探析燃氣企業工程檔案管理的實踐措施

陳連睿

（重慶燃氣集團股份有限公司，重慶 400020）

1 燃氣企業工程檔案管理現狀

1）工程技術人員檔案意識不強。隨著建設工程的全面鋪開，因工程標段多，分布廣，涉及的參建單位多，工程技術人員往往強調工程的進度，各參建單位檔案管理的水平又參差不齊，從而導致檔案管理問題較多。我們常遇到，如設計與施工因變更而不同步，施工變更不向設計反饋意見，檔案原件缺失，施工記錄及驗收資料填寫不規范，簽署意見欄未簽意見，蓋章章體不符，簽字代簽等問題，所收集的文件材料缺乏真實性。

2）檔案人員隊伍參差不齊。檔案人員因兼職較多，更換頻繁，專業知識不熟，業務技能和管理水平普遍較低。因身兼數職，常無時間和精力來收集和整理檔案，發現問題又不能及時解決，最終導致檔案收集不齊全，編制不規范。

3）工程建設中的各個環節脫節。一是檔案員與工程技術人員、監理人員脫節，造成管工程不管檔案，管檔案不懂工程；二是檔案資料與實際工程脫節，施工中有變動，未及時在原圖上標注，造成檔案與實際工程不相符。

2 優化燃氣企業工程檔案管理的措施

1）加強檔案知識宣傳工作。我們在檔案人員、工程技術人員各種培訓和專業技術工作會上組織學習檔案法律法規文件，在公司《重慶燃氣》上不定期的刊登檔案工作有關文件，在“國際檔案日”期間制作檔案專題展板，加大宣傳力度，讓檔案意識深入人心，增強全員檔案意識。

2）建立健全檔案管理的各項規章制度。公司先后制定了《檔案管理辦法》、《關于進一步做好檔案工作的實施意見》等規章制度29個，其中涉及工程檔案管理的制度7個，如《管線工程圖檔管理實施辦法》、《科技檔案操作指引》、《建設工程文件整理與歸檔指南》等。規章制度的建立健全保證了公司燃氣工程各類文件材料從形成到歸檔的程序化、規范化、制度化。

3）加強檔案隊伍建設，不斷提升業務能力。一是設置崗位條件，保持隊伍建設。公司根據《企業檔案工作規范》要求，實行檔案人員上崗資格制度，要求新上崗檔案人員須取得上崗證，檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平，原則上三年內不工作調動。二是抓好檔案培訓，優化隊伍結構。公司從機制、資金、政策上鼓勵在職進修學習，鼓勵檔案人員申請評聘檔案專業技術職稱，使檔案人員立足崗位成才，不斷提高專業水平。每年公司積極組織檔案專兼職人員參加各級各類檔案業務培訓，還根據基層檔案工作的特性和工作實際，開展有針對性的內訓和實操培訓。經多年不懈努力，現公司102名專兼職檔案人員中，研究生3名，本科73人，其中檔案職稱的56人中，副高級11人，中級16人。

4）加強業務指導，規范操作標準。一是根據工程的性質，編制了《科技檔案操作指引》、《建設工程文件整理與歸檔指南》，幫助檔案人員盡快掌握技術規范、業務標準和工作流程。二是走進工程項目施工現場，將檔案工作從終端收集整理向檔案前端的形成推進，實地指導工程技術人員和檔案人員把關檔案資料質量和完整性，保證了工程檔案質量，并根據各單位的不同需求和問題，量身打造培訓課件，為他們答疑解難。三是制作工程施工過程中檔案資料形成的各類型模板，形象、詳盡、直觀地展示了資料變身檔案的全過程，為工程技術人員、資料員解讀檔案各類文件、表格填寫、用印的標準模式，保證后期檔案的規范入庫。

