高校檔案管理構建信息資源共享模式的策略探析

竇首臣

（天津城市建設管理職業技術學院，天津 300000）

長期以來，我國高校檔案管理部門獨立性較強，遵循只負責管理層的嚴謹調度，與教師、學生以及社會群體之間維持一定距離。新形勢下，傳統的高校檔案管理難以滿足時代發展提出的新要求，信息化時代，整個社會對信息資源的需求越來越大。高校檔案信息資源要想為社會提供更加優質的服務，就必須對高校檔案信息資源共享系統的構建引起重視。

1 高校檔案管理中信息資源共享的基本概念

高校信息資源管理，主要是整合運用管理相關部門和各層次的信息資源，特別是在信息社會背景下，網絡技術越發完善，使得信息資源共享在基礎條件方面得到了全面優化[1]。信息資源共享需要將信息資源、用戶以及信息傳播結構等作為基礎，實現對信息資源的共享和共建。其中，共享屬于資源系統的重點。同時，信息資源管理相關理論主要從文檔管理操作中而來，之后借助相關專家不斷深入研究，逐漸得到健全和革新。

2 高校檔案管理構架信息資源共享模式的重要價值

2.1 提高高校辦學能力和競爭力的客觀要求

過去，檔案管理模式主要以人工操作為主，這種方式受檔案數量多、工作效率低等因素的影響，學生檔案內容難以得到及時的更新，無法準確、真實的將學生在校表現體現出來，進而讓用人單位無法全面考量學生。將信息管理系統作為基礎建立起來的檔案信息資源共享模式，推動了學生檔案管理效率的加強以及檔案信息內容的健全，可以幫助學生更好地就業，進而間接提升高校競爭力。

2.2 提高高校學生綜合能力的必然需要

通過科學合理采用信息資源共享模式，能夠動態更新高校學生的檔案信息，并且不同學科的教師可以第一時間在信息資源共享系統中將學生的成績保存好。通過此種方式，輔導員和任課教師可以充分了解和掌握學生的成績變化情況，以便于立足于專業角度指導學生，促進學生綜合能力的提高。

3 高校建立信息資源共享模式的對策

3.1 提升重視程度，完善頂層設計

通過信息資源共享模式開展高校檔案管理工作，需進行科學的規劃，確保意識層數以及技術完備，防止建設過程中出現技術開發方面的限制[2]。實際工作時，高校之間互不干涉，各自為政的情況嚴重，所以應結合具體狀況，進行計劃、協調以及管理。相關部門應落實好信息資源共享建設，加強科學性與合理性，維持不同工作間的協調。同時，秉承從上而下的原則，做好頂層設計，保證后續工作的順利進行。參與各方需要加強對于此項工作的重視，進而獲取到全面的支持。現階段，各高校應將視野存在的局限性打破，明確網絡層面、國家宏觀層面具備的價值，并立足于此，對檔案信息資源共享模式進行構建。

3.2 構建高校檔案信息服務中心

高校構建檔案管理系統的目的在于滿足用戶在檔案信息資源方面提出的各類要求，所以建立科學合理的檔案信息服務系統意義極為重大。一方面，需結合用戶不同需求，針對性的共享檔案信息。學生、教師以及科研人員對于信息需求存在一定的差異，結合不同群體推薦相應內容，并開放等級不同的資料庫。另一方面，構建信息分級制度，避免無限制開放信息。嚴格保密機密事項和重大研究成果。同時，建立用戶反饋系統，主要涉及以下幾點：其一，用戶意見。用戶提出的各類意見能夠推動高校信息共享系統的完善性；其二，高校檔案利用效果。分析用戶是否對檔案信息予以了良好運用；其三，高校檔案運用需求趨勢。準確判斷用戶需求的信息種類，進而推薦更加適宜的信息，促進工作效率的提高。

3.3 建立高校檔案信息資源合成體制

對于檔案信息資源共享體制而言，高校師生、社會群眾是主要服務對象，即便是當前我國大多數高效已經實現了檔案信息化管理，但是受手段、資金與設施等方面的影響，信息化管理中問題頻繁出現[3]。另外，因自身實際情況不同，各高校信息共享管理機制也有所差異，主要表現為信息平臺、軟件設備兩方面，使得高校間檔案信息資源交流與溝通不暢，大部分有價值的資源只服務于本校，共享交流信息難以實現。對此，各高校應積極配合協調，構建全方位、多層次的檔案信息管理資源庫，盡量共享信息資源，提高其開放性。

3.4 注重人才培養

對于構建檔案信息資源共享模式，不管是構建過程、日常維護需投入較大的人力。對此，高校應積極構建專業團隊，切實提高信息化管理水平。通過對外招聘推進，吸引更多高素質、高技能人才參與到學習團隊中。針對已有的檔案管理人員，應與新員工一起接受培訓，提高工作能力，學習與掌握最新思想、方法與技能，避免自身能力的退化。特別是信息化時代下，技術日新月異，工作人員技能與知識體系應同時代白癡抑制，如此才會始終保持較強工作水平。培訓應同激勵制度、考核制度相融合，積極調動工作人員參與培訓、提升自我的熱情。

4 結語

綜上所述，新形勢下，高校檔案數量逐漸增多，社會對于高校檔案信息的需求也得到了提升。在傳統檔案管理方式中融入信息共享體制，可以降低檔案管理工作中的成本消耗，加強檔案管理工作所具備的開放性，屬于現階段我國高校實現現代化管理發展的主要途徑。