醫院檔案管理的6S精細化管理實施分析

劉 筠

（天津市第三中心醫院分院，天津 300000）

6S精細化管理方法起源于國外，到了21世紀，6S精細化管理方法開始得到廣泛應用。該項管理方法能夠使管理工作更加規范化、制度化，因此，醫院檔案管理工作也引進了6S精細化管理方法。

1 醫院檔案管理的重要作用

1.1 有利于推動醫院發展

醫院檔案包括基建檔案、后勤檔案、醫療檔案、重大病例檔案等多種檔案，這些檔案資料可以說涵蓋了醫院的各項工作，也推動著各項工作的有序進行，若醫院檔案管理工作無法有效落實，就會影響著醫院其他工作的進行，進而影響著醫院的發展，醫院檔案管理工作包括及時的收集和整理資料文件、存儲文件等，在醫院其他工作需要時及時的提供檔案資料，檔案的完整性以及有效性進一步推動著醫院的整體發展。

1.2 有利于推動醫院文化建設

醫院檔案室是檔案管理工作的主要地點，檔案室包含了大量的資料，其中也包括醫院的發展歷史以及發展理念等，醫院的工作人員可以通過檔案資料來了解醫院，并建設特色的醫院文化，醫院檔案管理工作可以間接為工作人員營造良好的工作氛圍，提高醫務人員的服務意識，進一步推動醫院文化建設。

2 6S精細化檔案管理分析

6S精細化管理理念是新時代發展出的一種現代化管理理念，它是基于5S管理理念進化而來，具有持久性、美觀性以及效率化的特點，其管理的對象包括人、事、物三種，而將6S精細化管理理念運用到檔案管理當中，就是將檔案作為管理對象，其管理包括整理、整頓、清掃、清潔、素養以及安全等六項內容。6S精細化管理使得管理更加科學性和高效性，進一步實現了規范管理，這種管理方法在當今的各個領域都被廣泛應用，在醫院檔案管理中運用6S精細化管理理念，可以有效推動醫院檔案管理工作的規范化發展，使得醫院檔案管理的管理水平得到提升，提高醫院檔案管理工作效率，進而推動著醫院各項工作的開展。

3 醫院檔案管理的6S精細化管理實施

3.1 醫院檔案管理的整理工作

6S檔案管理內容中的整理要素在醫院檔案管理中的應用十分重要，醫院檔案管理的整理工作主要是負責將檔案進行有用檔案和無用檔案的劃分整理，按照檔案的價值將醫院檔案進行合理化的分類，然后將有價值的檔案文件進行科學的保管和儲存，無價值的檔案進行清除，進一步節約醫院檔案管理的空間，使得檔案管理工作更加有序簡潔，形成規范性的檔案管理。醫院的檔案具有檔案信息量大、檔案來源途徑多、檔案種類復雜以及檔案整理雜亂的特征，因此，醫院檔案整理工作十分困難，其工作量巨大給檔案管理人員帶來許多負擔，而利用6S精細化檔案管理措施，可以將醫院檔案進行合理化的分類，提取檔案文件中的精華進行保留，將無價值的粗糙文件進行刪除，不僅減輕了檔案管理的負擔，還使得醫院檔案的后續使用更加方便。例如，若醫院按照6S精細化管理流程進行檔案管理，可以將醫院檔案分為機關下發文件檔案、醫療技術檔案、醫院重要檔案、基建文件、科研文件以及醫療設備文件等，這種分類整理方式為醫院文件使用工作提供了方便，進一步規范了醫院的檔案管理。

3.2 醫院檔案管理的整頓工作

整頓也是6S精細化管理的一種措施，在醫院檔案管理中實施整頓措施，其具體應用為將整理好的醫院檔案并進行歸置，按照其檔案分類的不同做好標記，同時，不同分類的檔案存儲位置也不同，應當合理化儲存檔案，歸檔工作還要由不同的部門進行整頓。例如，在某醫院檔案管理過程中，醫院財務部門的檔案資料由醫院的財務管理人員進行收集整頓，并在財務部門進行存檔；醫院人力資源相關資料檔案由人力資源管理人員進行收集整頓，然后上交到醫院檔案室進行統一存檔；醫院各科室辦公室所產生的檔案資料，由辦公室的工作人員進行檔案的收集整頓，并統一交到醫院檔案室進行存檔；醫院經營項目相關資料以及重大病例資料等，由醫院的經營部進行存檔；醫院醫療部門所產生的資料由醫療部門進行整理，并交到醫院檔案室進行存檔；醫院后勤部所產生的資料由后勤部門進行整理，然后交到醫院檔案室進行存檔。在檔案存檔的過程中，負責相應檔案整頓的工作人員要嚴格按照資料時間以及資料類型做好標記，還要保證頁碼順序正確，每一頁都要做好編號，由部門負責人簽字后存放在指定位置。

