基層檔案規范化管理探討

司鳳梅

（山東省菏澤市定陶區黃店鎮人民政府，山東 菏澤 274100）

基于社會經濟的發展和環境的改變，檔案管理工作務必根據新形勢下的實際需求，明確工作要求、社會需要、工作現狀等問題，探究檔案規范化管理的一系列環節，實施有效的檔案管理措施，從而實現檔案規范化管理水平的提升，保障更加有效地體現檔案的價值。

1 制約基層檔案規范化管理的因素

1.1 檔案規范化管理的認知缺乏

基層單位的管理層或領導忽視檔案規范管理的意義，往往面臨認知誤區，將檔案管理視作檔案保管，認為只要在某個地方放置檔案就萬事大吉了；不重視檔案事業的發展，未曾在基層單位的議事日程中納入檔案工作；忽視檔案管理工作崗，設置的檔案管理工作崗缺少充足的人員配置，人員配置大多為兼職[1]，且人員缺少較高的素質和能力；并非根據檔案專業人員的指標安排相關工作者；不重視檔案管理的技術性和專業性，導致在工作實際中不重視、不支持、不了解檔案管理工作。并且難以有效地完善檔案管理的硬件條件，從而不利于檔案管理工作的良好開展。

1.2 檔案人員的綜合素質和能力較低

因為基層單位忽視檔案管理工作，所以檔案管理人員素質和能力較低的情況廣泛存在。具體表現在：檔案管理團隊建設水平較低，人員的綜合素質不高，缺少創新觀念；檔案團隊的組成缺少穩定性，檔案人才團隊的培養工作被忽視，檔案管理人員的年齡較大、知識更新速度慢、工作模式滯后等[2]；檔案管理人員對自身的要求較低，造成檔案服務水平和管理能力不高。

2 基層檔案規范化管理的措施

2.1 轉變思想意識，提高認知程度

根據基層單位建設和發展以及經濟工作的大局，基層單位應提高“檔案管理工作也屬于業務工作，也可以提升工作效率和質量以及形成社會效益”的意識。在基層單位的重要工作中納入檔案規范化管理，引導檔案人員掌握《檔案法》及其有關法律法規，以使基層檔案人員進一步明確檔案管理的意義。建設基層單位領導帶頭的檔案管理小組，并且配備責任心強烈、思想政治素質高、業務水平強的專職檔案人員[3]。真正做到管理有領導、管理有制度、落實有人員。檔案管理思想觀念的轉變上由一般意義向法律高度提升，正確、綜合地認知基層檔案工作責任。并且，由重視局部轉變為重視整體，以整合檔案資源；由重視管理實體檔案轉變為重視管理信息檔案，有效地管理電子文件；由重視基層單位內部檔案管理轉變為重視管理下屬部門或單位的檔案，促進基層單位檔案管理向縱深方向發展；由重視保管檔案轉變為重視開發以及應用檔案，以使檔案的應用水平和綜合化服務能力提升。

2.2 搞好對接， 完善檔案共同管理機制

一是有效地對接基層檔案部門與一系列基層單位。檔案管理部門應真正履行檔案法規賦予的責任，以檔案工作的強化為主要任務，引導各單位在關鍵工作日程中納入，強化部署分析以及指導監督工作，在檔案部門收入跟收集標準相符合的檔案。并且創建檔案管理聯系制度，注重交流溝通，保障在檔案中及時收入一系列基層單位的信息。二是從橫向上有效地對接一系列基層單位內部。根據“收集、辦理、整合相統一”的原則引導一系列單位開展檔案管理工作，創建和完善檔案的每日一整理、每月一匯總制度[4]，確保信息可以實時入檔，確保完善檔案管理的漏洞，以及確保檔案不存在缺失的現象。三是有效對接電子檔案和紙質檔案。在計算機檔案管理信息系統中錄入收集的一系列紙質檔案，這樣能夠以兩種形式（電子檔案和紙質檔案）表現檔案內容，從而實現檔案應用方式的豐富和應用效率的提升。

2.3 搞好檔案材料的收集、整理、存放工作，提高檔案管理的科學化

一是嚴格控制材料收集工作。檔案工作的源頭是收集，如果做不好收集工作，那么將難以開展后續的檔案管理工作。在收集檔案時需根據檔案的相關法規體系進行，針對跟收集指標不符合的檔案，根據相關要求予以處置，在具體的檔案人員中落實一系列檔案（人物檔案、電子檔案、業務檔案、文書檔案、實物檔案等）的收集工作。二是嚴格控制整理材料工作。整理檔案指的是確保凌亂的檔案條理化或系統化，要開展具體的檔案分類、編號、排列、組合等工作，以使有序的檔案體系形成。整理檔案應遵循文件材料的特點和規律，確保有效地聯系文件材料；對文件材料的價值進行區分，以及對檔案的保管周期進行確定；還應確保檔案應用和保管的便捷性。總之，應執行一致的檔案整理指標，檔案人員認真分析和鑒定，仔細審核材料的真偽，保障檔案材料具備完善的手續和齊全的資料。三是嚴格存放檔案工作。需在檔案庫房放置全部的檔案，為了更加規范與科學地防止檔案，應用具備統一制式的標簽、目錄紙、檔案盒等。并且，在檔案盒的側面標記具備特殊內容的檔案，像是各自以不同的字母標注聲像檔案和文書檔案，以及以特殊的圖案標注具備單位行色內容的檔案。如此一來，能夠以檔案盒外觀清晰、完整地體現一系列單位的基本情況。

2.4 注重檔案應用，提高檔案規范化管理的效用

一是搞好檢索以便于查閱檔案。基層單位需各自編制檔案檢索工具的索引（文號目錄、全引目錄、案卷目錄、專題目錄等），且匯編全部的檔案資料，以及重新組合收集的檔案信息，編制為匯編資料（基礎數字、人事任免、組織機構沿革、全宗指南等），為后續開展工作帶來數據支持，以使匯編檔案的質量提升。二是體現檔案價值以及節省成本。注重組織檔案應用工作，開展問檔案要效益的互動，轉變固有的“死檔案”為“活檔案”。將動態監管檔案設置在一系列基層單位，實現檔案管理軟件的開發，將電子檔案和紙質檔案充當一系列基層單位固定的記錄檔案的載體形式，結合網絡讓檔案人員可以對檔案的搜集和整理情況進行跟蹤，讓查閱人員迅速結合檔案記錄把握相關的基本情況，進而實現成本和時間的節省。尤其是一系列基層單位業務以及管理工作存在較多的缺陷，并且檔案人員因為工作崗頻繁變動的情況下，檔案的規范化管理顯得越來越重要。

3 結論

綜上所述，基層單位檔案的規范化管理應根據自身的發展現狀，明確檔案規劃化管理的制約因素和存在的不足，然后實施有效的應對措施，從而實現檔案管理的規范化和標準化，提高檔案管理效率和質量，確保高效、快速地應用檔案信息，從而推動基層單位檔案事業的穩定與健康發展。