高校檔案管理工作中存在的問題及對策研究

麗 麗

（赤峰學(xué)院檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案作為高校文化在不同發(fā)展階段記錄載體之一，記載著高校在教學(xué)科研等各項管理工作中產(chǎn)生的各類文件、圖表、照片、錄像、實物等檔案材料，這些寶貴財富承載了高校辦學(xué)歷程，傳承著高校文化，對高校科學(xué)發(fā)展起著歷史性重要的作用。做好高校檔案管理工作是確保高校各項工作順利進行的基礎(chǔ)。高校檔案管理作為高校教育教學(xué)工作的一部分，隨著當(dāng)前教育教學(xué)工作的改革與發(fā)展，檔案工作者面臨的新挑戰(zhàn)是怎樣建立健全高校檔案管理工作規(guī)范適應(yīng)高校教育教學(xué)管理新模式及如何加強檔案管理創(chuàng)新，高質(zhì)量地為檔案利用者提供檔案服務(wù)。作者結(jié)合工作經(jīng)驗從以下幾個方面分析了高校檔案管理的存在的幾點問題及解決對策。

1 高校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理規(guī)范化落實不到位。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。高等院校檔案室應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作規(guī)范完成日常檔案收集歸檔及檔案利用服務(wù)工作，但是在實際工作中執(zhí)行和遵守檔案管理規(guī)范開展工作時遇到實際問題很多，在多年的檔案管理實踐中體會到因二級單位檔案管理人員流動性和不穩(wěn)定性以及二級單位部分兼職檔案員沒有受過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，沒有檔案管理工作經(jīng)驗，兼職檔案員在單位還擔(dān)任著其他業(yè)務(wù)工作，對檔案收集工作的認(rèn)識沒有提到一定的高度，對檔案工作的重要性認(rèn)識欠缺沒能把檔案管理工作擺在與日常教學(xué)管理工作同等位置，使得檔案收集歸檔工作難度加大。部分應(yīng)歸檔的文件流失在外不能及時存檔，存檔文件形式單一，基本以紙質(zhì)材料為主，一些重要的影響、照片、實物等檔案資料沒能及時歸檔保存。檔案室工作人員指導(dǎo)不及時，二級單位檔案員在分類過程中憑著自己的理解對檔案進行分類歸檔，沒有按著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化來進行分類歸檔，出現(xiàn)歸檔文件缺附件、缺公章、有批復(fù)沒請示、分類不準(zhǔn)確、歸檔文件不完整、保管期限劃分不準(zhǔn)確，歸檔檔案不規(guī)范收集檔案的完整性和規(guī)范性達不到檔案歸檔要求。各教學(xué)二級單位應(yīng)把檔案文字資料收集整理移交到綜合檔案室，再由負責(zé)各類的檔案管理人員對不符合檔案歸檔要求的文件一一檢查，指導(dǎo)二級單位檔案管理人員補充完成后移交檔案室歸檔保存。

2）檔案管理模式落后。高校教育教學(xué)離不開檔案信息數(shù)字化管理。目前高校教職員工對檔案管理工作的內(nèi)容了解不夠，高校檔案信息化建設(shè)進度緩慢，不能給檔案工作人員提供高效的數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)。

近年來隨著各行業(yè)對檔案管理制度的完善在錄用人員和職稱聘任、人員考核、畢業(yè)證丟失等都會用到個人學(xué)籍檔案。學(xué)校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是檔案室查閱利用較高的檔案門類，例如：我院2019年利用學(xué)籍檔案查閱率為例，全年查閱利用學(xué)籍檔案2123人次。就查閱檔案現(xiàn)狀來看，我們至今還停留在人工手工查找方法，查一個學(xué)籍檔案須要學(xué)生的錄取花名冊，學(xué)籍檔案，成績，畢業(yè)生花名冊，查閱利用一次學(xué)籍檔案須至少須要5分鐘時間，在學(xué)生利用檔案高峰就會給我們查閱利用工作帶來很大壓力，檔案利用工作急需改進信息數(shù)字化管理檔案迫在眉睫。

3）檔案室工作人員年齡偏大。由于對檔案管理工作的偏見，認(rèn)為檔案管理工作不適合年輕人，工作單一，工作崗位平凡目前檔案管理工作的人員雖業(yè)務(wù)能力過硬但年齡都偏大，對新事物接收能力慢，對網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式有著強烈的渴望但心有余力不從心。檔案工作從傳統(tǒng)的手工整理到網(wǎng)絡(luò)信息化管理必須有新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)人才來彌補檔案隊伍老齡化，從而更好地完成新老接替推進檔案業(yè)務(wù)的整體工作水平的提升。

