事業單位檔案管理優化路徑

張洪達

（中共杜爾伯特蒙古族自治縣委政法委員會，黑龍江 大慶 166200）

在事業單位中有效的加強檔案管理水平是必要的，通過科學的開展檔案管理工作，提高了事業單位檔案管理質量。因此，作為相關工作人員，要深入工作實際，有效的制定更加高效的管理模式，從而不斷優化檔案管理工作，以更好地推進事業單位各項工作可持續發展，下面具體分析。

1 事業單位檔案管理工作的意義

事業單位開展檔案管理工作有著極其重要的意義，所以必須要努力落實好。第一，事業單位檔案資料的管理要注重科學化，這樣才能有利于提高事業單位的工作效率。同時，檔案資料還可以為人民帶來更為優質的服務。第二，檔案資料管理的科學化，完善化可以幫助事業單位領導做決策，并且還可以通過檔案了解工作人員的多方面信息。第三，事業單位的記錄，檔案資料的保存都可以通過科學與完善的檔案管理來實現。檔案管理可以讓社會增強對于事業單位發展的了解以及實際的運營情況。另外，可同相關單位進行合作，進一步促進事業單位的持續發展，并全面提高社會的經濟效益。

2 加強事業單位檔案管理的有效策略

2.1 提高思想重視度，強化人員培養

事業單位檔案管理的加強不能只是表面的說說，更多的要在行動上加以體現。行動起源于思想，先在思想上重視檔案管理，再依據事業單位的實際情況，把檔案管理這件事重視起來。第一，目前，事業單位需要在檔案管理人員教育方面下功夫，并運用較為先進化的經驗，讓管理人員的積極性得到全面提高，從而加強對于檔案管理人員的培訓工作。與此同時，還應該在管理體系上加以改變，不斷建立健全的管理體系，從而保證能夠充分滿足事業單位檔案管理的需要。第二，要想加強對于檔案管理人員的能力培養，一定要定期做好培訓工作，完善檔案管理的基本流程，進而讓事業單位檔案管理工作效率得到全面性的提高。第三，檔案人才考核機制的有效性建立。對專業人才的考核，目的是提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質。第四，不斷優化檔案管理的形式，確保整個檔案管理部門可以充分滿足社會需要，推動事業單位的未來發展。

2.2 創新管理機制和優化提升檔案管理能力

檔案管理工作在事業單位開展的時候，完善的管理機制能夠確保工作的效率。所以，必須在檔案信息管理機上加以有效創新，合理增加科學技術方面的規章制度。作為檔案管理部門，應該在檔案管理上不斷加以更新，并應用檔案管理的現代化系統，有效結合發展，不斷完善當前的檔案管理制度，從而構建出適合事業單位的檔案管理模式，確實整體提高檔案管理的效率。每一個事業單位所擁有的職能都不同，如果在工作開展的時候，只是圍繞信息化檔案管理系統進行，可能效果也會受到影響，因為可能不完全適合所有事業單位的情況。對此，事業單位必須創新檔案管理制度，為今后的持續發展提供參考。除此之外，規章制度要簡單明了，這樣能夠給檔案管理工作的開展帶來方便。

管理是原則的體現，更是規矩的制定。在事業單位檔案管理工作的過程中，管理人員要在管理機制上加強創新，并利用有效的管理制度，讓檔案管理的水平得到整體性提高。檔案管理人員必須采用標準的檔案管理流程，根據當前的管理現狀，讓領導建立標準的檔案資料，并在平時的管理制度中確定好分工，再對整體的管理目標做細致化的分解，進而采用適合的方法進行操作。與此同時，需要不斷優化檔案資源，并實現檔案資源信息的共享，也就是說通過網絡查詢就可以查到需要的檔案資料內容。基于此，要想讓檔案資料管理更加體現人性化的特征，管理制度上需要應用先進的科學技術，檔案資料才能實現無紙化的應用和查詢。另外，還需要制度配套的管理機制和方法，為事業單位檔案標準化管理，規范化管理創造機會。

2.3 優化和改進事業單位檔案管理方式

當前，迎合新形式的發展，需要讓檔案管理的信息化建設不斷增強。第一，建立檔案管理制度時需要落實先進的管理機制，切實讓檔案管理能力得到本質上的提高，所以 要不斷的加以改進，逐步實現檔案管理的現代化建設。第二，依據事業單位檔案信息化建設的實際需要，在檔案管理上注重標準化，并搭建信優質的息化系統平臺。第三，以現實情況為依據，制定網絡信息安全管理的機制，并在檔案管理上堅持依法而行，為建設完善的信息化檔案提供有力的保證。第四，進一步制定相應的標準，比如網絡整理標準，標引和檢索的標準等，進而形成檔案管理信息化的一致性規范。第五，事業單位的檔案要采取自動化的形式，不斷增加館藏數字化的有效建設，從而促使檔案資料能夠得到合理化的應用。

電子檔案是當前檔案管理的發展趨勢，事業單位在實際應用上有一些事項必須要注意。第一，電子檔案的范圍很廣，在傳播和擴展上很快速，而且在實際工作發展中，事業單位的信息檔案會越來越多。一些電子檔案的保存形式基本上都會聯網，實施網絡化的管理，這就比較容易產生網絡安全的問題。為此，事業單位要注意預防單位檔案系統的病毒，網絡黑客的侵襲，進而讓檔案的安全得到保障。第二，進行事業單位檔案的管理時，生成的電子檔案管理還不夠規范，草稿類的文件基本上都是很快就消失，致使事業單位的電子檔案和紙質檔案之間管理形成不統一的問題，也致使一份紙質檔案與電子檔案分離，查找起來不是很方便，嚴重影響了電子檔案的完整性，進而也讓檔案的真實性受到了限制。第三，管理平臺成功與否，重點就在于檔案數據的質量，必須保證錄入電腦的數據準確，完整。第四，事業單位的檔案資料，需要建立應用審核的制度，進行數據信息輸入的時候要審核好數據信息，通過認真校對以后再進行輸入。第五，事業單位檔案資料的應用效果要不斷提高，因為電子檔案不固定，所以實踐的時候要嚴格制定相應的管理制度，以此確保檔案資料管理工作的信息化，進而讓檔案資料的實用性價值得以充分的體現。

3 結束語

總之，事業單位檔案管理工作的有效開展，為事業單位相關工作開展提供了有效保證。作為檔案管理工作人員，要不斷加強專業能力，要重視優化管理模式，從而實現檔案現代化管理。通過實踐分析，在有效的探索如何開展事業單位檔案管理工作過程，要結合單位實際，不斷采取更加完善的管理方式，以進一步加強檔案管理研究水平。