要的管理環節出現空擋。面對這樣的情況在實際改進檔案管理過程中我們應該建立完整的檔案管理網絡，明確每個步驟的人員應該做什么，如果檔案管理某個步驟出現問題，那追責要追責哪個部門或者哪個個人，這樣的檔案管理方式就容易使整個檔案管理過程更加科學合理，不會出現檔案管理上的空擋，管理人員也能更好的負起自己的責任，更加清楚自己應該做什么，從而讓整個檔案管理過程體系化發展，最終使檔案管理的整體效率得到提升。

2）改變傳統管理模式，增設管理服務機制。當前我國事業單位檔案管理信息化建設工作中存在的另一大問題就是檔案管理就以純粹的管理為主，并不重視人員檔案的查找等問題。檔案管理信息化建設工作的進行其主要目的是服務事業單位更好的發展，那么針對檔案查詢等工作服務也要提高重視。但是當下整個檔案管理過程的服務機制較差，針對這樣的情況，在創新檔案管理的過程中，我們應該適當改變原有的管理模式，重視和宣揚員工檔案的重要用途，不斷體現檔案的重要價值，而在實際檔案管理過程中，受傳統思想的影響，我們對電子檔案的管理常常不到位，導致人員通過計算機查找自己的電子檔案常常查找失敗，針對這樣的情況，我們要建立健全電子檔案查找機制，逐步促進事業單位人事檔案管理的信息化進程，通過這樣的改進，我們就能逐步實現檔案管理的由“碎片化”向“整體化”的轉變流程。

3）加強對檔案管理人才的培養。檔案管理工作至關重要，所以對于管理檔案的相關人員的要求及培訓也是十分嚴格的，同時這也要求相關的檔案管理人員有著極高的綜合素質及專業素養，而人員素質的好壞也決定著檔案管理工作的有效性，所以對于檔案管理相關人員的培訓和選拔是必不可少的，同時檔案管理工作人員也應有與時俱進的思想，在如今科技發展的大潮流之下，學會信息化科學化的管理檔案資料，光有人員的相關培訓還不足以實現檔案管理的科學化與有效化，相關制度的建立也是必不可少的，它是檔案管理的基本準則，也是檔案管理的必要保障，比如人員的使用登記，檔案的定期檢查，定期的制度考核及員工激勵制度，這種制度可以很好的讓員工遵循工作制度，促使他們與時俱進。在進行人員的編制時，應根據員工的特點進行編制，同時在教學時也要因人而異，才能最大幅度的提升檔案管理的科學化與有效化。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理的科學化與有效化還需要不斷地與時俱進，不斷適應潮流變化。檔案管理的信息化建設工作不是一朝一夕就能完成的，需要我們不斷學習，不斷改善。祖國在強大，技術在進步，做好檔案的管理就是做好事業單位進步的基礎，有了這層基礎，我們才能更加強大。各個單位需要強化檔案管理人員的培訓，完善檔案管理的制度，才能科學有效的進行檔案的管理與整合。