淺談事業單位檔案管理規范化措施

張 穎

（江蘇省新沂市交通運輸局，江蘇 新沂 221400）

檔案管理是事業單位內部管理工作的一部分，承擔著對檔案資料進行收集、整理、保管、審核、開發、利用、銷毀等職責，可以給單位的深入改革以及全面發展帶來必要的支持。檔案管理改進創新的重要趨勢是規范化管理，但是當前檔案規范化管理中還存在不少的缺陷，無法滿足規范化建設的要求，也制約檔案內在價值的發揮。為了改變這樣的情況，事業單位也需要變革內部管理理念與管理模式，以規范化管理為重點在檔案管理當中創新，推進多樣化的規范化措施，為檔案的開發利用創造良好發展，助推檔案管理良性發展。

1 事業單位檔案管理重要性及主要問題分析

檔案是對事業單位歷史發展情況的真實客觀記錄，是至關重要的原始材料以及歷史證據在事業單位的綜合發展和信息管理當中發揮著突出作用。事業單位檔案管理內容，既涉及單位發展過程當中的一系列信息，也涉及職工活動信息，還涉及為社會公眾提供服務的相關資料。這些信息能夠給單位的長遠建設與發展提供一手資料，能夠為評估單位職工的職業化發展提供有效參考，也能滿足群眾多樣化的信息利用要求，真正體現出單位服務民眾的宗旨。具體來說，通過匯總檔案材料能夠給單位的創新穩步發展提供有效的信息依據，為內部管理的調整和改進提供多樣化的參考信息；通過查詢職工檔案資料的方式，能夠準確評估職工的能力以及素質水平，使得單位部門領導與管理人員可以客觀完善評價職工，挖掘其中的優秀人才，并進行重點培養，為單位人力資源的科學化調整與合理配置奠定基礎；單位為民眾提供相應的檔案查詢與利用服務，可以滿足公眾生產生活當中信息利用的要求，從而得到群眾的認可，體現出為群眾服務的宗旨，為民生工程建設創造良好條件。總而言之，伴隨著事業單位的長遠發展，檔案管理必須與時俱進進一步拓展，并發揮檔案管理工作的積極作用，并朝著規范化方向改進，滿足單位現代化建設的要求。

事業單位雖然逐步認清了檔案管理規范化的重要性，但是在具體的工作當中還存在不少的缺陷，無法真正把規范化管理落到實處。主要體現在：一是分工協調不當，各項工作安排比較混亂，無法滿足規范化處理的標準。檔案管理人員不能夠正確認識自己的工作職責，往往在實際工作當中各自為政，缺少交流和合作。二是檔案管理人員的規范化管理素質有待提高，還不能夠正確認識自己的角色與要求，不能憑借自身的專業素質為規范化檔案管理服務，也由此降低了檔案規范化管理質量。三是制度建設存在不足，無法依托規范制度促進規范化管理目標的實現，導致各項工作沒有合理的依據和必要的實施保障。四是對現代信息技術的利用不足，需要在技術運用當中體現出智能技術在規范化管理當中的優勢，促進單位現代化。

2 事業單位檔案管理規范化措施

2.1 做好檔案管理協調分工

事業單位存在著大量的分支部門，所涉及的工作任務較多，所以檔案管理的任務量很大。面對如此龐大的任務量和日益復雜的檔案管理工作，只有做好協調以及分工，才能夠讓各項工作有條不紊的進行。事業單位檔案管理不單單是針對某個部門工作人員的檔案資料管理，而針對的是所有部門的所有員工，還面向了大量的社會公眾。基于此，檔案管理人員必須要建立良好的責任意識，認清自身承擔的任務以及責任，尤其是要加強彼此的協作力度，嚴肅對待每份檔案資料，確保檔案管理有條不紊進行。針對檔案管理的各個階段，為推動規范化管理的落實必須指出規范化工作的要求，利用協調分工的方式，消除檔案管理當中的漏洞。每個檔案管理人員應該把握好彼此的職責要求，特別是崗位工作要求，在確保分工明確與各盡其責的同時，資源共享一同交流，把檔案規范化管理落到實處。

2.2 提高認識加強人員教育

在事業單位的改革與經營中，檔案管理的重要性已經日益得到單位的認可。為了真正把檔案管理落到實處，必須把握當下的規范化管理趨勢與內在要求分析影響規范化管理的要素，以便在檔案管理當中進行針對性改。大量的實踐和研究顯示，檔案管理人員作為管理工作直接負責人，在規范化檔案管理落實當中扮演著重要角色，為了進一步提高規范化管理效果，必須培養教育檔案管理人員，壯大管理人才隊伍，提高規范化管理的綜合技能。事業單位在接下來的檔案規范化管理建設當中必須把握好著力點，做好檔案管理者的教育培養工作，一方面注意運用教育培訓措施，提高他們的專業能力和規范化管理品質，另一方面要加大對他們的綜合考核力度，重點增強其主人翁意識，使其能夠對自己嚴格要求，配合考核，發現并且彌補自身在規范化檔案管理中的不足。

2.3 完善檔案管理規范制度

規范化檔案管理的實現必然要有科學規范的制度作為根本支持，所以事業單位在探尋規范化檔案管理道路的過程中，要重點建設規范化的檔案管理制度，指出檔案管理實施過程當中每個環節要遵循的要求和實踐準則，讓檔案管理有據可循，有法可依，始終維護好檔案信息的完整性以及真實性。在對檔案管理制度進行建設之前，首先需要對國家的檔案管理相關法律法規進行認真學習和綜合解讀，目的是以國家的檔案管理制度為依據，建設與本單位相適應的管理制度，提升制度的規范化水平。單位在立足實際針對檔案收集、整理、歸檔、查詢、利用提出相應的規范制度之后，要讓廣大工作人員進行制度的學習，并通過完善監督制度的方式，確保檔案管理制度的全面落實。

2.4 重視現代信息技術引入

在檔案管理改革當中引入各項規范化的措施是滿足檔案管理現代化建設要求的重點而規范化管理目標的實現，除了要依托人力與物力之外，還必須依靠先進的技術手段。在檔案收集當中，可借助信息技術收集圖片、文字、影音等方面的素材，并對各項資料進行科學運用，確保資源收集全面有效。在檔案的查詢以及利用當中，單位可以通過構建檔案管理信息系統的方式進行現代化和智能化的檔案，使得檔案的管理更加的規范和高效。當然在規范化管理當中，需要把關注點放在安全和保密建設層次，運用有效的安全加密技術促進信息的科學化管理，防止出現檔案泄露丟失等不良問題，用檔案為人民服務。

3 結論

事業單位作為國家的公共服務機構及內部管理的效果，關乎單位整體的工作質量，也影響著為公眾服務的成效。在全新的信息化環境下，事業單位檔案管理加快了現代化發展步伐，所要面對的檔案類別與內容也越來越多，無形之中增加了檔案管理的難度，也給檔案管理規范化帶來了很大的挑戰。面對當前的復雜局面和檔案管理規范化的迫切要求，事業單位需要立足實際，結合檔案管理內在要求，設計規范化的管理措施，助推單位與時俱進，走上一條現代化和科學化的發展道路。