2 加強高校檔案管理的對策

1）加強檔案規(guī)范化管理。高校檔案管理是高校管理工作不可分割的一部分，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是推進高校檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。嚴(yán)格按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》執(zhí)行高等學(xué)校檔案管理工作。高校檔案管理專職檔案人員要有較高的文化素養(yǎng)和現(xiàn)代管理技能，同時也要具有較高的政治理論水平，能科學(xué)地制定高校檔案管理事業(yè)發(fā)展長期規(guī)劃，制定完整的檔案管理工作制度，加強檔案管理工作做到每一項工作都落實到人有章可循，抓好檔案形成部門與收集部門的交接工作。檔案員要與各教學(xué)單位的檔案管理人員相互配合及時收集齊全檔案材料，保證檔案的完整性，凡不符合要求的案卷限期改正后再移交檔案室。檔案工作者不僅要與二級單位檔案員做好溝通工作，也要宣傳講解檔案業(yè)務(wù)知識，做到職工和學(xué)生都對檔案工作有一定的認(rèn)識，在師生中開展問卷調(diào)查，網(wǎng)上答題等形式多樣的活動，掌握師生對檔案的了解程度，開辦校園網(wǎng)宣傳欄，利用室藏實物檔案舉辦實物檔案展覽讓師生了解學(xué)校的發(fā)展歷程。 讓師生真證了解檔案歸檔的意義，加強檔案室歸檔率和提高對檔案的認(rèn)識增加檔案室歸檔材料多樣化。通過一個個實例比如，學(xué)生在丟失個人畢業(yè)證時就要通過到畢業(yè)學(xué)校查閱學(xué)籍檔案辦理學(xué)歷證明以證明此人是本校畢業(yè)生。對教師而言比如評職稱時統(tǒng)計課時量，查閱獲獎情況，查找晉升職務(wù)職稱時間等都要通過查找檔案來證明考證。

2）加強檔案信息化管理。數(shù)字檔案建設(shè)是一個高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的復(fù)雜性系統(tǒng)工程，必須有高素質(zhì)的專業(yè)檔案人才隊伍來運轉(zhuǎn)，因此培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才提升檔案人員業(yè)務(wù)水平、更新業(yè)務(wù)知識是當(dāng)前檔案室迫不及待地工作任務(wù)。信息化的管理手段改變了傳統(tǒng)手工整理檔案的歷史，不僅是檔案管理水平地提高也是適應(yīng)社會快速發(fā)展和高校改革大局。網(wǎng)絡(luò)信息化管理提高了檔案準(zhǔn)確率，大大減少檔案利用時人工查找的繁瑣性，減少查找中的失誤率。為保證檔案管理軟件及軟件環(huán)境的安全，對檔案軟件運行情況定期進行檢查，確保檔案系統(tǒng)在安全環(huán)境下工作。

3）加強自身建設(shè)培養(yǎng)檔案人才。檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)掌握電腦操作常識也要熟練運用新時期信息化的檔案管理知識，加強檔案隊伍的自身建設(shè)是推進檔案工作在新的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)過程中重要任務(wù)。培養(yǎng)檔案技術(shù)過硬的網(wǎng)絡(luò)管理人才利用信息化管理檔案、利用檔案，給檔案管理隊伍增加專業(yè)技術(shù)人員。通過參加盟市檔案局舉辦的線上、線下學(xué)習(xí)從而提高檔案信息化管理水平，有效地提高工作效率。如今高校提高了檔案信息軟硬建的投入增加了檔案管理工作的經(jīng)費，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才改進工作環(huán)境為檔案信息化提供有力保障的同時調(diào)動了檔案管理人員的工作干勁，加強了檔案管理隊伍人才檔案管理信息化更加完善，更好得為高校教育發(fā)展提供檔案服務(wù)。

總之，檔案管理工作對于學(xué)校檔案各項事業(yè)發(fā)展而言是非常重要的。高校的檔案管理工作還存有與時代脫鉤落后現(xiàn)象，推進高校檔案信息化管理的步伐必須提高教職工檔案管理意識、完善檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理隊伍配置，檔案管理工作要與時俱進，緊跟學(xué)校發(fā)展步伐，做好信息化建設(shè)。