3.3 醫院檔案管理的清掃工作

在醫院檔案管理中運用6S精細化管理理念的清掃理念，其清掃工作就是對檔案整理區域及存檔區域進行清掃，清掃工作的主要職能是保障醫院檔案能夠整潔存放，避免檔案因環境的影響而損壞，對檔案起到了一個保護的作用。要做好檔案的清掃工作就要制定合理化的衛生管理制度，保證檔案管理人員做好檔案整理和存儲地區的清掃工作，落實各類型檔案歸檔部門的職責。例如，醫院可以設置每周對檔案進行一次簡單的清掃工作，主要是使用紫外線對醫院檔案進行清掃，然后再安排每個月進行一次大范圍的清掃工作，大范圍的清掃就是對整個檔案室進行清掃，不能夠遺漏每一處死角，清掃結束以后還要對檔案室的空氣濕度和溫度進行測量，適當進行通風工作，保證室內溫度適合儲存檔案，通常情況下，溫度在14到24攝氏度之間是適合存儲檔案的溫度，空氣濕度保持在50%左右較為合適，檔案室內地面不可有積水，檔案室除了檔案以外不可存儲其他雜物，確保檔案管理環境符合標準，才能夠進一步做好檔案管理工作。

3.4 醫院檔案管理的清潔工作

在6S精細化管理理念當中，醫院檔案管理的清潔工作是將醫院檔案的整理、整頓以及清掃工作制度化的一項工作，即制定科學合理的工作制度來保障三項工作的有序進行。例如，為了保證檔案管理存儲的有序進行，可以擴建醫院檔案室，并劃分出幾個不同的區域，將不同類型的檔案進行合理化分區管理；不斷完善醫院檔案室的設施，如消防設施、掃描儀、紫外線消毒設施、殺蟲劑以及防盜設施等，保障檔案的安全和規范管理；在天氣出現變化時，如出現降雨天氣等，要對檔案室的溫度和濕度進行控制，避免因環境潮濕造成檔案文件的損壞；在醫院放長假之前，一定要嚴格檢查檔案室環境的各項指標，還要注意切斷電源、關好門窗，檔案室的要鑰匙應當由專門人員進行管理，避免檔案丟失；檔案管理人員在日常工作時，一定要按照規章制度來進行操作，避免因操作不規范造成檔案文件的損壞或缺失。

3.5 培養檔案管理人員的素養

良好的素養也是6S精細化管理的準則之一，在醫院檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員十分關鍵，檔案管理工作人員的技術水平和工作態度直接影響著醫院檔案管理工作的質量，也是保障檔案管理各項工作能夠落實的前提條件。因此，要進一步培養醫院檔案管理人員的綜合素養。例如，邀請專業性強的醫院檔案管理人才來為本醫院的檔案管理工作人員進行培訓，培訓主要從幾個方面進行：一是要讓醫院檔案管理工作人員認識到該項工作的重要意義，了解醫院檔案管理的相關政策和法律，進一步端正醫院檔案管理工作人員的工作態度；二是結合醫院檔案管理的工作案例，培訓檔案管理工作人員的理論知識以及實踐技術；三是向醫院檔案管理工作人員傳授工作經驗，并強調檔案管理的各項技術要點，進一步提高醫院檔案管理工作人員的技術水平，使得醫院檔案管理工作更加系統化、科學化。

3.6 醫院檔案管理的安全工作

基于6S精細化管理理念的安全管理，在醫院檔案管理中進行安全工作，保障醫院檔案的安全。隨著時代的發展，醫院檔案文件的載體從紙質版文件逐漸轉換為電子版檔案文件，目前醫院的檔案文件是兩種形式共存的狀態，因此，醫院檔案管理的安全工作也應當進一步優化。醫院應當根據不同載體檔案文件的特點進行安全管理，針對性開展相應工作，避免檔案文件丟失或錯亂。例如，對于紙質版檔案文件的安全管理，就是要做好防火、防潮、防蟲以及防盜工作，防火工作就是要注意檔案室的溫度情況、可燃物情況等，檔案室的溫度不宜過高也不可存放其他物品，尤其是可燃物品；防潮工作就是要注意檔案室的空氣濕度，以及地面積水情況，在進行檔案室清掃工作時，一定要保證地面無殘留積水；防蟲就是要在春夏的多蟲季節進行殺蟲工作，防止蟲子啃食檔案；防盜工作就是定期核對檔案，每次存檔與使用檔案過后還要將檔案室鎖好，防止檔案丟失。對于電子版檔案文件的安全管理，主要是進行防火墻的安裝，使用360等殺毒軟件定期進行殺毒，防止不法分子從電腦中盜取醫院檔案，進一步提高醫院檔案管理的安全性。

4 結論

綜上所述，醫院檔案管理的6S精細化管理進一步推動了醫院的整體發展以及醫院文化建設。由本文分析可知，醫院檔案管理的6S精細化管理實施包括：醫院檔案管理的整理工作、醫院檔案管理的整頓工作、醫院檔案管理的清掃工作、醫院檔案管理的清潔工作、培養檔案管理人員的素養、醫院檔案管理的安全工作。