淺析機關會計檔案的數字化管理

夏興娣

（海安市行政審批局，江蘇 海安 226600）

計算機技術的發展給人們的生活、工作帶來了一定的影響，會計檔案管理作為機關事業單位管理經營的一個重要組成部分，更應該時代發展趨勢，盡快實現機關事業單位會計檔案的數字化管理，這也是會計檔案自身發展不可忽視的一個需要。機關會計檔案的數字化管理為盡快實現無紙化辦公提供了條件，傳統紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，通常都需要花費大量的時間、人力搜索，但是借助數字化技術對機關會計檔案進行，不僅能夠顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項數據資料的完整性，加強數據資料的私密性，防止核心資料被泄漏，尤其是會計檔案關系到機關事業單位的財務往來，能夠反映單位經濟流通的一個極其重要的憑證，更應該重視對其私密性與完整性的保護。

1 機關會計檔案管理的現狀

會計檔案主要指機關以及企事業單位或是其他社會組織的財務管理部門以及財會專業人員在各項經濟活動中直接制作或者是根據一定規定保存、以備查找的會計憑證、企業事業單位的財務報表以及會計賬簿等會計核算材料，其中還包含會計信息化之后的存儲文件、磁帶或是打印出來的記賬憑證、企業財務報表等等。通常機關會計檔案管理都是嚴格按照獲取原始憑據——憑證記賬——登記賬簿——形成報表——整理歸檔這一流程進行，但是自從改革開放以來，隨著我國信息技術的發展，電算化會計檔案管理也逐漸出現，記賬憑證、財務賬簿等都是受點劃算會計檔案的影響而逐漸轉向數字化管理模式，就連財政表都可以通過在財務軟件中導出excel表格，然后根據不同的條件進行查詢，非常便捷，但是原始憑證以及檔案管理還沒有完全實現數字化管理，機關事業單位的原始憑證依舊是以紙張的形式粘貼在記賬憑證后面，在實際生活中，更多的機關單位會計檔案的管理依舊是以紙質文檔的形式保管在檔案室，在工作中會計資料因為紙質文檔的不易管理而無法實現信息共享，這些都將會對會計檔案管理數字化進程的推進造成一定程度的影響。

為了能夠確保會計原始文檔的真實性、完整性，采用紙質文檔的形式進行保管其實是最好的選擇，紙質的會計檔案不容易被篡改，更能夠保證其真實性，但是隨著社會的進步以及科技的發展，紙質的會計原始檔案給會計檔案的管理帶來了一些麻煩。紙質檔案隨著時間的發展更容易被損壞，出現殘缺的可能，而且紙質會計檔案無法和記賬憑證的電子化相結合，在眾多的檔案中翻找需要的檔案可能會浪費大量的時間，加大資料查詢的困難。紙質會計檔案保存的成本比較大，并且與數字化不相符，不能滿足當前信息時代的要求。一部分機關會計檔案管理依舊采用之前的管理方式，把單位主要財務往來的會計憑證、賬本以及其他的財務信息全部都有專門的檔案管理人員進行信息保存，在日常工作中也主要是借助人力進行會計檔案的借閱、查詢、保存以及銷毀等工作。單位沒有創建專門的會計檔案管理數據庫，需要專門的人員事先利用電腦進行查找之后才能夠繼續在檔案資料室查找會計的原始憑證以及其他的相關信息，這一工作往往都需要花費大量的時間與精力，給機關會計檔案的管理帶來了很大的不便，嚴重阻礙了機關會計檔案管理數字化的進程。除此之外，會計檔案的重要意義以及機關單位的獨特性也對機關會計檔案的管理提出了更為嚴格的要求，會計原始憑證的紙質化管理方式導致其無法與錄入電腦的會計檔案資料進行實現共享，并且會計檔案資料的保密性導致在數字化應用中也過于強調會計檔案在使用時保密，最終使得機關會計檔案的憑證以及參考作用難以得到完全 的發揮。

2 機關會計檔案數字化管理中存在的問題

2.1 相關軟硬件設備配備不足

在機關會計檔案數字化管理中存在的一個重要問題就是相關設施不完善。軟硬件設施配備不足嚴重阻礙了機關會計單位的數字化管理進程，尤其是當前市場中會計軟件質量參差不齊，如果沒有選擇合適的軟硬件設施，也將會對會計檔案的安全性造成一定的影響。在會計檔案數字化管理的軟件方面，當前大多數單位使用的電算化軟件不具備記賬憑證附件資料的存儲管理功能，導致利用計算機設備核算出來的數據與原始憑證附件是分開的，實際上原始會計附件資料是不可以和記賬憑證保存在一起，這樣極可能出現原始文檔的丟失、破壞等問題。在會計檔案數字化管理的硬件方面，實現會計檔案數字化管理必不可少的就是信息收集設備、信息保存設備、信息利用設備等等硬件設備，但是在實際上大多數單位連基本的硬件設備都無法配備完善，并且會計檔案信息共享網絡還沒有完善，無法實現會計檔案信息網絡共享的需要。健全設備是實現檔案數字化管理的基本條件，因此，實現機關會計檔案數字化管理首要解決問題就是軟硬件設備的配備問題。

