芻議醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策

劉 宇

（承德市第三醫(yī)院，河北 承德 067000）

醫(yī)院是尋醫(yī)問藥、救死扶傷的地方，醫(yī)院任何工作的開展都是以檔案為依據(jù)的。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展史的見證，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，以檔案為依據(jù)，可以讓醫(yī)院管理者了解過去、認(rèn)識現(xiàn)在、指導(dǎo)未來，從而不斷提高醫(yī)療服務(wù)水平。但是就目前來看，醫(yī)院管理者對檔案管理工作還不夠重視，檔案工作還停留在傳統(tǒng)模式下，檔案的收集、處理、調(diào)用基本上是靠人工來完成的，這種方式不僅效率低，而且很容易造成檔案的丟失、損壞，進(jìn)而影響到檔案的價值。因此，醫(yī)院管理者要認(rèn)清現(xiàn)狀，高度重視起檔案管理工作，有效應(yīng)對，不斷提高檔案管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1）對檔案管理工作的認(rèn)識不到位。現(xiàn)階段來看，我國許多醫(yī)院的管理者都對檔案工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不僅不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而需要投入更多的人力、資金等成本。由于醫(yī)院管理者未從思想上重視起檔案管理工作，這也造成檔案管理工作缺少必要的人力、資金支持，檔案工作就無法順利開展下去，檔案的價值就得不到有效利用。

2）檔案管理方法落后。醫(yī)院經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的依據(jù)，及時收集、存儲這些檔案信息尤為重要。但是就目前而言，醫(yī)院在檔案的收集、處理、使用等環(huán)節(jié)還停留在傳統(tǒng)模式下。檔案信息的收集、使用是靠人工來完成，這種人工方式效率非常低，檔案的完整性、真實(shí)性得不到保障；同時，檔案的存儲還是以紙質(zhì)檔案袋為主，這種紙質(zhì)檔案在頻繁的使用過程中容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，進(jìn)而影響到檔案的價值。

3）檔案管理制度的不完善。檔案管理工作主要是針對檔案的收集、存儲、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范和約束，而要想保證各項(xiàng)工作的有效開展，健全的制度是關(guān)鍵。就目前來看，醫(yī)院檔案管理制度還存在諸多問題。一方面，醫(yī)院對檔案的收集、存儲、使用等環(huán)節(jié)缺乏有效的規(guī)范，沒有對相關(guān)工作的細(xì)節(jié)作出明確規(guī)定；另一方面，檔案工作的監(jiān)管不完善，檔案工作的監(jiān)督主要集中在事中，事前、事后的監(jiān)管缺失，以至于檔案管理達(dá)不到預(yù)期效果。另外，檔案管理工作職責(zé)沒有落實(shí)下去，缺乏專門的部門和負(fù)責(zé)人，以至于檔案管理工作中的權(quán)責(zé)弄不清楚。

4）專業(yè)的檔案管理人員不足。醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)性非常高，對檔案管理人員的能力、素養(yǎng)有著很高的要求。然而就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員來看，他們的專業(yè)水平不高，缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識和能力，無法有效進(jìn)行檔案管理。另外，一些檔案管理人員把檔案工作當(dāng)作是一項(xiàng)非常簡單的工作，認(rèn)為檔案管理就是收集資料、整理文件，不愿意付出更多的時間和精力，從而造成檔案信息失真的現(xiàn)象時常出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到了檔案的價值。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在問題的有效應(yīng)對

1）提高思想認(rèn)識。醫(yī)院檔案在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，以檔案為依據(jù)，醫(yī)院可以少走彎路，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展，而要想切實(shí)抓好檔案管理工作，醫(yī)院管理者就必須從思想上重視起檔案管理工作，將檔案管理工作與醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展密切掛鉤[1]。首先，企業(yè)管理者要將檔案管理工作提升日常，明確檔案管理工作的重要性，加大檔案管理工作的宣傳，提高各部門、各科室及相關(guān)負(fù)責(zé)人的思想認(rèn)識；其次，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為檔案信息化管理提供支持[2]。另外，醫(yī)院要設(shè)立相應(yīng)的部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作，以便醫(yī)院檔案能夠及時歸檔、能夠得到有效利用。

2）加快檔案管理信息化建設(shè)。基于醫(yī)院發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用，不利于檔案的高效開發(fā)與利用，迫切需要改進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理改革的重要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以節(jié)約檔案管理成本，提高檔案管理效率。首先，醫(yī)院管理者要加大信息化投入，借助信息技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)的信息化操作，徹底取代傳統(tǒng)的手工方式，從而提高檔案管理效率；其次，借助信息技術(shù)，將醫(yī)院各部門、各科室有效聯(lián)系起來，形成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的共享，方便檔案工作的高效開展[3-4]。值得注意的時，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時，要安裝殺毒軟件和防火墻，定期排查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保證檔案信息系統(tǒng)安全，防止檔案信息被竊取、篡改。

3）完善檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理工作中，制度是根本，只有建立起完善的制度，在制度上對檔案管理工作進(jìn)行全面的規(guī)定，檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展。首先，醫(yī)院要建立起完善的檔案管理制度，從制度層面對檔案的收集、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)作出詳細(xì)的規(guī)定，明確檔案管理目標(biāo)，以制度來約束檔案管理工作；其次，建立審查制度，檔案信息歸檔前，要對檔案信息進(jìn)行核對和檢查，確保檔案信息真實(shí)、完整；再者，建立有效的監(jiān)督機(jī)制，對檔案工作全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案工作符合規(guī)范及相關(guān)要求[5]。另外，要落實(shí)責(zé)任制，明確檔案工作中的權(quán)責(zé)利關(guān)系，將檔案管理工作職責(zé)落實(shí)到具體人身上，從而提高檔案管理者的責(zé)任心。

4）強(qiáng)化專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。作為檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的能力水平尤為重要。首先，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、檔案管理專業(yè)知識及能力，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；其次，對外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，壯大檔案管理人才隊(duì)伍，為檔案管理工作的高效開展提供人才支持；再者，對檔案管理人員進(jìn)行再教育、再培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)“工匠精神”，讓檔案管理人員在工作崗位中踐行“工匠精神”，從而提高檔案工作實(shí)效[6]。作為檔案管理人員，要認(rèn)識到自己的職責(zé)所在，不斷學(xué)習(xí)，完善自身知識結(jié)構(gòu)，提升自己的業(yè)務(wù)能力，從而更好地迎合醫(yī)院檔案管理工作的需要。

3 結(jié)語

綜上，醫(yī)院檔案管理工作十分重要，與醫(yī)院的生存發(fā)展密切相關(guān)，做好檔案管理工作，可以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院經(jīng)營實(shí)況，以便醫(yī)院管理者制定科學(xué)的經(jīng)營決策。現(xiàn)行社會形勢下，醫(yī)院管理者要正視檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，加快檔案管理信息化建設(shè)，從而促進(jìn)檔案工作有序、高效開展，更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。