信息化背景下的事業單位檔案管理模式探討

高萬佳

（吉林省地礦勘察設計研究院，吉林 長春 130000）

對于事業單位來說，在經營發展中面臨的內容比較多，工作流程較為繁瑣，特別是在檔案管理上，要求各部門給予高度配合，做好各項檔案數據整合與管理工作，為單位制定發展決策提供數據參考。在開展檔案管理活動時，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代化社會發展要求，而信息化檔案管理，以創新為根本，通過建立信息化管理平臺，完善檔案管理體系，保存國家政治經濟建設等各項信息，防止檔案信息丟失，緩解相關人員工作壓力，保證檔案信息的準確性，提高事業單位檔案管理質量，保障檔案信息安全。

1 事業單位開展檔案管理工作的意義

市場經濟發展水平的不斷提高，事業單位對自身進行發展目標進行了調整，檔案管理也得到了事業單位的高度重視。通過加強檔案管理，能夠給事業單位創造更多的效益。為了能夠讓事業單位穩定發展，需要規范檔案管理流程，結合時代發展，把信息化技術應用其中，對檔案管理模式進行改革創新。與此同時，引進信息化技術，促進檔案管理效率的提升。由于檔案管理涉及信息量大，管理過程較為復雜。在傳統的檔案管理中，主要采用的手工管理模式，這種方法耗費時間多且無法保證工作質量。隨著信息時代的到來，檔案數據越來越復雜，手工方式無法實現對檔案信息的高效管理，因此需要利用信息技術使檔案管理更加規范，減少人力資源的消耗，使檔案管理更加科學化、專業化。通過建立文書、科技檔案信息化平臺，給企業開發建設、科研事業單位的調整發展規劃目標提供數據依據，推動科研事業單位的發展，促進地方文化與經濟建設[1]。

2 信息化背景下事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識有待提高。從當前情況來看，事業單位都非常注重單位運營狀況和社會效益，對檔案管理工作的信息化關注力度不高，沒有意識到檔案信息化管理的必要性，忽略了按時代發展要求，建立完善的檔案信息化管理體系，相關的工作機制不完善，造成檔案利用程序繁瑣、利用率偏低，整體工作效果不理想。無論黨政工作、科研工作，都離不開 檔案管理與利用，因此檔案管理工作是一項基礎性工作，檔案信息化管理對事業單位發展有著重要的影響。重視檔案管理人員的專業培訓與檔案管理意識的提高，建立檔案簡縮目錄與信息平臺，讓黨政管理與科研人員掌握館藏目，及時準確的提供他們所需資料數據，提高他們的工作效率，使現有的財務、人事、科技等檔案有效利用，成為科研事業單位的運營基礎。

2）信息化管理范疇廣泛。在我國大部分事業單位中，結合其屬性和類別，一般規模比較大，這就導致信息化普及和統一化目標無法快速實現，容易造成信息化管理混亂，無法滿足標準化操作流程。事業單位建設檔案信息化管理系統的主要原因就是為了提高單位檔案管理水平，讓各項數據能夠及時整合，真實的反饋出當前事業單位經營發展中存在的問題，其中包含業務情況、資產狀況、人事管理、科技項目管理等。但是事業單位及各部門規模龐大，人員數量多且復雜，容易造成信息化管理問題，無法實現信息反饋與對接，給單位資源科學分配造成不良影響。

3）檔案管理現代化水平不高。隨著信息化時代的來臨，諸多現代化技術和設備被廣泛的運用到事業單位檔案管理活動中，但是因為單位缺乏專業的人才，檔案管理部門無法對這些現代化技術和設備高效使用，導致單位信息化管理水平較低。并且，因為事業單位檔案管理機構設置比較混亂，檔案管理過于盲目，缺乏明確的工作目標，也沒有根據各個部門經營發展狀況，確定檔案管理標準，檔案資源開發與利用效果不明顯，影響事業單位檔案管理水平的提高。

