信息化時代人事檔案的風險管理

劉國建

（滄州市中心醫院，河北 滄州 061001）

人事檔案記錄了個體詳細的學習、工作經歷，其中既有其個人隱私，如姓名、性別、身份證號、家庭背景、政治表現、社會關系和個人簡介，又體現了一個機構或企業所擁有的人力資源結構，通常會進行保密處理。正因為人事檔案之于個體和組織的重要性，具有極高的管理價值，因此在信息化時代就更應把握管理環境變化所帶來的各種風險，有針對性地采取措施，提高防范人事檔案風險能力。

1 人事檔案信息化概述

1.1 概念

所謂人事檔案信息化主要指在檔案行政管理部門的規劃與指導下，將現代信息技術全面有效地應用到各種檔案管理活動中，在此基礎上科學處理、管理、利用各種檔案信息資源的活動與過程。

1.2 意義

傳統檔案的保存介質主要包括紙質、膠片、木質、金屬、棉質等材料，在館藏過程中容易受到各種因素的影響，如陽光、蟲蛀、火災、霉變、潮濕等，極易損壞那些比較珍貴的檔案。即便能夠采取科學的方式妥善保管，但是一些材質的使用年限十分短暫，無法避免自然衰減而最終損壞的規律。在傳統檔案管理模式下，檔案工作中普遍存在重視保管、輕視利用的情況，導致相關人員不能方便有效地使用各種檔案資料，不能充分發揮檔案的作用。近年來，隨著社會經濟的發展與科學技術的進步，計算機網絡技術與現代信息加工技術等廣泛應用，為檔案信息化建設創造了條件。通過強化檔案資源的信息化建設，能夠轉變傳統的管理方式，積極采用現代化管理方式，極大提高檔案管理效率、使用效率，充分保證檔案質量。同時，檔案信息化能夠進一步打破時空界限，最大限度地發揮檔案信息具有的價值。在電子政務與辦公自動化環境下，做好電子文件的相關管理工作，如形成、積累、歸檔、管理、利用等，有利于保存電子文件，并進行充分共享，對順利開展檔案工作具有重要的現實意義。

2 信息化時代人事檔案管理面臨的風險

2.1 物理網風險

信息化時代人事檔案管理面臨的物理網風險是指各種網絡硬件設備（如服務器、存儲硬盤、機房等）的損壞和故障所帶來的安全隱患。當前，機關和企業事業單位通常采用雙軌制管理模式，即同時管理實體檔案和電子檔案，而電子檔案以其傳輸和管理的便捷性利用率逐漸提高。與其他業務檔案的分散管理不同，人事檔案通常由人力資源管理部門集中管理，存儲容量大、集成性高，而信息化時代的存儲特點又放大了這一特點，物理層破壞所造成的后果也愈重。其風險主要分為自然風險和人為風險：自然風險主要是地震、洪水等自然災害或潮濕、蟲害等因素造成的設備損壞；人為風險指人為操作失誤或惡意破壞所導致的軟硬件損壞。相對于自然風險，人為風險更不可控，也易造成更大破壞，如網絡硬件設施損毀、網絡軟件系統崩潰、一些檔案資料遺失泄漏等。

2.2 外聯網風險

過去，人事檔案的管理與利用環境相對封閉，一般都在單位內部或當地組織人社部門。但電子人事檔案卻面臨開放的互聯網環境。網絡安全技術是在對抗中不斷發展的，也會不斷面臨新的安全威脅，給檔案遠程利用帶來了巨大的安全隱患。如病毒攻擊、黑客攻擊等違法操作會對服務系統造成巨大損壞，直接威脅檔案信息安全；用戶密碼的泄露也導致用戶信息被修改、復制，破壞檔案的安全性和完整性。

