檔案安全保障管理機制的構建研究

耿真真

（定州市環境執法大隊，河北 定州 073000）

檔案指的是人們在各種社會活動中產生的具有保存價值的記錄性文件，它的形式多種多樣，從過去的紙質文檔到現在的電子文檔，都屬于檔案的一種，檔案對于單位、對于國家而言都有著極為重要的作用，一旦檔案信息遺失或泄露，必然會帶來嚴重的信息安全風險，因此盡快構建檔案安全保障管理機制就顯得格外重要。具體來說，就是要通過健全完善組織機制、健全完善風險機制、健全完善制度機制等方式，保證檔案安全管理效果。

1 健全完善組織機制

檔案信息在單位乃至是國家發展中扮演著不可替代的重要角色，然而根據實際檔案管理工作經驗來看，目前絕大多數單位都未能做好檔案信息的安全性保障，存在安全保障管理機制不健全的問題。而盡快健全完善組織機制，則是解決這一問題的必要手段，具體來說，在確定組織機制的過程中，單位方面應組織深入細化分析，以提升檔案管理綜合效益為原則開展工作。舉個例子來說，在招聘檔案管理人員的時候，應該給予人事工作人員以更大的自主權，在保證應聘人員符合基礎招聘條件的情況下，允許人事工作人員進行適當調整和考核，從而保證入職的新員工都能具有較高的綜合素質，從根本上提升檔案管理團隊的工作能力，為解決檔案安全保障方面的問題打下堅實的基礎。同時，單位方面還應對同類型單位的檔案管理組織機制進行學習和借鑒，取人之長補己之短，結合自身檔案工作的具體情況，重新架構組織機制，提升檔案安全管理有效性。

2 健全完善風險機制

檔案安全保障管理機制的建設有一定難度，而其中最困難的一個步驟就是構建風險機制，能否保證風險機制與實際情況相符、能否保證風險識別及應對的有效性，都挑戰著檔案管理人員的能力和綜合素養。實際上，沒有任何一種制度或機制能完全不存在任何風險，風險始終客觀存在著，如果不能找到行之有效的應對策略，則檔案安全風險就無法得到有效控制，檔案管理將會失去應有作用。因此，在架構檔案安全保障管理機制的過程中，工作人員應著重考慮本單位情況，對檔案保存、方案調用、檔案加密等方面存在的風險因素進行統一識別。在此基礎上，利用有針對性的風險應對措施規避或有效處理安全風險因素，結合單位檔案安全管理的現行措施、根據單位檔案主要形式等，確定行之有效的風險應對機制，避免檔案安全風險進一步演變成安全問題。同時，還需要考慮不同檔案資料的重要性，對其進行等級劃分，并根據重要性等級采取對應的安全風險應對策略。

3 健全完善制度機制

檔案安全保障管理機制包含多個方面的內容，而盡快健全完善制度機制，是完善安全保障機制的必經之路。在傳統管理機制框架下，部分單位的檔案資料并未出現安全問題，但這并不意味著過去的管理制度在今天仍然有可行之處。在時代發展、社會進步的情況下，信息化技術正在檔案資料管理當中發揮越來越大的作用，過去的管理制度、管理理念的落后性逐漸凸顯出來，很可能給檔案安全管理帶來不可挽回的負面影響。因此，在今后的工作中，檔案管理人員務必須要以保證檔案安全為根本性原則，對過去的管理制度進行分析，明確舊制度與新形勢的沖突點，找出傳統管理制度的不足之處，并以針對性措施完善檔案管理制度，加強檔案信息全過程管理工作。另外，為了切實提升檔案安全性，應在檔案成型后期加強審查，對檔案內容進行反復核對，避免檔案信息失真等一系列問題。同時，要盡可能提升檔案資料保存管理水平，對紙質檔案的保存環境進行嚴格把控，避免紙質檔案破損、受潮等，對電子檔案進行層層加密、利用身份密鑰避免檔案信息泄露。一旦出現檔案資料安全問題，應第一時間向上申報并進行處理，不能為了推脫責任就掩蓋問題，以免造成更加嚴重的檔案信息安全事故。

4 結語

在檔案事業得到越來越多關注的今天，很多單位的檔案管理工作已經初步取得了成效，在檔案信息化建設等方面有了長足進步，但是這并不意味著檔案管理已經完善。比如說，檔案信息的安全性時至今日也沒有得到妥善保障，檔案信息丟失、檔案信息錄入錯誤、檔案信息部分遺漏等問題比比皆是，這對于檔案管理而言無疑是一個重大漏洞。為解決上述問題，可采取措施構建檔案安全保障管理機制，確保檔案信息安全性，使之在應用中發揮更大作用。