電力工程檔案管理現狀及完善對策

董文穎

（上海睦誠工程監理有限公司，上海 200000）

綜合國力和物質水平的提升離不開電力事業的迅速發展，電力工程中的檔案管理是電力行業進步的一個關鍵影響因素。在電力工程行業的積極管理之下，雖然檔案管理的結構和過程以及準確性都在不斷的完善，但是仍然存在一些缺陷，例如缺乏專業的管理人才、現有員工專業素質不足以及各個環節銜接不密切等問題，達不到所要求的準確、及時和協調等標準。本文通過分析目前許多電力企業檔案管理中需要改進的情況，提出了一些優化措施，希望能夠解決電力工程中的檔案管理問題。

1 電力工程中完善檔案管理的意義

由于科技的日新月異，現在的社會已經不是過去那種信息管理完全靠人力的模樣，而是變成了靠計算機技術的互聯網+信息化社會。不僅僅是電力工程，其他各個領域中信息化管理也已經滲透。在電力工程當中，信息化的檔案管理對于施工來說帶來了很大的便利，不僅在工程中給各個環節銜接帶來了便利，使得檔案信息更加全面準確，并且也可以在今后許多做某種決策時提供數據和資料。在過去的電力工程檔案管理中，很大一部分檔案的整理都是靠人力，員工的專業水平不同、員工內部工作中沒辦法協調好以及設備落后等原因都影響了檔案的整理和管理。但是在今天重視完善電力工程檔案管理的觀念下，會讓檔案管理更加便捷，在遇到困難時也可以通過技術克服，提升了檔案管理的效率和質量。

2 目前電力工程檔案管理存在的情況

1）電力行業不夠重視檔案管理。落后的觀念是阻礙實踐進步的最主要元兇，許多電力企業的負責人對于電力工程中檔案管理的重要性認識不足，認為只要工程質量過關、得到利潤就足夠了，這種傳統理念已經不合時宜。上層領導不重視，下級在進行工程時自然就不會有這方面的管理意識，長此以往在工程中檔案的管理就會出現問題，可能會導致檔案丟失、資料不全或者是時間長了沒有辦法找到之前檔案的情況。所以要想讓檔案管理工作得到完善，首先要做的就是改變電力工程負責人的管理理念，在企業內部營造重視檔案管理的工作氛圍，這樣才能夠從源頭上推動檔案管理工作的進展和提高成效。

2）相關員工專業能力不足。要推動電力行業中的檔案管理，其中很重要的一點是要提高從業人員的專業素質能力和專業知識以及積極從外界招聘專業人才。但是目前在電力行業中的普遍情況是由于電力工程的日益增多以及招聘工人數量的極速提升，對于檔案管理的要求也不同于過去，這就使得我們不得不要重視并且完善電力工程中的檔案管理和積極培養員工的專業素質能力。一些電力企業在招收員工時，標準單一只要是能夠進行資料整理就予以聘用，導致一些員工沒有經過專業培訓和學習就迅速開始工作，在工作中屢屢造成錯誤，阻礙檔案的有效管理。員工專業能力低下，不僅不利于檔案管理并且會對企業的管理產生影響。

3）檔案管理部門中資金投入不足。由于上層領導和相關負責人的不夠重視，自然而然的對于檔案管理部門的資金投入和人力投入也就比較少。目前許多電力企業中存在著這樣的情況，由于資金導致的硬件設施落后，無法進行順應時代發展的信息化檔案管理。完全靠人力或者是落后的設備不但會造成檔案的丟失或者容易出錯，還會影響電力工程的整體運行。

4）電力工程檔案管理中監督機制不完善。電力企業在進行工程建設中的檔案管理目前存在著管理過程不完善的情況，首先在電力工程進行檔案歸整中經常會出現不及時的情況，由于工作人員事務繁多不能夠及時的進行檔案歸檔以及入庫。其次，因為在電力工程中環節復雜、工程量巨大加上人員繁雜就容易導致檔案丟失或缺少，如果是重要信息的丟失會導致檔案管理工作的困難加劇。最后，一些檔案中記錄的信息與實際情況不符，這會降低檔案信息的效率以及質量。

以上四點的出現，是由于監督機制和評價體系不夠完善，責任落實不能到各個具體的人。一些工程的負責人對于監督檔案管理只是走形式，并不會認真地貫徹落實。評價機制沒有切實可行的標準，讓領導無法對下級員工的檔案歸整工作進行合理有效的考核。

3 優化電力工程檔案管理工作的優化策略

1）提升電力企業對于檔案管理工作的重視。目前電力工程中存在的許多問題歸根到底是因為電力行業對于檔案管理問題重要性的認識不足，檔案問題關系到電力工程的各個環節，是極其重要的一部分工作，因此不管是領導還是員工都要充分認識到檔案管理的重要程度。首要，企業要積極在電力工程進程當中宣傳檔案管理的重要性，讓檔案工作部門和人員了解到如何更好的進行檔案管理工作以及指導自身責任重大。其次，檔案管理工作的必要性不僅要在檔案管理內部積極宣傳，也要讓電力企業中全體員工有此認識。讓其他部門的員工在各自工作的環節中積極與檔案管理部門想配合，才能夠及時以及準確的進行檔案歸整。最后，上層領導要意識到檔案工作的重要意義，定期的在企業內部邀請專家進行講座，并且積極開展企業內部員工學習會議和討論會，分享各自經驗共同促進檔案工作的進展。

2）提高檔案管理人員的專業能力。提升檔案管理工作人員的專業能力是推進檔案管理工作完善的首要前提，可以通過以下三點進行改善。首先，加大對于檔案管理部門的資金投入，更新硬件設備以及在工作中應用計算機多媒體技術。開展員工對于現代科技應用的培訓，可以提升檔案歸整的效率和質量。其次，邀請電力工程行業中出色的講師進行對于檔案管理員工的培訓，讓檔案管理工作人員對于電力行業中的專業知識理論有所了解以及掌握專業檔案管理的基本操作能力。在培訓本企業管理人員的專業素質之余，要積極招聘社會上的專業人才，并組織工作人員之間相互溝通交流，以提升檔案管理的有效性。

3）完善檔案管理整個過程。要改變過去那種檔案管理工作不及時以及準確性不足的情況，就要從電力工程前提、中期以及后期進行積極管理。在檔案管理的前提，要制定本次工程的檔案管理計劃，對于一切人員和工作的進展進行留檔。其次，在中期要保持檔案歸整和工程實際進展相一致，上級領導要在工程當中及時監督檔案管理工作，保證管理工作的順利進行。

4）建立檔案管理工作監督機制。只有將檔案管理中的監督評價機制建立完善，才能夠引起檔案管理人員的重視。首先，要根據電力行業的現狀以及企業自身的實際情況制定適合自身的監督體制，細分檔案管理工作中的各個細節責任劃分，改變過去責任劃分不清晰，在出現事故的時候無法及時解決的情況，加強每個員工的崗位責任意識。其次，讓檔案管理人員的工作與工資掛鉤，對于工作優異的管理人員可采取晉升或者漲工資之類的獎勵手段，對于工作中經常出現失誤的員工要及時進行溝通解決問題所在。

4 結語

總而言之，電力工程中的檔案歸整問題不是一下子就能夠解決的，雖然目前專業人才缺乏、重視程度不足等情況已經有所改善，但是我們仍要積極的推進檔案管理工作的進展。