2.2 安全性無法得到保障

在實現機關會計檔案數字化管理的同時我們需要考慮到會計檔案信息的安全性問題。假如用戶沒有選擇合適的防火墻或是其他保護性軟件，很容易出現服務器崩潰的情況，導致相關會計檔案信息丟失，而且會計檔案管理系統在實際的操作中也可能出現數據的混亂、篡改或是泄露的情況。比如說機關單位將近期的財務經濟記錄全部都存放在同一個文檔中，一旦光盤丟失或者被惡意盜取，將會導致所有會計檔案資料都無法再次獲取，造成極大損失。另一方面，因為機關會計檔案數字化建設是以網絡信息技術為基礎進行的，在這種情況下，借助計算機設備對會計檔案信息進行刪減或是其他改動都是非常容易的，并且通常情況下都無法被人發現，尤其是一部分商業軟件的存在可以為用戶提供修改往年單位賬目的舞弊行為，將會導致單位的財務管理出現重要問題。機關會計檔案數字化管理的安全問題是實現檔案數字化管理建設進程中的一個重要問題，所以在機關會計檔案數字化管理中一定要嚴格按照相關標準執行，否則將會對單位的財務管理造成重要影響。

2.3 基礎管理欠缺

機關單位在會計檔案的基礎管理上也存在著諸多問題。受會計檔案信息冗雜性的影響，會計檔案信息在進行整理的時候極易出現分類不正確、更新不及時、相關資料尋找困難以及檔案信息資料無法得到充分利用等問題，這主要是因為會計檔案的管理不規范。尤其是大多數單位的檔案管理人員都是年齡較大的人，他們對于新事物的接受能力普遍偏低，甚至根本不會使用計算機，更不必說利用計算機制作賬簿，檔案管理人員的個人的計算機操作能力也是阻礙會計檔案數字化管理的一個重要問題。建立健全會計檔案管理制度，完善基礎管理制度，促使會計檔案實現規范化、制度化管理的目標，這也是當前機關會計檔案數字化管理中需要考慮的問題。

3 信息時代機關會計檔案的數字化管理方式

3.1 加快配備相關軟硬件設施

健全的軟硬件設施是實現會計檔案數字化管理的基本要求，為機關會計檔案管理的數字化打下了堅實的基礎，同時也是會計檔案信息能夠充分發揮作用的前提條件。信息化背景下，智能化財務管理軟件的出現能夠顯著提升會計人員的工作效率，實現了紙質會計文檔到數字化方向的轉變，相較于傳統的紙質化文檔更容易進行管理，比如說其中的總賬管理、報表管理以及資產管理等會計模塊的數據系統，能夠顯著減少會計人員在信息錄入、報表制作方面的時間，給工作人員的工作帶來了極大的方便。硬件設備作為財務管理軟件的載體，其質量的高低將會直接影響到軟件的應用，因此機關單位更應該加快財務管理硬件設施建設，盡可能確保資金投入能夠滿足軟硬件設施建設的基本需要，同時還需要引入新技術、新設備以及國外新的管理經驗，創建數據庫，加大對機關會計檔案數字化建設力度。

3.2 完善管理制度，提升保密性

數字化背景下，機關會計檔案有多種存儲形式，如何加強其保密性成為會計檔案數字化管理的一個重要問題。一方面，建立健全會計檔案管理制度，嚴格要求檔案管理人員在進行文件存檔時明確存檔的范圍，嚴格按照規定的分類要求進行存檔，盡可能避免出現由于操作不當導致重要會計文檔信息丟失的問題。除此之外，為了保證會計檔案的安全性，最好對檔案管理人員進行責任劃分，一旦出現問題，確保能夠將責任落實到個人，能夠有效降低文檔被惡意破壞的可能性。另一方面，單位需要每隔一段時間就對檔案管理網絡系統進行安全維護，避免出現由于病毒植入或是被黑客惡意襲擊導致文檔丟失的情況，尤其是對于安全性要求比較高的會計文檔可以通過設置多層加密或是刻制成加密光盤的方式對其進行保密處理，從而提升會計檔案的保密性。

3.3 引入現代管理模式

伴隨著網絡信息技術在會計檔案管理中的應用與財務共享模式的創建，會計檔案的管理也需要順應時代發展的趨勢，實現會計檔案信息的共享。第一，對檔案管理人員需要具備基礎的計算機操作技術，單位還需要對其定期進行專業培訓，以便于提升檔案的管理效率。第二，通過創建單位——銀行——國家結算中心的網絡系統，在單位經濟來往中統一使用銀行卡、電子支票等電子憑證，任何交易全部都嚴格根據這一憑證進行，最終證明也是以銀行出示的電子憑據為準，保證資金往來的真實性，通過建立集中管理模式最終實現會計檔案資料共享的目的。

4 結束語

企業會計檔案管理是檔案學學科中綜合性較強、涉及范圍較廣的研究領域。隨著人們生活節奏的不斷加快以及數字化進程的推動，每時每刻都有大量的信息在流轉，越來越多的企業與事業單位開始嘗試通過引入信息技術對單位的人事檔案信息進行信息化管理，今后我國會計檔案在管理時可能更多的是依靠數據化管理系統進行管理，因此機關單位盡快實現會計檔案數字化管理已經刻不容緩。