2.3 內聯網風險

內聯網風險主要是指人事檔案在單位內部局域網中所面臨的風險。相對于其他業務檔案，人事檔案記錄著員工學習、工作的全部經歷，既是員工個人隱私，同時也是單位選人用人、工資調整、職位晉升的重要依據，利用價值較大。除特定情況外，個人一般不得查借閱本人及直系親屬人事檔案。但單位自行生成的電子員工個人檔案，員工個人和有權限的人員則能夠申請查閱，這也大大增加了內聯網的風險。近年因管理人員疏忽或惡意所致的人事檔案信息泄露事件頻發。對此，多數單位規定人事檔案管理系統不能外接以防止信息外泄，但在實際工作中仍面臨兩大風險：一是由于管理人員疏忽，在連接外網時使設備感染網絡病毒，造成文件資料損壞；二是對查閱權限控制不嚴，在人事檔案共享時沒有進行加密處理、制度執行不嚴格，讓人事檔案經過多人流轉，增加了人事檔案泄露風險。

3 信息化時代人事檔案風險管理策略分析

3.1 完善檔案信息安全法規建設，強化法制保障

檔案信息安全保障是檔案信息安全保障體系建設的重要方面。我國《檔案法》及其實施辦法的實行，有力推動了檔案信息安全保障工作。

檔案信息安全法制基本原則是適用于我國社會主義市場經濟條件下，按照社會主義市場經濟規律調整檔案社會關系，檔案信息安全立法、檔案信息安全執法等活動中的基本準則。在檔案信息安全法制建設中，要遵循民主參與原則、公正平等原則、獎勵懲罰原則、安全保護原則、全面協調原則和創新發展原則。

3.2 提高檔案信息安全意識，完善干部人事檔案管理制度

必須提高檔案管理人員及干部的檔案信息安全意識，不斷在實踐中完善干部人事檔案管理制度。首先檔案管理人員要認識到檔案信息管理的重要性，樹立高度的保密和責任意識，并且在實際的檔案管理工作中體現這種意識。其次是為了保證人事檔案管理的安全，就要完善檔案收集形成、移交以及查閱利用等制度，保證制度的科學性和可行性，并且在實際的檔案管理中將規章制度真正落實下去，按照規范來辦事。接著，完善人事檔案管理制度還要建立健全問責和追責制度，并且嚴格按照制定好的制度執行下去，使得權責分明，無論是檔案的收集形成，還是移交、查閱環節出現了問題都可以責任到人，提高檔案管理的效率。最后，在進行人事檔案管理過程中，要嚴格根據規范辦事，嚴格執行“五不查”、“四不借”制度，從而有效提升人事檔案管理的水平，保證人事檔案的安全。

3.3 完善風險評估，做好物理防護

1）根據本單位人事檔案管理的要求，結合信息化背景下面臨的各項風險，開展完善的風險評估，從安全報警設備、濕溫度測量與調控設備、防火滅火設施設備、消毒殺蟲設備四大類，分別建立檔案安全保管保護基礎設施的安全風險評估，給人事檔案保護提供穩定和安全的環境。2）進一步豐富安全評估的主體，以增強風險評估工作的客觀性?？沙闪⒂捎嬎銠C軟硬件設施、消防安全、人事檔案管理、人事檔案信息化等領域專家及管理人員組成的評估工作組，負責評估工作。評估工作組無法評估的個別指標可以第三方專業機構的評價性意見作為依據進行評估。

4 結語

在今天，網絡信息技術進一步發展，個人信息泄露、販賣牟利的情況越來越嚴重，這就給人事檔案管理敲響的警鐘。人事檔案管理是長期性和滲透性的工作，專業性也較強。因而，每個檔案管理人員都要關注干部人事檔案管理中存在的安全隱患，樹立責任意識，以敬業嚴謹工作態度來開展相關工作，并且要積極開發利用相關管理軟件，應用現代管理知識和技能，排除安全隱患，保障人事檔案的安全，從而實現檔案管理工作模式的轉型升級。