新形勢下科技檔案管理的創新發展

侯智洋

（國家海洋信息中心，天津 300171）

科技檔案主要保存的是在科學研究、生產過程中形成的具有一定價值的材料及聲像資料等。隨著信息技術的飛速發展，加速了科技檔案現代化管理進程，在實際的保存管理過程中，應當積極融入先進的信息技術，借鑒其他成功的經驗，由此保障科技檔案的管理質量。

1 新形勢下科技檔案管理存在的問題

1.1 戰略性管理認識不足

雖然目前國內有很多企業已經設置了專門的科技檔案管理部門，構建了較為完善的科技檔案管理體系，但是在實際的執行過程中，依然沒有真正的將這項工作納入戰略層面上來，沒有充分重視科技檔案的價值性。同時，檔案管理人員對于科技檔案的全面認識也存在不足，使得科技檔案管理工作無法在企業內部順利全面的展開。再加上個別企業的科研創新水平較低，產生的科技檔案信息也不夠高端，使得企業內部無法形成合理的戰略管理體系，相應的檔案價值也得不到發揮。

1.2 管理體系建設不完善

完善的管理體系是科技檔案管理工作的有力支撐，就國內大部分企業來說，針對科技檔案的管理體系和規章制度還不夠完善，甚至個別企業內部的科技檔案管理存在盲目性和隨意性。同時，對于科技檔案管理的監督機制也參差不齊，共享機制不夠完善，使得各個信息數據之間存在壁壘，科技檔案的數據存在許多欠缺。

1.3 檔案利用率不高

通常情況下，科技檔案和其他的檔案資料一起由專門的檔案管理部門負責，而受到多方面因素的影響，使得檔案管理部門更加側重于開展保管工作，忽視了利用工作，嚴重制約了科技檔案的價值發揮。與此同時，檔案管理部門在收集、整理、歸檔等各個環節開展的工作也不夠順利，各個部門之間的交流溝通不暢，檔案信息存在一定的缺損、失真、不規范等現象，科技檔案管理水平不高，進而影響到了檔案利用率。此外，還存在科技檔案內容科技含量低的問題，也使得檔案的利用水平久久不能提升。個別企業在內部沒有打造共享的科技檔案平臺，檔案的收集和管理是一個單向通道，除了檔案管理部門，其他人很少能獲知檔案信息。雖然科技工作人員是應用科技檔案資料的主要對象，但是由于科技工作人員的綜合素質參差不齊，很少有人積極的將檔案和實踐工作有效對接，無法發揮科技檔案的指導作用[1]。

1.4 信息安全程度不足

科技檔案作為科研部門的重要信息資源，其具有較高的應用價值，且包含了各項專利或獨有的信息數據，一旦損壞或泄露將造成難以估量的損失?；谛畔⒓夹g的背景之下，科技檔案管理部門也應當借助先進的技術，提升科技檔案保管的安全程度，確保其在開放的互聯網環境下，擁有完善的防護體系。一方面，檔案管理部門應定期對電腦等殺毒，針對存在的病毒、潛在隱患等采取制止消除措施。另一方面，對各個檔案資料進行備份，制定應急方案，一旦發生突發信息安全事件，能夠采取補救措施，有效的避免損害范圍的持續擴大。

2 新形勢下科技檔案管理模式的創新策略

2.1 充分貫徹企業戰略發展理念

科技檔案管理活動應當全面納入企業的內部生產活動中，將管理方案和企業戰略發展相融合，由此全面提升科技檔案的管理水平，為其價值的發揮做好鋪墊。由于科技檔案本身就要給科技創新活動提供技術信息支持，因此，企業還需要在原有的基礎上完善信息資源管理體系，通過數據庫的構建和應用，將科技檔案管理納入企業發展的整體規劃之中，切實從多個角度提升企業內部人員對科技檔案管理的重視程度。在實際的操作過程中，企業需要定期對科技檔案管理部門召開會議，就管理工作中存在的不足和問題加以分析探討，真正將科技檔案管理上升到戰略層面，制定各項改進優化措施，提升各個部門之間的協調程度，最終確保科技檔案管理能夠得到持續化改善。

2.2 全面完善科技檔案管理體系

科技檔案管理屬于一項較為特殊的管理活動，企業必須要積極引起重視，并全面完善科技檔案管理體系，結合市場動態變化以及企業戰略發展目標，動態化的調整和優化。借助信息技術，構建多元化的管理方法，例如推行辦公自動化等，促進科技檔案管理全面進入信息化、智能化，由此大大提升科技檔案管理水平。與此同時，企業還要進一步細化管理機制，明確各項條例和規章制度，用嚴謹的體系約束檔案工作人員。從科技檔案的形成、積累、分類、歸檔、保管、調用等各個方面，實施多元化的控制和分析，形成精細化的控制體系。此外，各個企業還要加強對科技檔案管理工作的監督，構建獨有的質量控制措施，將各項職責落實到人頭，制定獎懲機制，進而切實提升監督質量，督促科技檔案管理的進一步優化[2]。

2.3 提升科技檔案利用率

科技檔案資料中涵蓋了重要的信息數據，其對于科研事業發展具有關鍵的指導意義，對于企業來說屬于無形資產，是不可忽視的一部分。如果科技檔案得不到有效的開發和利用，那么其形成和管理無疑是沒有價值的，也無法推動企業的科研事業進一步壯大。所以，檔案管理部門必須要做好科技檔案資料的開發和利用，具體來說，一方面要確保科技檔案資料的規范性，注重全引目錄的準確性和易查性，這樣相關工作人員就能夠在搜索框中輸入關鍵詞，及時的調取需要的資料。另一方面，檔案管理人員要深層次的挖掘科技資料的價值，保障文獻編研工作的質量，應用信息技術在縮短工作人員工作量的基礎上，規范檔案資料，顯著提升工作效率。企業有必要構建檔案管理系統，要求各個部門在每一次收集整理了資料后，及時上傳到系統中，方便檔案管理部門進一步完善，也方便后續相關人員的調取使用。

2.4 強化信息安全防護水平

新形勢背景下，科技檔案管理部門必須要強化信息安全防護水平，從物理防護和信息技術層面著手，持續提升科技檔案資料的保密性。首先，針對實體檔案，可以采取驅蟲保護法、裝幀保護法等，避免資料受到蟲蛀、潮濕等影響腐爛，確保實體科技檔案保存時間更長，不會損壞或失真。在檔案管理部門裝置多個監控儀器，又不同的人保管資料庫的鑰匙。其次，應用數據安全技術、網絡安全技術構建檔案管理平臺，對每一類檔案及時的上傳備份，設置獨立的密碼，避免其他人員隨意登錄。最后，定期對檔案管理系統的維護，通過殺毒等方式，對系統可能存在的漏洞進行測試，進而修復完善。注重查缺補漏，第一時間完善相關資料并加密處理，制定突發事件應對措施，使得科技檔案保護持續有效[3]。

3 結語

加強科技檔案管理，不僅能迅速對各項科技資料進行鑒別和篩選，還能最大限度的發揮科技資料的價值，保證了科技文件的規范化?；谛聲r代的背景之下，檔案管理部門應當積極應用信息技術，更新檔案管理理念，從多個角度提升檔案管理水平，強化課檔案利用率，最終促使科技檔案管理與時俱進，推動科學技術的持續化發展。