對新時代企業檔案工作者使命與素養的思考

夏 靜

（中國空間技術研究院，北京 100094）

檔案工作正處于從實體管理向數字化管理轉型的高速發展通道。作為檔案工作的直接參與者和推動者，檔案工作者的職業素養要求會發生怎樣的變化呢？筆者結合工作實踐談一談對新時代企業檔案工作者使命和素養的認識。

1 新時代賦予新使命

以新發展理念引領經濟高質量發展是十九大關于新時代中國特色社會主義經濟建設的重要論斷。企業作為經濟建設的主力軍，必須貫徹落實創新、協調、綠色、開放、共享的新發展理念，由高速增長轉向高質量發展。檔案工作作為企業工作的組成部分，存在檔案工作與企業發展需要不平衡、不充分、不兼容的矛盾。檔案工作者必須要有更高的站位，積極擁抱變化，才能有所作為。

1.1 管理重心傾斜：從規范化到數字化

檔案是企業發展不可或缺的信息資源和重要資產，檔案工作是企業經營管理的重要環節，是強化內部控制、防范經營風險的重要基礎性工作。一直以來國家非常重視企業檔案工作。2012年12月17日，國家檔案局頒布了第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，對新形勢下企業文件材料的歸檔范圍和保管期限做了新的規定。2019年1月，國家檔案局印發《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》（檔發〔2019〕1號），就國有企業改革中加強檔案工作提出了重點任務，明確了工作要求。這一系列文件的出臺反映了過去對于企業檔案工作，國家關注的重點在于檔案工作的規范化管理。

然而，新時代是一個信息技術高速發展的時代，一方面，隨著信息化的發展，檔案工作從管理的內容到形式均發生很大變化，管理的內容向知識化、信息化方向發展，管理的形式從紙質向電子化方向發展，電子文件單套制歸檔問題以及智能制造帶來的三維電子文件管理問題迫切需要得到解決。另一方面，信息化、數字化最重要的特點就是萬物互聯，這讓檔案的形成、管理、利用，越來越分散，檔案工作面臨過去集中管理體制下不曾遇到的新問題。如何改變管理思路，建立適合信息化、數據化、知識化特點的企業檔案管理模式及適應于該模式的檔案管理體系，成為企業檔案工作者迫切需要思考和解決的重要課題。因此，新時代是重塑檔案工作的時代，企業檔案工作重心應從強調規范化管理向數字化管理轉變。

1.2 作用發揮多元：從輔助管理到管理與文化功能兼備

檔案是企業在經營管理、科研生產、改革發展各項活動中形成的原始記錄，對于筆者所在的宇航研發制造型企業來說，檔案作為科研生產活動的記錄和成果，更是航天產品研發和制造的必要條件和依據，是聯系研究、設計、生產等有關技術環節和各部門的紐帶。通過技術文件和檔案的傳遞和流通，科研生產才得以順利進行。因此，技術文件和檔案的質量是航天產品的生命線。只有加強技術文件和檔案質量的管理和控制，不斷完善管理環節，才能使檔案工作更好地服務科研生產，為減少產品質量問題，實現宇航任務圓滿成功，以及高可靠、長壽命目標保駕護航。另外，檔案工作在我院固定資產投資項目管理中也發揮著重要作用，“十一五”以來，國家對航天領域的投入顯著增加，項目檔案工作不但在項目建設、管理和使用運行中不可或缺，更是項目建設完成和竣工驗收的前提和保證，為宇航科研生產能力的提升作出重要貢獻。因此，檔案工作作為宇航技術基礎工作的輔助管理性質是得到廣泛認可的。

隨著時代的發展，企業不僅面臨轉型升級的嚴峻挑戰，還面臨著塑造企業文化、發揚企業精神、打造企業品牌的緊迫任務。企業的價值觀、企業精神、品牌形象等文化要素，伴隨企業發展而不斷積累，并大量以企業檔案的形式保存下來。因此，檔案是塑造企業文化的資源基礎，亦是傳揚企業文化的重要工具和物質載體，在企業文化的建構和傳揚中發揮了不可替代的作用。檔案編研工作通過將散存在檔案中、不系統的因素變成一個系統的有機整體來體現企業文化的全貌和精髓的復雜系統工程，從當前的現實情況來看，仍不是特別理想，存在諸如選題新穎程度以及時效性不夠，研究性成果少而匯編類成果多等問題。因此，企業在檔案信息資源開發方面要向綜合檔案館看齊，充分挖掘企業特色和企業精神，為企業文化建設服務。

2 新使命呼喚新作為

新時代給企業檔案工作帶來新使命，新使命呼喚企業檔案工作要有新作為。

2.1 賦能：全面提升企業子文件歸檔和電子檔案管理能力

既然信息化、數字化已是大勢所趨，與其被動接受，不如主動迎戰，對于新時代檔案工作面對的諸多難點，檔案部門應抓住主要矛盾，重點突破電子文件歸檔和電子檔案管理問題。

1）創新模式，改革電子檔案管理方式。在國家檔案局發布的《探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式研究報告》中指出，通過在中國（上海）自貿區的試點，已證明科學的電子文件歸檔和電子檔案管理方法能夠確保“單套制”管理的電子檔案真實、完整、可用和安全。因此，對于企業來說，完全可以嘗試復制和借鑒自貿區的管理模式和管理經驗，推動電子文件歸檔模式從“雙套制”向“單套制”過渡；電子檔案管理方式從“實體管理”向“信息管理”、“知識管理”過渡；檔案管理手段從“計算機輔助管理”向“系統控制”、“智能管理”轉變，從而實現企業檔案管理模式的根本變革。

