基于公共服務的人事檔案管理體制研究

賈 茹

（中共秦皇島市海港區委統戰部，河北 秦皇島 066000）

干部人事檔案管理工作是公共信息服務的不可缺少組成部分，是人事制度全面推行的碩果。由于干部檔案工作滯后于人事改革，現行的人事檔案規章制度，管理體制和社會認識不適應人事制度的更換和改變，行政檔案管理和工作形式受到了嚴峻的考驗。本文提出了建立面向公共服務的干部人事管理體系的新方向。

1 建立公共服務干部人事檔案的新理念

1.1 以人為本的管理理念

干部人事檔案屬于公民享有并進行管理的財產。中央檔案館館長也提出干部人事檔案的管理應當遵循以人為本的管理原則。首先，我們對待干部人事檔案管理理念需要轉變，從重視檔案而輕視人的管理理念轉變為檔案和檔案管理人一樣重視；其次，我們需要改變對重視組織而忽視個人的看法。我們既要重視組織，也要重視個人，要樹立既要為個人服務，要樹立為社會大眾服務、以人為本的新觀念。

干部人事檔案管理從計劃經濟時代建立以來，以強調檔案相對人的政治鑒定和基本情況審查而建立的封閉檔案管理制度，以穩定性和保密性為先，一般是不允許檔案相對人或者檔案相對人的親屬查閱利用自己的檔案信息的。但是從新公共服務理念的角度來看，現代社會我們應該更加尊重公民權利，包括對自己檔案信息的知情權，在保證個人隱私信息不被違法利用的情況下，充分發揮檔案信息的巨大作用，提高社會管理效能。從我國本身來講，黨中央早就提出了讓權力在陽光下運行的政策理念，政府也不斷在政務公開、陽光政府方面不斷努力轉變，我國的法治建設也越來越側重于公民權利的保障，所以我國的干部人事檔案制度也應當適度借鑒國外的干部人事檔案管理理念，并結合我國的實際情況，樹立一種全新的干部人事檔案管理的指導思想，即以人為本的干部人事檔案的管理思想。

1.2 動態管理與服務理念

目前，干部人事檔案內容多年來沒有發生大的變化，特別是在干部的人事關系和政治狀況上。關于工作人員的業務能力和個人信用的信息很少，難以第一時間系統全面地報告所有的情況。而干部和人才各方面都有突出的貢獻或才能，但干部人事檔案中很難看到相關材料或其他個性化材料，干部人事檔案要全方位、系統化、動態地了解和反映干部的職業發展和具體情況。表現出個人優勢和特點，反映出自己工作中的欠缺。提高干部的管理和專業水平，促進干部的職業發展。因此，有必要建立實時動態人事檔案管理機制。同時，通過采集靜態數據，采集不同的網絡數據和電子信息，生成電子文檔，并遵循一定的順序確定程序。所有目錄都可以鏈接到相應的電子文檔。文件材料真實系統，彰顯時代特點。干部人事檔案管理一方面有利于社會發展，另一方面有利于社會的普遍利益。檔案管理不是臨時性的工作，它的有效性不會隨著時間的流逝而磨滅。我們必須采取積極主動的辦法，推動檔案管理制度和服務的轉變。

1.3 以用戶為中心的服務信念

1.3.1 為干部服務

干部人事檔案管理的最終目標就是為干部成長提供公共信息。所以從新公共服務所提出以公共服務為目標的理念來講，檔案管理必須從干部的角度出發，從檔案相對人的角度發現干部人事檔案中所存在的問題，從具體內容、形式、應用等多個方面來改善干部人事檔案管理模式。第一是需要了解檔案相對人的需求，他們需要人事檔案的什么信息，這些信息對于他們社會生活起到什么作用，掌握他們的需求，再根據需求來提供相應的服務。第二是綜合運用信息化網絡化平臺，借助于網絡技術和數據信息化技術，整合教育系統、社保系統、誠信系統等多方面系統資源，形成多渠道多方面的干部人事檔案服務信息模式。第三通過不同渠道宣傳干部人事檔案服務，讓干部對于人事檔案的重要性、查詢手續、信息服務等方面應知盡知，更好利用人事檔案來幫助個人發展。

