新能源項目檔案管理新模式探索

邵甜甜

（國家電力投資集團有限公司山東分公司，山東 濟南 250002）

1 引言

根據不完全統計，我國新能源項目中對檔案資料以多種形式做出有效保存的不足10%，而另外的90%的資料處于無效狀態。新能源建設項目點多面廣，建設周期短，建設資源有限，人員類型復雜，流動性強，對于項目檔案管理實是一項相當嚴峻的挑戰。

2 新能源項目檔案管理面臨的主要問題

2.1 缺乏項目檔案意識，不重視項目檔案工作

新能源項目尤其是光伏項目短平快的特點，項目建設期間項目經理以及各參建單位均不重視檔案收集工作，現場無專職檔案管理人員集中管理，項目檔案分散在各個經辦人手中，為項目竣工后的檔案整理工作帶來困難。

2.2 項目檔案各層級管理職責缺失

一般新能源項目所屬投資公司本部檔案管理部門直接面向各個場站的各個分包商進行檔案培訓、指導、審查以及移交。總包、監理、項目部均缺失過程管理和審查，各分包商均沒有專職檔案整理人員。“一個問題要針對 每一個項目的每一個分包商說一遍”是經常現象。各層級管理職責均由所屬投資公司本部檔案管理部門補位，該部門難以發揮統籌指導的職能，項目檔案移交難上加難。

3 新能源項目檔案管理新模式

傳統的新能源項目檔案管理模式一般不存在過程管控，一直處于被動接收檔案的狀態，無法按照文件生命周期對文檔進行有效的控制，不利于保證檔案的完整性、有效性。文檔全過程控制引進了前端控制理念，在文檔形成、傳遞等過程中主動控制文檔，有效的促進文檔的真實性、完整性、可靠性和規范性。

新能源項目檔案管理新模式是指根據文件的全生命周期，采用科學的方法和手段對文檔各個階段的真實性、準確性、規范性、同步性、完整性、系統性、高效性、安全性進行管控，使文檔始終處于有序合理的狀態，有效積累企業知識資產。

3.1 全員參與的核心管控理念：實現與項目團隊、項目管理、文件全過程三融合

3.1.1 與項目團隊融合

構建以總承包為核心、各參建單位全面支撐的項目文檔管理大團隊，全面推行覆蓋“項目領導、專業主管、文檔人員”三個層次的全員參與理念，充分發揮專業主管的保障體系和專職文檔人員的監管體系，同時，構建四位一體的文檔管理體系，以制度約束各個參建單位之間的接口。項目文檔管理大團隊中各個參建單位三個層次縱向約束與管控，兩個體系橫向保障與監管，實現了項目文檔管理與項目團隊的深入融合，為項目文檔全過程可控奠定基礎。

3.1.2 與項目管理融合

與工程管理融合，實現以工程促文件。首先，項目文件是項目管理活動的產物，文檔管理與工程管理不可分割，文檔管理計劃、專項活動等與工程管理要適度匹配，掌握工程進度與節點，保證項目文件控制與工程進度融合。其次，融合是相互的，通過項目文件制約工程管理，將項目文件的同步有效性納入重要工程節點（例如單位工程開工）。

與費用管理融合，實現以費用控文件。將項目文檔管理與移交情況納入施工、設備的工程款支付，改變傳統的會簽形式，創新采用“竣工檔案審查確認表”、“設備試運款支付履約檢查確認表”作為費用支付的必要條件之一。

3.1.3 與文件全過程融合

遵從文件的生命周期理論，實現前段控制、過程控制和竣工控制融合。根據不同文件種類，識別文件控制節點（例如設備文件，包括設備招標、評標、合同簽訂、收集、確認并催要、費用控制、移交、確認范圍、分發、銷毀、預組卷、檢查、裝訂、移交、接收、簽證共16個節點），保證文檔管理全過程可控在控。

3.2 利用智慧化平臺，實現電子文檔同步收集與智能歸檔

新能源項目文檔全過程管控的過程用智能化的方法實現，解放項目建設全員的人力資源，主要體現在智能審查、智能分類、智能整編和智能歸檔。

3.2.1 智能審查

項目審查包括了對文件完整性、規范性的校驗，完整性校驗是新能源項目檔案中尤為重要的一個校驗環節，文件不齊全，很難補辦，由于項目歷時也長，基本就是找不到，就無追溯源。項目文件歸檔的過程中文件和手續完整性以及上報的及時性更是作為一個文檔全過程控制的衡量標準之一。

智能審查分為完整性智能審查和規范性智能審查。完整性智能審查是將詳細的文件清單按照基建期的分類部署在系統中，基建期各個階段，技術人員及時產生文件并錄入相關文件信息，系統可以自動審查文件是否完整，并反饋完整率和缺少的文件清單。規范性審查即先預先設定一種合規程度，來做規范性校驗，系統和人工相輔相成，系統完成一次校驗，人工完成二次處理。主要處理和審查的范圍有以下方面：簽章手續不完備、代簽、漏簽和無簽署日期等。這個環節主要用圖像識別技術來實現。審查規范是為了保證不同口徑流入的文件具備一致的進入口徑，滿足用戶后期的使用需求，規范性審查包括對文本語句、圖表和公式等內容。用系統來對文件的審查，是將這些信息轉化成計算機能夠識別的語句信息，由系統來做審查工作。

在文檔的任何一個階段時期，均可將現有文檔做完整性和規范性的比對，通過可視化數據分析，呈現出不完整和不規范的清單和問題。

3.2.2 智能分類

全過程管控會將項目所有文檔在基建期收集完畢，但是基建期收集的文檔是按照基建期的階段進行分類的，與檔案類別具有差異，將前端控制中制定的對應關系部署在系統中，實現系統自動分類。

3.2.3 智能整編

將傳統檔案編目等整編過程全部由系統實現，有效降低檔案工作者的勞動強度。包括自動編頁、自動蓋章、自動命名案卷題名、自動轉換頁數和頁號之間的關系等，并自動形成卷內目錄、案卷目錄、備考表、脊背等報表，統一規范。

3.2.4 智能歸檔

智能整編后，通過全員參與理念中的監管體系審核通過后，即可實現自動歸檔和移交。通過將全過程智能管控系統和檔案管理系統做接口來實現。實現了全過程一體化信息管控。智能歸檔大大提高了檔案工作人員的工作效率，更解決了項目檔案移交時各參建單位不統一的難題。

新能源項目檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，需要檔案工作者不斷探索，突破舊思維，研究新方法，解決新問題，持續推動智能化進程，為新能源項目檔案管理事業貢獻力量。