基層單位檔案安全管理措施

牟仙仙

（黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣檔案館，黑龍江 大慶 166220）

通過開展基層檔案管理研究，利于制定更加完善的檔案管理模式，從而加強檔案安全管理水平。作為檔案管理工作人員，要重視結合檔案管理工作實際，科學的研究更加高效的檔案安全管理方案，從而實現檔案管理的有效性。下面結合實踐研究，從多方面對檔案安全管理工作如何開展進行分析。

1 新形勢下檔案安全管理中出現的問題

1.1 檔案管理中的保管問題

在檔案管理中，信息化的模式給管理帶來了很多的便利，有效減少了紙質檔案的損壞，還避免了場地的浪費。但是，有利就會有弊，信息化管理對技術人員的要求較高，如果技術操作不當，只利用檔案的備份，或是平時的殺毒，而不做其他方面的保護，檔案的保管就可能產生不安全的因素。而對于檔案管理人員而言，遇到緊急情況，如果沒有采取相應的方法處理，就會由于操作不當給檔案帶來不必要的損害。

1.2 檔案管理中的查閱問題

有的檔案管理人員只是單方面的對檔案保存比較重視，在調取檔案，查閱程序等環節，沒有比較完善的流程，或者說缺少簡潔化查閱形式，致使不規范查閱程序的出現，以此讓檔案存放的安全性不斷降低。除此之外，有的管理人員，完成檔案的查閱以后，隨意的存放，沒有把相關的資料放在原來的位置，以至于檔案的風險問題始終都有，這樣對于信息的合理化使用也沒有好處。

2 制定并完善檔案管理制度和應急預案

2.1 制定并完善檔案管理制度

基層單位應該依據檔案管理的法律法規，制定安全管理檔案的管理制度，并不斷加以完善，這是確保檔案安全管理的主要因素。同時，也要加強檔案保密和檔案保管的雙重制度，進一步確定責任體系，確保每一個檔案管理的環節都有專人負責，從而保證檔案安全管理的順利進行。

2.2 制定檔案安全管理應急預案

為了避免發生災難性事件，造成檔案被損壞的情況，需要建立防災檔案管理的規范，重點落實環境風險、人為風險、日常災難，自然災害等方面的規范，進而預防突發事件帶來的檔案損害。在檔案安全管理的過程中，不要只重視手段，需要以預防為主，更要遵循防治結合的基本原則，有效建立檔案安全管理的應急性預案，然后在學習中貫徹執行應急預案。最后，還要讓檔案管理人員不斷強化應急的意識，在合理的范圍內開展檔案安全管理的演練，有利于在遇到真正問題時能夠從容對待，不產生慌亂的心理，這樣才能把檔案管理的損失降到最低，更好的維護檔案信息的安全性。

3 檔案信息保密措施

3.1 做好檔案保密工作

檔案管理人員，該職業具有特殊性，知道的機密比較多，是檔案信息安全保護的主要負責人。為此，作為檔案管理人員，不僅要有責任心，更要有良好的職業道德修養。在參加社會的活動中，檔案管理人員不能放松，要時刻保持著警惕心，切勿在不經意間泄露沒有公開的加密型密級檔案。

密級檔案在檔案信息管理中是最重要的一項內容。若是在長期保存中，沒有應用過，成了無用的檔案，在檔案保密的價值上就喪失了，所以要嚴格執行保密法規，并合理化的應用起來，從而推動檔案事業的繼續發展。

3.2 檔案信息化管理方式

在信息技術的發展下，檔案信息化的發展速度逐漸加快，而且在信息管理的時候，高新技術得到了很好的應用。比如，數字化檔案管理，使電子檔案形成，其安全性在某種程度上有風險。但是，只要能夠嚴格做好檔案信息化的管理，勢必能讓檔案管理的能力和應用的水平得到全面提高。

一個檔案管理的機構，需要積極把先進的技術引入進來，從現有管理系統中分析，依據目的性的不同，對形成的檔案信息內容實施規范化的管理，從而讓檔案管理工作的整體質量得到一定程度的提高。進行檔案信息管理的時候，負責的管理人員要堅持自己的職業道德，以及保持好的工作態度，遵守法律法規，對于檔案系統不同用戶操作的權限要嚴格執行，杜絕不當的操作行為。除此之外，要把檔案保密和檔案應用的關系處理好，確保檔案的安全與完整，進而使檔案信息化管理水平得到提高，加強信息的應用率，為檔案用戶提供更好的服務。

電子檔案載體的多樣性特點，促使檔案信息的安全性要得到保障，檔案管理人員需要使用密碼訪問控制，以及應用防火墻手段來干預。為了讓電子檔案的保存價值得到提升，需要用其它的設備，把電子檔案信息進行備份，從而有利于用軟件閱讀。要想把檔案信息保密工作做好，需要把軟件管理，漏洞檢查等技術應用起來，確保網絡的安全，并應用先進化的科技，保證檔案信息的整體安全性。作為一名優秀的檔案管理人員，一定要根據計算機操作的流程來讓操作規范起來，接著再做檔案管理的二次審查，以免導致工作上的失誤。

3.3 加強培訓教育，定期安全檢查

為了讓檔案安全保管的需要得到充分的滿足，一定要針對檔案管理人員做好專業的培訓，幫助兼職檔案人員鞏固基礎知識，并讓全體檔案管理人員接受安全保護的培訓。第一，傳授新技術，以及新方法的有效性應用。第二，在不斷溝通，交流中產生新的啟發后，再研究影響檔案安全的原因，進而讓檔案安全保護的科研能力得到不斷增強。第三，檔案安全檢查制度要定期開展。全面檢查檔案的庫房，檔案的應用場所、消毒室、防火滅火系統，防盜報警系統等方面，如果發現有問題不要拖延，要立即進行調整。第四，每周檢查庫區環境登記，檢查溫濕監測登記，這就需要建立一個相應的制度，進而對設備的運行情況做有效的檢查。第五，負責值班的檔案管理人員要每天檢查庫房的外圍安全，在放假期間要全面排查檔案庫房的安全防范方法。總體而言，檔案安全性的檢查，要及早發現安全的隱患，并以最快的速度排除，讓不安全的因素在萌芽期就被控制，以此確保檔案能夠在安全的環境中被保管。

4 結束語

總之，檔案安全管理工作的開展提高了檔案利用效率，利于 有效的維護檔案信息安全。通過實踐研究過程，應該加強基層檔案管理工作水平，通過構建更加科學的信息化管理體系，提高檔案安全管理能力，因此，工作人員要迎合時代發展，不斷采取更加完善的管理對策，以更好地為基層檔案安全管理工作開展提供有效保證。