數字化技術在檔案管理工作中的應用

王 成

（遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣經濟發展促進中心，遼寧 丹東 118200）

檔案管理是屬于事業單位的一部分。檔案管理對于由于它本身性質的特殊性，使得它與其他上社會上的檔案管理軟件有著非常大的不同。然而事業單位作為我國為數不多，且極具有特色的企業之一，它的運轉流程也是非常的不簡單。對于事業單位的發展，我們可以將社會上的一些活動以及服務中的相關資料信息進行管理歸納。由于這些檔案的資料信息比較多且非常繁瑣。因此，找到一種更為高效的方案去提高檔案管理的工作效率是非常有必要的。在信息化時代，我們就應該積極讓數字化技術應用在檔案管理工作中。

1 數字化技術在檔案管理工作的含義及發展意義

1.1 數字化技術在檔案管理工作中的含義

互聯網的發展非常之快，各種信息數據急劇增加，慢慢的數字化技術就產生了且大數據得到了大力的推廣發展。然而，什么是數字化技術呢？數字化技術其實就是由于各種信息數據非常多且非常繁雜，人們不能及時得到這些數據，而且對于這些繁多的數據不能進行及時的加工處理。然而在當今社會所發展出來的軟件中，也沒有哪個軟件可以在一定的時間沒對這些大量的數據信息進行歸類整理，甚至查詢檢測都是非常的困難。但是數字化技術卻可以對這些繁雜瑣碎的數據信息進行有效的檢索查詢，并且對這些數據信息可以做到高效專業的處理，節省了大量的人力物力，并且將資源都有效的利用。大數據的快速發展，為我們的生活帶來了巨大的改變，改變了人們的生活方式。當然，與此同時，繁雜瑣碎的檔案管理工作也得到了快速的發展，檔案管理的工作數據也在快速的增長。

1.2 檔案數字化建設的意義

利用先進的高科技信息化技術，工作人員可以高效快速的將檔案信息進行快速的處理整合。再者文書檔案管理工作進入大數據信息化管理的浪潮中，有利于快速提高有關事業單位的檔案管理的工作水平。在當今信息化繁多的時代，如何順應大數據時代下的數字化技術提高文書檔案的管理工作，是各個有關機關單位以及事業單位高度重視的一個問題。再者，利用數字化時代發展檔案管理工作也是為了適應時代發展的需求。通過互聯網時代下，利用數字化技術還有一個優勢。那就是可以讓相關單位的檔案管理有效的進行資料共享。這樣可以很大程度的滿足相關單位檔案管理工作人員的不同需求，提高了工作人員的工作效率。

2 數字化技術下檔案管理出現的問題

2.1 對于檔案管理認識不足

檔案管理是一項繁瑣的工作，它包括了對數據信息的整理，歸納，處理，檢索等一系列工作。所以，高效率的完成這項工作，我們必須采用一些高科技手段。所以，我們需要利用高科技的產品輔助工作，必須首先充分了解檔案工作，然后積極利用數字化技術處理這些方案數據信息。由于受到傳統檔案管理工作的限制，工作人員認為檔案管理工作沒有什么技術性可言，就是簡單的重復著整理歸納資料的工作，認為她們也不能為檔案工作作出貢獻，從而創造有用的價值。這種傳統觀念嚴重影響著檔案管理的發展，制約著檔案管理工作的改革步伐。

2.2 檔案資料的保存問題

對于檔案資料的保存問題是制約檔案管理快速發展的一個重要因素。因為在當今社會，這些有關的檔案資料都是保存在相關的檔案資料室中的。工作人員采用紙質材料對這些檔案進行管理保存。采用紙質形式的管理，暴露了許多現實性的問題。例如，紙質容易腐爛，而且存放時間不夠長，且查找起來非常的麻煩。還有的問題就是在這些檔案管理室中，有許多閑雜人員，且這些工作人員對于文件的管理手機整理不夠集中，這樣一來，想要查找一些檔案信息就是非常的困難了。然而，紙質的檔案管理還有一個非常大的缺點就是對于需要修改的地方，非常麻煩。用紙質保存檔案資料，非常不容易修改。而且這樣一來，檔案管理的工作效率非常的低且管理手續繁雜。而且，對于紙質式的檔案管理工作成本價值也是非常的不菲。這些問題的產生都將嚴重制約文書檔案管理工作的快速發展，影響社會的發展進步。所以，將數字化技術應用在檔案管理工作中是非常有必要的。

2.3 檔案管理工作人員的專業情況

對于檔案管理工作來講，我們必須 有效的利用高科技數字化技術。只有這樣，才能很大程度的高效快速的處理信息以及相關數據，但是，利用高科技信息化技術是一個方面，而檔案管理工作的工作人員的專業素質更是一個重要的因素。由于相關單位的檔案資料與信息是一些非常枯燥無味的數字，而且工作也是非常的單調。如果我們想要更高質量的處理這些檔案信息。必須首先利用先進的高科技數字化技術，工作人員可以高效快速的處理信息以及數據。而且還有的還會出現不會整理數據信息等等錯誤。

3 將數字化技術應用在檔案管理工作中

3.1 高度重視數字化技術應用在檔案管理工作中

工作人員內心必須高度重視自身的數字化發現，從而有效的應用在檔案管理工作，加強工作人員的意識教育。利用先進的高科技信息化技術，工作人員可以高效快速的處理信息以及數據，從而將事業單位的檔案管理工作充分的融入到當今快速發展的信息化時代。在科學的基礎上確保基層人員的信息檔案可以等到安全的管理，并且有關信息化的管理都是繁瑣的，不可避免的出現雜亂的現象，這就需要管理人員的耐心，更需要制定合理的保存措施來降低信息化混亂的問題。在科學的基礎上，通過加強對電子產品的運用，來加強數字化儲存的安全性和長久性。在正規的保存軟件中，把重要性的信息進行分類、排序和保存從而可以進一步的加強信息的安全性，還提高了信息的整齊化保存。一舉兩得。隨著社會的發展，科技的運用能力也是逐步的提升。所以，在信息管理方面我們也要積極的參與到數字化技術的好處中去，順應時代的發展，也減輕了人力的使用。更多的依托科技的力量。

3.2 改革創新檔案的保存問題

在當今的大數據時代下，我們對于檔案的管理工作要進行及時的改革創新。因為，我們已經充分意識到紙質版的檔案管理嚴重制約著檔案管理工作的快速發展。所以，我們要積極改革創新，順應時代潮流，利用高科技數字化技術去保存檔案信息。這樣以來，工作人員可以高效快速的處理這些檔案信息以及數據，讓其快速的發展。

3.3 提高檔案工作人員的專業素養

任何事業的發展都需要專業的人才，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作在利用數字化技術處理信息的基礎上，還要提高工作人員的專業素質與能力。企業也應積極開展教育，讓工作人員多進行學習。從而促進檔案管理工作的快速發展。

4 結束語

綜上所述。在大數據的時代下，要想檔案管理工作發展的風生水起，必須有效的利用數字化技術以及專業的工作人員高度重視。只有這樣，檔案管理工作才能發展的更好。