2）配套制度，規范電子文件歸檔和電子檔案管理業務。規范是整合和共享的前提，電子文件歸檔和電子檔案管理工作關鍵在于技術方案與管理制度配套互補。企業在探索檔案工作數字化轉型的過程中，要首先著眼制度和標準，明確企業各部門的歸檔職責，在傳統檔案業務規范的基礎上結合電子文件歸檔和電子檔案管理的特點和要求進行修訂，研究確定電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，規范電子文件分類、整理、歸檔和電子檔案鑒定、保管、利用等環節的業務需求，完善標準、規范和制度，明確電子文件形成、電子文件歸檔和電子檔案管理各方責權，實現文檔制度和管理協同保障。

3）搭建系統，開發電子文檔集約管理平臺。自2010年國家全面推進數字檔案館（室）建設以來，截止2018年底，全國地市級以上綜合檔案館的數字檔案館建設已基本完成。然而，數字檔案館（室）建設在企業還處于推進階段，任重而道遠。筆者認為，數字檔案館建設的核心在于建設一套業務規范、技術先進、性能優良、功能完善、界面友好、運行安全的電子文件歸檔和電子檔案管理系統。系統建設不僅是信息化部門與系統開發部門的事，檔案部門更要發揮牽引作用，要能從文檔管理系統流程和功能再造、電子文件歸檔質量監控、電子檔案“四性”保障等方面提出業務需求，使業務需求與技術方案無縫銜接。

2.2 拓展：檔案信息全方位立體式開發

對于企業來說，開展檔案編研屬于錦上添花的工作，一些成立了專門檔案館的企業才會重視檔案編研，但也只是匯編檔案在一定范圍內加以公布。隨著企業文化建設的發展，傳統檔案編研成果難以滿足需要，檔案工作者應該自覺地拓寬檔案編研工作的領域，豐富檔案編研工作的形式，使檔案編研工作充滿活力，提升層次，擴大影響。

1）深挖內容，編纂與研究相結合。檔案工作者要在編纂檔案，對檔案信息進行淺層開發、初級開發的同時，研究檔案進行深層開發、高級開發。筆者所在單位就進行了一些研究性質的探索。近年來，國家對航天事業發展非常重視，載人航天工程、北斗工程等國家重大工程都迎來關鍵節點，檔案部門積極投入到載人航天工程、北斗工程的修史工作中去，開展了工程發展史等編研工作。這說明檔案工作者要以歷史大視野來重新審視檔案編研工作，通過對檔案資料去粗取精，提煉加工，將一個個孤立的事件串聯成一幅能夠反映企業發展光輝歷程的歷史長卷。

2）豐富形式，書刊與其他形式相結合。紙質印刷品作為檔案信息開發成果的主要展現形式還是有受眾范圍有限、生動性不足等短板，在企業高效率快節奏的氛圍下，短視頻、紀錄片、展覽等可聽可視、新穎活潑的展現形式更能為大眾所喜聞樂見。例如，筆者所在單位曾結合2019年國際檔案日宣傳主題“新中國的記憶”舉辦了“中國空間技術研究院的創立”檔案展，制作了《堅守航天夢》、《永遠的東方紅》等紀錄片，取得了較好的宣傳效果。因此，今后檔案信息開發成果展現方式要融媒體化。

3 新作為需要新素養

人是干事創業的主體，新時代下企業要把檔案工作做好，就必須吸納和培養高素質檔案人才。除了做好檔案工作所必須具備的一般檔案專業知識和行業知識以外，還應具備與當下企業面臨的新使命和新作為相適應的新素養。

3.1 企業檔案工作者要具備較強的信息素養

信息素養（Informatian Literacy）這一概念是信息產業協會主席保羅·澤考斯基于1974年提出的，包括文化素養、信息意識和信息技能三個層面，其本質是全球信息化需要人們具備的一種基本能力，能夠判斷什么時候需要信息、并且懂得如何去獲取信息，如何去評價和有效利用所需的信息。在當下企業檔案工作從關注紙質文件歸檔管理向關注電子文件歸檔和電子檔案管理轉型的過程中，企業信息化技術發展以及企業檔案管理工作內在渴求雙重因素的推動下，面對企業產生的各類電子文件、電子數據，如何確定歸檔時機，通過哪些途徑去獲取，又采取怎樣的機制去開發利用是目前及未來一段時期內檔案工作者要具備的基本素養。

3.2 企業檔案工作者要具有較強的史學素養

國家檔案局原局長楊冬權曾在《檔案編研工作的新趨向和新出路》一文中提出檔案編研工作要從“小編研”向“大編研”轉變，即要對傳統檔案編研進行延伸和拓展，不能局限于原始文獻公布、文獻信息報道等一次、二次編研成果，要對檔案部門各種信息資源進行全方位、立體式開發。這與近年來企業文化建設和宣傳交流需求的發展所帶來的史學研究趨勢相契合。這就要求檔案工作者不僅僅要熟悉館藏和具備一定的文字能力，更為重要的是要有研究意識，要能夠在歷史視角下對檔案和資料進行考證、研究、分析、綜合、概括、加工，撰寫研究報告，進行文學創作。