企業檔案收集工作的多維度轉變研究

劉 偉

（天津泰達電力有限公司，天津 300457）

1 企業檔案收集工作途徑維度

1.1 應用OA辦公平臺獲取檔案信息

在眾多企業信息當中，檔案是重要的組成部分，OA辦公平臺是企業信息化建設當中的重要產物，檔案工作和OA有機結合在一起，可以充分發揮檔案信息的作用。經過OA所辦理的文件，可以和檔案管理系統進行無縫對接，從而可以完成直接錄入。在OA平臺中開設檔案版塊，可以隨時對檔案的開發成果進行有效的工作，整合相關的資料形成企業的檔案信息。OA可以對既有的檔案工作形勢進行完善，展現更為豐富的檔案成果，推動歸檔工作可以實現高質量、高水平的發展。

1.2 通過社交新媒體平臺獲得檔案信息

在眾多的社交媒體中存在大量的信息數據，比如說微信、微博、Facebook，在這些媒體平臺中不，同的平臺呈現出的檔案信息質量和數量都是不同的。將信息納入企業的檔案工作中，工作人員需要對眾多信息進行甄別，選擇出對未來企業發展有價值的信息，從而將這些信息納入企業的檔案管理工作。信息甄別工作對于工作人員的要求比較高，工作人員需要具備較高的信息甄別能力，除此之外，還需要對眾多的新媒體平臺進行運營。

2 角色維度

2.1 承擔文件資料中心職責，實現前端控制

檔案管理工作在開展的是前端，控制一直是重要的組成部分，通過OA平臺以及多媒體平臺可以獲得廣泛的檔案信息資源，實現企業的工作總結文件匯編工作。站在角色維度對工作人員的內容進行分析，工作者承擔對文件資料的職責，雖然檔案信息在企業當中的價值較高，但并不是過渡性的內容。歸檔工作在整體開展中，需要對相關的內容進行移交，確保可以實現當工作最高效率，最高質量。雙重角色維度在轉變的過程中，會增加檔案工作的壓力，但這也為企業起到了推動作用。

2.2 與其他部門深度合作

現階段，企業檔案管理工作在開展時，要緊跟時代的發展步伐，為企業保留最有價值的信息，檔案部門需要主動和其他的工作部門進行深度的交流以及合作，確保可以具有針對性的對他的內容進行拓展，提高檔案的質量。企業的宣傳部門負責對企業的形象進行塑造，歸檔工作在開展的過程當中，檔案管理部門需要和企業的宣傳部門進行深度融合，加大力度通過OA平臺展現出企業的答案內容，除此之外，還需要和其他企業的商務部進行宣傳，將企業的內部資料進行歸檔處理。官方媒體也是對企業形象進行宣傳的有效平臺，檔案管理部門也需要和這些官方媒體的部門進行合作，確保可以為企業收集更加全面的信息。檔案管理部門在開展工作時，如果僅僅去依靠主動出擊，那么收集到的資源是非常小的，需要將主動和被動融合在一起開展工作，呈現出全覆蓋無死角的工作模式。企業的內部規劃部門會定期開展檔案牽頭工作，針對企業的特定工作項目，總結以往的工作經驗，確保可以掌握更加全面的信息。針對一些比較遺漏的信息資源，需要和內部的規劃部門進行合作，以便于可以對檔案信息進行補充。

3 時間維度

3.1 實時歸檔

途徑維度在進行分析和研究過程中，企業的檔案管理內容非常復雜，通過新媒體平臺可以對資源進行有效的收集和匯總，以便于可以將更多的資源納入企業的檔案管理工作中。企業的檔案信息需要具有實時性，獲取的渠道非常廣泛，所收集的信息內容非常復雜，如果仍然沿用傳統的檔案工作模式，那么就會無法滿足現代企業的發展需求。企業的檔案管理部門應該提高自身的工作效率，展開多維度的分析和調查，拓展檔案信息的獲取渠道和平臺，針對微信公眾號、微博、OA展開特定的工作內容，如果不及時對信息進行歸檔，那么信息員有可能被原創作者刪除。企業歸檔信息工作才開展時，如果需要對視頻進行歸檔，那么就需要聘請專業的視頻處理工作者，以便于可以對企業的視頻檔案資料進行全面的保管。充分利用現有的條件，對視頻進行無壓縮高清處理，在制作歸檔視頻信息的過程中，需要對工程文件進行元數據保存。考慮到聲效和視頻資料的容量問題，需要保存視頻的無字幕版，即使是保存了有字幕的視頻檔案，在后期應用時也需要進行特殊的處理，這樣才可以充分地利用視頻資源。企業檔案管理部門對視頻資料進行歸檔時，如果不需要對格式進行特殊的處理，那么也需要保存相應的無字幕版本。

3.2 年度歸檔轉變為季度歸檔

現階段，企業在發展的過程中，會根據文書檔案的具體需求，保存第二年的歸檔模式，會計檔案需要沿用第三年的歸檔傳統模式。企業開展檔案管理工作是需要突破傳統的工作模式，緊跟時代發展步伐，對檔案管理機制進行創新和優化。在以往的企業工作模式中，檔案收集發布的是前一年的文書，針對之前的會計信息，設定清晰的歸檔清單。但是隨著企業的歸檔信息總量不斷增長，針對歸檔的效率要求也在提高，這就需要改變傳統的歸檔工作模式。為了緊跟時代發展步伐，滿足企業在市場經濟發展中的具體需求，需要按照季度對歸檔清單工作模式進行優化和調整。企業每年都會對檔案信息條例進行清單設置，工作人員需要對清單中所涉及的文件資料及時進行收集，分類匯總之后存儲到檔案室。為了發揮檔案文件資料的第一手價值，確保可以方便企業隨用隨取，需要站在途徑維度的視角對文件的完整性進行優化。針對檔案文件資料的完整性，不僅僅包括清單的完成度和質量，還需要明確視頻、圖片相關原文件資源保持一致。針對企業檔案資源的需求進行中心轉型，不斷滿足企業檔案管理的需求，推動檔案信息管理工作向現代化、智能化方向發展。

4 結束語

企業檔案管理工作才開始需要了解企業的辦公需求，站在多個維度對檔案信息進行收集，實現檔案管理工作模式的轉變。為了推動檔案管理工作可以實現穩定可持續的發展，檔案管理部門可以對信息進行分類匯總，使得檔案管理工作成為企業發展中的偉大記錄者。