企業檔案管理系統的設計與實現

孫麗華

（山東港口煙臺港聯合通用公司，山東 煙臺 264006）

在國有企業人力資源業務中，人事統計管理占有重要地位，對整個業務有著決定性的影響。在日常業務中，員工薪酬管理系統的重要價值在于統一識別數據和信息，提高整體工作效率。要提高現代國有企業的管理水平和工資水平，提高整體協調性，最終提升工作效率。

1 國有企業檔案管理現狀

1.1 對企業檔案管理工作重要性認識不足

重視人才管理統計，保證國有企業長期穩定發展，是做好國有企業工作的關鍵。在國有企業的經營管理過程中，必須對其進行合理的組織結構調整，以減少不合理的人員結構帶來的風險。以此為基礎，對國企企業檔案管理工作數據進行統計分析，可以為國企企業檔案管理工作的定位提供很大的參考價值，同時也可以發現過去和現在企業管理中存在的不合理性。不合理的人員結構是影響國有企業風險管理的重要因素之一。國企是保障人民生命財產安全和穩定發展的重要基礎設施。但目前國有企業檔案管理中還存在不少問題。一些企業的管理體制不適應企業檔案管理工作中出現的問題，企業檔案管理工作是為了減少人事變動的風險。國有企業經營混亂是其正常經營過程中的致命問題。企業很容易失去市場份額，利潤微乎其微，從而引發企業危機。

1.2 企業檔案管理統計工作硬件設施落后

強化安全管理，強化員工檔案技術防范。目前國有企業基本都設立了專門的后備管理室，而據調查，閱覽室和食品室往往是混雜的。有很多不同類型的工作場所、辦公室、儲藏室和閱覽室，沒有能夠對員工的監視設備進行精確管理。本機房尚未安裝掃描裝置、溫度濕度計、換氣裝置等設備，不能為服務器提供良好的運行環境。以個人任職經歷制作的干部檔案，在收集、分類、查閱等方面的使用也不盡相同。文秘工作，特別是文秘人員，涉及干部的調動。更改政策文件要求，使收集到的原始文件材料嚴重損壞。要使檔案原始資料得到更好的保護，加強干部管理信息化建設，人事檔案必須實現數字化。歸檔工作數字化是檔案信息化建設的基礎。目前國有企業檔案普遍沒有實現數字化，傳統的企業檔案管理方式已經不能適應形勢發展的需要。

1.3 企業檔案管理統計人員水平較低

一些國有企業由于缺乏人力資源統計管理隊伍的及時更新，使得部分企業人力資源管理人員操作能力薄弱，難以高水平地開展人力資源管理工作。他們不能意識到處理國企人事問題的重要性。另外，數據統計和數據分析能力對員工管理也有重要影響。國有企業檔案管理的矛盾主要表現在理論知識和實際操作上。管理者缺乏理論知識和處理信息的經驗。所以，國有企業信息化的主要問題是工作人員素質參差不齊，人員管理不夠精確化。信息技術人才管理工作難以實施，評價管理業務無法有效發揮作用。

2 優化國有企業檔案管理統計信息化建設的策略

2.1 完善人事檔案的應用流程

數據集成和策略分析是實現企業文檔管理的兩個關鍵。人力資源管理政策分析水平的高低是人力資源管理水平的保證。要想提高國有企業風險評估的效率，優秀的人力資源管理和統計人員必須具備出色的數據統計和分析能力。國有企業要確保檔案管理的效率，就必須為內部信息平臺硬件系統的建設與升級提供充足的經費保障。利用計算機進行過程管理優勢明顯。文獻借閱歸檔的管理過程，就是文獻借閱歸檔的管理過程。利用這些流程可以最大化安全性，使文件管理變得更加安全和快速，并進入了文件管理的新階段。同時也要適應企業檔案管理的需要。為了提高工作效率，充分發揮人的聰明才智，使企業技術創新的文獻資源成為企業技術創新的動力之一，還應在過程管理中采用檔案工作方法。建立健全國有企業人事管理監督機制，定期對國有企業人事管理工作進行檢查，保證企業檔案管理工作的有效性。人才庫的有效利用主要包括以下內容：第一，及時收集整理人員的信息。如由國有企業監管機構根據員工的需求，確定考核結果，管理者所需的信息按具體標準處理。第二，每年年底前對國有企業職工進行考核，考核內容包括個人情況、學歷、職責、工資等，并將考核結果向社會公布。工作過程，按照規定形成的管理體系，這些是必要的。對此，應加強領導評價空間的劃分，體現正確的責任評價觀念。

2.2 提升企業檔案管理統計工作人員自身素質

通過分析可以看出，理論知識和實踐經驗是有差距的。員工具有豐富的管理經驗，但面對新的政策，他們不能正確地完成國家企業檔案管理統計工作，無法對其工作效率進行考核。許多年輕的企業文檔管理人員了解新政策，掌握信息平臺的操作能力，能夠對企業文檔管理統計數據進行合理分析，但缺乏實踐經驗。所以，企業文檔管理中的一些問題還沒有得到 很好的解決，甚至在理論上也沒有得到重視。也就是說，高層對新戰略缺乏理解和運用，對新戰略、新模式缺乏了解，以及缺乏國有企業風險評估的經驗。兩個都不同。這樣就造成了人員管理的低效。因此，迫切需要提高國有企業經營者的整體素質，解決目前分散經營的矛盾。在當前形勢下，老員工的經驗應充分發揮自己的優勢，結合年輕員工的風險承受能力，進行經驗交流，并定期組建一個團隊，以提高風險承受能力。

2.3 健全硬件管理設備

領導干部要樹立“檔案是信息資源”的觀念，增強檔案信息工作的責任感；伴隨著產業結構的調整和優化，企業的技術含量、品種全面提升，由生產前的單一品種向生產中的多品種轉變。文獻管理工作要實現科學管理，就必須轉變觀念，以獨立、開放的方式保存文獻資料。要采取有效措施，加大對信息化建設的投入。要主動咨詢生產現場相關技術人員，熟悉工藝，理解工藝資料的內涵和保存。為全面提升信息服務人員數據工作水平，相關職能部門應開發相關系統，實現數據信息服務，規范流程。在數據信息建設中，人才是關鍵，人才隊伍建設是穩定、可持續發展的基礎。由于系統嚴格的時間限制，使信息安全管理更加安全，能有效地防止信息泄露。當前，我國國企人事信息管理平臺正在逐步完善。今后將加大對國有企業的投資力度，增加設備，引進先進技術，成功搭建統一人事信息管理平臺。保證資料檔案的保密與安全。本系統采用網絡簡化、協議接口管理、服務器硬件維護等方式，并與國企人事統計員系統相結合，構建了一個穩定的系統。檔案服務的有效性問題要從根本上解決，必須采用現代化的技術手段。加強現代辦公及新技術在檔案管理中的應用，充分認識到檔案工作的重要性，是信息化建設的客觀要求和必然趨勢。

3 結語

為提高我國國有企業的經濟活力，在保證企業運營正常的前提下，對國有企業的企業檔案管理統計平臺進行優化升級是十分必要的。該系統能夠切實提升企業的運營效率及支持進行人員管理優化。