5）跟進現代科技，有力推進檔案數字化。隨著公司的迅猛發展，檔案收集量成倍增長，如竣工資料由八十年代一個工程幾張紙到今天一個工程（一個標段）就有幾十盒上百盒資料，數量不斷翻番，庫容的不斷膨脹，給檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。為保護紙質檔案，實現檔案資源利用的最大化，公司分三次對公司總部庫內1970-2017年的51482件，9727卷檔案進行了數化，共計數化756613頁，圖紙8346張，公司總部庫藏數字化率達到80%，大大地促進了檔案信息集中統一管理，也提升了檔案信息利用的效率。

6）細化基礎管理，扎實抓好收集歸檔工作。一是檔案管理工作納入考核項目，與經濟效益與評先掛鉤。二是理順、疏通收集渠道。對管網、基建項目和設備方面的文件資料的收集，公司專門召開工程項目建設管理協調會，理順各部門的銜接關系，明確了責任部門和工作流程，即：由市場發展部在下工程計劃時統一給工程號，并通知檔案科；工程實施過程中，工程中心檔案員實行全程跟蹤，并隨時與檔案科保持聯系，發現問題，及時解決處理；在工程驗收前，先組織對檔案材料進行預驗收，完善各種手續后，方能進行正式工程驗收；檔案資料沒有按要求完成手續的，不能提取工程項目的尾款。

7）加強燃氣工程檔案的審核工作。（1）審核竣工圖的準確性。竣工圖圖面要整潔，必須逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章填寫要完整，簽字要齊全、清楚，手工書寫，不得代簽或蓋私章；竣工圖標不能代替竣工圖章；竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處；利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應當重新繪制竣工圖；竣工圖應是新藍圖。（2）審核歸檔的工程文件材料應是原件。原件歸檔是指蓋有印章和原始簽證的文件材料，它是重要的原始憑證。因此，工程技術人員和檔案員應重點檢查，最大程度地杜絕復印件歸檔。因故無原件的情況，應在具有憑證作用的復印件或抄件上加蓋公章，注明原件保存處。如建筑材料合格證應為原件，當使用復印件時，供貨單位應在復印件上加蓋公章。（3）審核往來文件的閉合。因工程建設時間長，工程建設中各大部門的審批文件有缺失的現象，導致前期文件收集不齊全。（4）審核數據是否存在涂改現象。工程建設中的數據會因建設情況的變化而有所變更，往往工程技術人員對文件中數據進行更改時，會直接刮改，改動的數據未進行簽字和蓋章確認。（5）審核文件材料的簽名、蓋章是否完整。工程文件材料簽名、蓋章的完整，關系到工程文件的合法性和有效性。在工程建設中的前期文件、施工文件、監理文件、測試記錄、質量檢測報告等，都應如實填寫、簽字、蓋章，簽字一律本人手工書寫，字跡工整，利于辨認，除工商、銀行部門備案的專用私人印章外，不得使用本人私章代簽字；重要會議形成的各種記錄、紀要、意見、結論，參會責任單位代表應簽字，整理單位應在文件材料上加蓋公章和騎縫章，參會單位應蓋章；凡表格上出現（公章）或（章）處，應加蓋本單位公章，若單位法定代表人有明確的書面授權，可使用工程項目部章代替。絕不允許漏簽、漏蓋、代簽現象發生。（6）審核工程建設各階段文件材料內容是否填寫完整。工程建設各階段文件材料內容填寫不完整，無法真實、準確地反映工程建設活動的全過程。如施工文件中有施工單位的申報意見，沒有監理單位的審核意見；原材料試驗記錄中，只填寫了試驗性數據，沒有結論性意見；竣工文件中監理單位未簽署意見等等。

綜上所述，燃氣工程檔案只有嚴格執行各項規章制度，實現規范化管理，才能保證燃氣工程檔案從形成到歸檔，井然有序，質量得到保證，才能為企業管理、領導決策提供最準確的、最詳實的數據，才能更好地為企業發展服務。