急救指揮中心人事檔案管理的問題及改進建議

劉 麗

（菏澤市急救指揮中心，山東 菏澤 274000）

新的用人模式要求急救指揮中心必須要轉變傳統觀念，完善相關制度，以及打造專業高素質檔案管理人才等。此外，信息時代改變了急救指揮中心人事檔案管理的工作環境和條件，既有機遇又有挑戰。依托時代背景如何高效的開展人事檔案管理工作，是當前急救指揮中心急需解決的問題。本文對急救指揮中心人事檔案管理的問題進行探討，并結合時代背景提出科學的解決建議，有利于各中心及時發現當前人事檔案管理存在的不足，并為加強人事檔案管理提供一定的參考。

1 加強急救指揮中心人事檔案管理的作用

1）促進醫療救援事業的發展。現代科技的飛速發展和廣泛應用，使得計算機技術在急救指揮中心管理方面的優勢愈發突出。急救指揮中心要實現信息化、信息共享和高效傳遞，必然要實行能適應新環境的人事檔案管理體系。當前不少急救指揮中心的人事檔案管理落后保守，工作質量和效率低，中心發展也受到較大制約。所以必須要加強人事檔案管理，并且基于實際情況對管理方法進行優化和更新，這對急救指揮中心和國家醫療救援事業的發展都有積極作用。

2）有利于急救指揮中心合理配置人力和打造優秀團隊。急救指揮中心人事檔案對相關人員的履歷、職業素養等情況進行了全面記錄，是中心進行人員調動、評價等的主要依據，也是有效掌握編外人員動向的基礎，能促進人力配置的合理化。同時，急救指揮中心進行人員選拔和任用，都要以此為重要參考，中心人才梯隊的建設以及健康穩定發展才有保證。另外，科學合理的人事檔案管理工作，能提供詳細而具體的信息，能保證流動人員信息的準確性和充分性，并為急救指揮中心進行人力戰略決策、人事制度優化等提供寶貴的資料和憑據。

2 現階段急救指揮中心人事檔案管理存在的不足

當前急救指揮中心人事檔案管理面臨較大的挑戰和機遇，以往的管理理念、方法已經越來越不適用了。不少急救指揮中心的人事檔案管理都存在很多的不足，具體包括如下：

1）認識不足意識薄弱。很多急救指揮中心的領導還持有傳統的觀念，對當前人事檔案新的特征、規律和價值等缺乏充分的認知，認為中心的支柱是業務而不是檔案管理，所以不重視高新軟硬件設備的投入，忽視現代化管理系統的運用，造成人事檔案管理的要求與設備水準不匹配，中心與其他部門的信息對接和共享問題不斷，以及人力資源管理效率低下等。

2）檔案管理信息化水平低。在信息時代的背景下，人事檔案的信息量呈幾何倍數增加，管理人員只有有效應用信息化手段和大數據技術，才能最大的挖掘出人事檔案的價值。不過由于資金和人力或其他因素的影響，這個目標很難實現。多數情況下，人事檔案數據的采集只是簡單的將紙質檔案進行電子化轉換，所以很難滿足新環境下海量的信息記錄和查詢需求，挖掘高價值信息助力人力資源管理更是無從談起。

3）制度不完善。在急救指揮中心發展日益加快的情況下，人事檔案管理要面臨更大的挑戰。其一，由于不夠重視和投資力度偏低，人事檔案管理的制度還有很多缺陷。而且中心不會對管理人員有太高的要求，造成兼職、一人多職等現象十分普遍。其二，缺乏與之匹配的相關制度，檔案與人“分離”、棄檔、死檔、保管期限不明和歸檔混亂等現象層出不窮。其三，檔案管理仍然沒有擺脫傳統思想和模式。專業的檔案管理人員屈指可數，反映出專業人力建設方面的嚴重不足，同時，上級人事部門、檔案部所組織開展的專項培訓活動很少，更不用提進行及時的業務指導、信息軟件相關知識的教育培訓了。

4）管理不規范。一般情況下，急救指揮中心的工作人員其工作壓力都比較大，不少醫療救援、檔案管理等崗位人員，經受不住高強度高壓力而選擇崗位調動或辭職。而人員的人事關系改變，他的人事檔案信息就要進行相應改變且要在醫院或上級單位的其他部門間流轉。不過目前很多急救指揮中心并沒有建立規范標準的人事檔案轉遞程序，一定的影響了管理工作的高效順利開展。一方面，檔案轉遞過程中忘記登記或登記不及時的情況比較多，對以后的查閱造成很大的困擾。另一方面，不少人為減少任務量和節約時間，可能隨意將人事檔案交由個人完成，人事檔案丟失或泄露的可能大大增加。

3 科學管理急救指揮中心人事檔案的對策

1）轉變觀念增強意識。急救指揮中心除了積極進行檔案管理相關法律知識的宣傳以外，領導干部還要認真學習《檔案法》、《十部檔案條例》等相關法律法規，充分認識到加強人事檔案管理的必要性和重要性，為高效有序的人事檔案管理工作創造良好的環境和條件。此外，還要充分利用會議、培訓等機會，與檔案管理人員保持有效的溝通交流，為中心人事檔案規范管理營造良好的氛圍和提供保障。

2）加大信息化建設的力度。無論是企業還是事業單位，進行信息化建設已經是必然的趨勢。為更好的適應新環境和滿足新要求，急救指揮中心必須要重視人事檔案信息化管理。其一，建立人事檔案信息化管理平臺，具備檔案分類、檔案統計和檔案分析等重要的功能模塊，以提高中心人事檔案管理的效率和質量。其二，及時補充和完善人事檔案的相關材料，保證信息齊全而深入，同時對檔案材料加密，保證其安全性。其三，建立人事檔案管理機制和專門的數據庫，任何人才流動和人員變化的信息都及時錄入并儲存保管，保證信息傳遞和共享的質量。

3）建立健全人事檔案管理制度。急救指揮中心作為醫療衛生機構和醫療救援單位，應當從當前的人事檔案情況出發，堅持規范管理原則，來完善人事檔案管理制度。要全面覆蓋人事檔案的保管、利用、借閱、保密以及歸檔等各環節，嚴格實行檔案材料即時更新機制。此外，還要對相關人員的職責與分工明確界定，保證所有的檔案管理工作有章可循和有據可依，確保人事檔案管理制朝著科學化、制度化和規范化的方向發展。

4）實行規范管理。現行的《檔案法》等相關法律能為檔案管理提供有效幫助，急救指揮中心要提高人事檔案管理的效率，就必須要依據相關規定進行規范建檔和管檔。一是形成內部檔案材料并安排專人保管，將檔案丟失、遺漏等情況消除。二是無論是有編制的還是編制外的人員都要建檔，而且他的人事關系、績效考核和職稱等信息要真實準確的記錄保存。三是要有強烈的責任意識，清楚人事檔案管理的意義，懂得相關的法律知識，無論是檔案收集和歸檔，還是保存和流轉，都做到嚴格按規定辦事，認真負責，保證管理工作的質量。

4 結論

當前的新環境對急救指揮中心人事檔案管理提出了新的要求，檔案管理人員應當要積極運用現代化的思維、運用信息化手段或工具，開展高效的人事檔案管理工作。當然這不是一蹴而就的，還存在諸多問題。這就要我們在實際工作中充分認識到人事檔案管理的重要性，準確及時的找到其中的問題，進而積極對人事檔案管理工作進行創新和升級，充分發揮出現代化人事檔案管理的重要作用，進而促進急救指揮中心和我國醫療救援事業健康發展。