事業單位檔案歸檔文件整理方法

賴慶梅

（黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣婦女兒童工作委員會辦公室，黑龍江 大慶 166200）

新時期，為了全面加強事業單位檔案歸檔文件整理水平，作為檔案管理工作人員，要重視結合檔案管理工作實際，科學的制定更加完善的檔案管理模式，從而進一步加強檔案管理工作能力，以更好地為檔案管理工作開展提供有效保證。下面結合具體工作實際，科學的對事業單位檔案歸檔文件整理工作進行實踐研究。

1 事業單位檔案歸檔文件整理的必要性

伴隨我國科學技術水平的持續發展，互聯網技術成為幫助各行各業發展的重要媒介，對事業單位而言，加強信息化的檔案管理工作勢在必行，其信息化的檔案管理成效與其工作質量有著直接的關聯，針對信息文件檔案整理的方法，主要有以下價值：首先，針對我國的基本國情實際情況來看，事業單位的發展大環境非常樂觀，伴隨我國經濟產業的持續發展，事業單位的各種文件起到了關鍵性的作用，事業單位為了更好實現發展和進步，歷史資料的搜尋是必不可少的重要步驟，通過對文檔的信息化整理，能夠快速、及時地保證資料搜尋，并且最大程度上確保資料的安全、穩定存儲。其次，事業單位的文件整理工作，是其檔案管理部門平日最為主要的工作內容之一，與其整個部門的協同發展存在密切的聯系，做好高效率的文檔整理工作，能夠帶動其后續的產業或工作持續發展。

2 事業單位檔案歸檔文件整理方法

2.1 科學的進行文件裝訂

在我國信息化的時代發展訴求下，檔案文件是事業單位最為主要的資源內容之一，歸檔文件工作也是檔案管理部門的核心任務，能夠確保相關工作資料的完整性同時，歸檔文件最為重要的一項舉措，即為形成系統性、覆蓋整個單位的材料特點，確保不同材料之間保持其相應的特征同時，還能夠分別進行區分和使用，對此相應技術人員就需要做好文件裝訂的工作，主要分為如下幾個步驟：首先，在進行文件管理工作的時候，預先就需要明確文件的類別為歸檔或不歸檔兩類，并且根據其范圍，確定文件的重要性。其次，在文檔入冊裝訂之前，需要對不同的文檔做好篩選和分析的工作，將已經破損、殘缺的文件進行修復，多加保護已經形變的文件，針對超長文件可采用適度折疊的方式，并且去除文檔中易腐蝕的金屬物。再次，任何文件在進行裝訂的時候，都需要保證文件的完整性，選擇每一個文件相互配套的保護文件夾。最后，在進行文件統一裝訂的時候，也要以“件”為最小統計單位，確保相同類別的文件能夠被統一處理，從而保證最為高效有序的裝訂順序。

2.2 加強文件分類管理

文件分類也是當下事業單位檔案管理部門對文件處理的重要步驟，對文件而言僅僅做好保存是不夠的，為了便于后續的使用就需要在其整理的過程中做好分類，幫助在使用的時候節省尋找資料的時間。所謂的文件分類，顧名思義就是對所有的文件進行統一標準的特征篩選，并根據其特點做好分類，目前主要的歸檔文件分類方式為：為了進一步分析當下事業單位的文件分類方法或分類依據，就需要從事業單位的工作性質和工作內容做入手，對其平日的作業內容有一個良好的分析基礎上，再進行分類。當前事業單位中主要應用的歸檔文件分類方法有年度分類法、機構分類法、問題分類法和年度-機構-保管期限分類法，合適的分類方法將大大的提升事業單位檔案的管理效果；其次，為了更好加強分類的效果以及后續使用、尋找的便利程度，檔案管理部門就需要定向分析進行檔案類別的甄別，選擇最為契合的分類方式，并將分類的方法告知給檔案管理部門的職能人員，使得文件的安放與處置都契合相應的規律，真正意義上實現標準化管理的模式。最后，檔案管理的工作并非一成不變的，相關的職能人員要積極主動地迎合事業單位的工作轉變和優化，對檔案管理的方式方法進行調整和完善，力求達到最佳的檔案使用效果。

2.3 明確文件保管期限

針對事業單位平日的實際情況來看，針對檔案進行分類、分析和匯總的基礎上，還需要結合其內容以及對平日工作的價值和意義出發，對其使用的期限有一個明確的排查，結合過往的經驗來看，保管的期限主要由如下決定：首先，事業單位要結合檔案本身的性質出發，根據平日的工作方法，制定專門的檔案保管手冊，并根據檔案的重要性及其內容的設置，確定其最終的保管期限。其次，事業單位目前已有的檔案經驗來看，主要被劃分為永久與定期兩類，永久型的文件大多是對事業單位的平日發展和歷史面貌做出闡述。而這些文件的價值在于，能夠對事業單位本身，乃至國家和社會的研究有著極大的深度價值，隸屬于事業單位最為核心的文件之一，必須深度保障文獻的安全。而定期保管的文件其時間大多為10年或30年。文件的內容也大多以平日事業單位的常規工作進行分析，有一定的可利用價值。在現代化的文件處理分類上，也要參考文件的保管期限進行考慮，選擇合理的保存方式。

2.4 重視文件編號及存放

針對事業單位的實際使用情況來看，為了更為高效率地使用不同的文件，還需要加強一定的編號工作，并根據編號來確定文件的性質和類別，為其高效使用奠定基礎。首先，對事業單位檔案歸檔文件進行編號，應該以“件”為基本單位，根據歸檔文件的不同類別，在歸檔文件系統中建立代表性的符號標識，并將該標識在歸檔文件上進行注明，使歸檔文件在歸檔文件系統中的位置得以明確；其次，為了在原有的基礎上切實進一步推動文件使用的效果和效率，在文件編號的時候也要遵循歸類的方案進行，統一明確保管期限內文件的分類方法和守則，流水行編號大多是常見的事業單位手法，能夠幫助文件標號的效率進一步提升。最后，在歸類的文檔編號確定后，再進行有規律地分類存放在合理位置，達到最佳的使用成效。

3 結束語

綜上所述，事業單位進行檔案文件整理過程中要遵循相應的原則，不同的檔案管理過程要依據特定的原則進行分類存儲，同時，管理人員也需要不斷完善存儲方法和流程，增強自身的學習能力，做到與時俱進的同時，按照目前的時代發展形勢和趨勢，完善檔案管理模式和方法，使事業單位的檔案歸檔文件整理流程更加完善，并逐步形成科學化、系統化的檔案歸檔文件整理體系。