1.3.2 為社會服務

通過對檔案信息的挖掘和統計，結合各部門的要求，結合干部隊伍的情況，預測人才需求的方向和數量，合理安排人才引進和配置，與今后的發展目標相結合，參考干部等級、職稱結構等可以整理和制定相應的培育計劃，提高干部綜合能力。

同時，要最大限度地利用高層次人才檔案，創造人才庫，吸引更多的杰出人才。此外，將管理人員的人事檔案變成各種形式的信息產品、采集、整理、研究、匯總等，有利于整個城市適當匹配人才供需。向政府提供關于人才引進的背景資料，以便使社會各階層更好地理解和關注人才的分配，并更好地體現社會和經濟效益。

2 建立干部人事檔案管理模式創新機制

首先，要改變傳統人事檔案采集方式和現有檔案內容“十大類”。加強關于干部狀況的信息收集工作。需要客觀對履歷、職務、專業能力、技術能力和管理貢獻等方面進行評估，并對人才管理進行分類。改進檔案系統，特別是人事部門的組織。建立管理體系，并爭取得到其他職能部門的支持，鼓勵所有部門材料歸檔的 正軌程序。建立信息系統，改變按照規則和特點定期收集數據的方法。形成周期與不規則的結合；集中收集大量材料，定期監測偶然的數據，恢復不足的數據和數據采集通道的實用性。

同時，根據今后干部人事檔案發展情況，擴展人事檔案的采集，與各部門建立了積極的鏈接，盡早收集各類檔案，讓檔案資源持續上升，讓檔案材料越來越多，確保人事檔案不是殘缺的。與此同時，干部人事檔案管理人員應第一時間對不足的資料加以登記，并要求相關部門對文件信息的規整性加以保證，要把服務基礎做好，強化各職能部門檔案信息采集管理人員的檔案保管意識。要將法律法規相銜接，充分捕捉檔案管理過程，更新理念。要設立人事檔案專項資金，專門設立庫房和出入室，并配備相關封庫等設備，讓檔案管理不成為無源之水。確保有一定水平的培訓資金用于人員和人事記錄的管理，有利于提升各單位的管理水平和工作成效。

3 建立電子信息數據庫

傳統的人事檔案管理方式，無法及時更進信息材料，也正確地呈現個人信息內容。檔案管理和日常使用不夠嚴格，檔案往往脫離實際，這說明傳統檔案管理的效率不足以跟上現狀。干部人事檔案管理工作需要進一步發展電子信息結構。

首先，使檔案內容管理計算機化，改變手動管理方式，改用現代科技，利用計算機、復印機等設備，用科技的方式管理檔案，創建一個完整的數據庫。在挑選和評估過程中，人事部門可以訪問簡歷，通過數據庫系統評估，以滿足要求的查找、提取和打印。

其次，改變干部人事檔案現有的孤島局面，利用網絡信息平臺，協調學校、醫院、銀行、社保等部門，建立多方面全系統的電子數據信息平臺，對數據種類加以規范，讓各類網絡信息系統的兼容性和多信息源的采集得以實現，把最新信息提供給相關管理者和部門，讓歸檔信息更加及時和準確。把網上客戶服務系統建立起來，讓客戶可以直接在網上查找，把干部人事檔案的公共服務作用更好地發揮出來。同時加強網絡信息監管，避免個人信息網絡盜取等惡性事件發生。

此外，還可以充分運用現代高科技技術，建立個人電子檔案數據資料庫，對人才進行歸類，建立管理人才數據庫、專業人才數據庫等各類個人信息數據庫，充分發揮干部人事檔案的效益。