3 信息化背景下事業單位檔案管理模式

1）樹立正檔案信息化管理觀念。對于事業單位，為了實現檔案管理模式創新，應把信息化技術應用其中，加強檔案管理信息化建設。在此過程中，重要內容在于創新信息化管理理念，從思想意識上轉變管理模式。在事業單位中，一方面，加強人才培訓，定期開展各種培訓活動，提高管理人員專業技能，獲取理想檔 案管理效果。另一方面，事業單位應加強技術培訓，協助檔案管理人員完成檔案管理信息化建設工作，提高檔案管理人員操作技能。事業單位各個職工都是當信息的使用者和執行者，需要在各部門的配合下，將檔案管理工作落實到位。事業單位應該加強內部宣傳，結合時代發展，建立檔案信息化管理系統，做好內部思想教育工作，讓廣大職工形成高效的管理理念，給后續檔案信息化管理工作開展創建良好環境[2]。

2）完善檔案信息化管理制度。完善的檔案信息化管理機制，能夠給后續管理工作開展提供支持。首先，檔案管理部門需要根據國家檔案局及地方檔案部門的相關要求，根據檔案信息化管理需求和單位經營特點，對單位檔案管理信息化系統進行開發與建設。其次，根據當前時代發展要求，有條件的事業單位需要在內部成立專業的檔案管理部門，并在各部門中分配專業的檔案管理人員，主要負責本部門檔案數據采集、整理、歸類等工作。在課題項目運行過程中，需要成立檔案管理小組，由上至下多方位覆蓋，形成一個完整的檔案管理格局，明確各部門職責。除此之外，檔案管理部門需要安排各部門及課題檔案管理人員按照時間節點開展交流會議，根據各方意見，制定統一的檔案信息化管理制度，引導檔案管理工作順利進行，以提高檔案信息化管理水平。

3）建立的檔案信息管理系統。事業單位在構建檔案管理機制過程中，需要保證各項數據信息的安全性。隨著信息化時代的來臨，即便單位檔案管理工作不斷改革優化，但是在實際操作中，依然會面臨各種風險問題。為了改善這種狀況，事業單位應加強檔案信息化管理系統建設，做好硬件設備防護工作，避免遭受不法人員或者病毒的進攻，保證檔案信息的安全。與此同時，實現對檔案信息真實性的保護。由于電子文檔形成到保存整個過程將無法保證數據的完善性，因此檔案管理人員應采取有效措施，以現有法律為根本，加強對檔案真實性的保護。其次，培養復合型人才，提高檔案管理團隊專業水平和綜合素養，為事業單位檔案信息化管理工作開展提供人才保障。在當管理創新的同時，讓相關人員樹立正確的思想意識，保證檔案管理人員能夠了解檔案信息化基本要點和職責，并將其合理的運用到實際工作中。最后，加強績效考核，把檔案管理科學落實到績效管理活動中，保證業務部門都配有專業的檔案管理人員，負責嚴格檢查。在實施檔案信息化管理工作時，事業單位應加強簽字審核，在制定完善的糾錯制度的情況下，定期組織檔案管理人員專業考核，讓其掌握更多的專業知識，保證到了信息的有效性和真實性，讓事業單位檔案管理工作朝著信息化方向發展。

4 結束語

總而言之，在信息化環境下，事業單位需要做好檔案信息化管理工作。加強檔案信息化管理制度構建，建立專業的信息化管理平臺，保證檔案信息化管理工作有序進行，減少人工成本支出，提高事業單位檔案管理水平。在信息化時代背景下，事業單位應該舍棄傳統的檔案管理模式，真正做到無紙辦公，為各個部門工作開展提供數據參考，便于相關人員查閱大量信息。事業單位應加強改革，適當引入現代化設備，加強人才培訓，為后續檔案信息化管理工作開展提供人才支持，保證單位檔案信息的準確性和有效性。