高等教育實踐教學檔案建設和管理

邵海麗

（青海大學醫學院，青海 西寧 810001）

我國高校各院系是從事教學實踐活動的主體，院系教學檔案是各院系在教學工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料。院系教學檔案來自教師和學生的教與學工作，貫穿于教學單位的教學、管理及其一切實踐活動，記錄了院系教學管理和教學實踐活動的內容、方法、途徑和效果。是第一手資料，是教學工作的真實記錄，是重要的信息資源和歷史憑證。院系實踐教學檔案是高校教學檔案的基礎，體現了高校的辦學理念和辦學思路，是衡量高校辦學水平的重要依據。院系實踐教學檔案的建設與管理是否科學、規范，將直接影響到高校教學工作的成效。在中國現行的高等教育體制中，理論教學一直得到充分重視，而實踐教學卻被淡化，重理論而輕實踐的高校學風很嚴重，并引起一系列的社會對應性脫節現象。本人身處高校，對此種現象十分擔憂。實踐教學是一個系統，本文就青海省實踐教學中的檔案建立及其管理存在的問題以及原因進行分析，并提出相應的對策。

1 如何構建實踐教學檔案

1）實踐教學檔案建立之必要。院系教學檔案應該是系統的、有序的院系教學、管理活動記錄。院系教學檔案的來源非常廣泛，內容極為豐富。其來源不僅有上級領導部門、本校主管部門、本院系各單位，而且還來源于廣大師生員工。其內容不僅包括我們平常所見到的教學計劃、課程表、教學任務書、教師教案、試卷、成績單等課堂教學與實踐教學產生的文件材料，而且還包括：教學綜合管理、學科與實驗建設、教材工作、學籍管理等材料。若要將院系實踐教學檔案建設得完整、系統、規范，我們應該從檔案的基礎工作做起，明確院系實踐教學檔案的構成，即歸檔范圍，認真開展收集整理工作，使之能全面地反映院系實踐教學工作的面貌。理論教學是對教育的繼承性的充分體現，而實踐教學是理論教學的延伸，是對所學理論的實證過程，更是應用過程，甚至是理論教學的目的。每一階段的實踐教學都是下一個階段教學的基礎，記錄實踐教學的基礎材料，實踐教學檔案的建立與健全就成為必要環節。因此，在高等教育體系中，實踐教學檔案的建立與管理是實現教育體系整性的必要條件。

2）實踐教學檔案之建立。鑒于每一個學科都具有其特殊性，因此，建議以學科為單位建立實踐教學檔案為適當，并且可分為不同階段、不同教學目的和不同實踐基地，分門別類地形成系統化的教學檔案體系，以便在教學工作中隨時調用，完成各教學階段的緊密銜接，促進理論教學與實踐教學之密切配合。

3）在建立實踐教學檔案的過程中，首先要根據理論教學的需求，對相應的實踐教學進行詳細的策劃，既要符合理論教學的要求，又要在實踐中發現問題、解決問題，實踐教學策劃書正是教學檔案保存之重點。其次，實踐教學的過程亦是存檔之必需。實踐教學的過程是理論的應用過程，也是發現問題、解決問題的過程。實踐教學指導教師必須詳實地記錄整個實踐過程，并把實踐教學中所發現的問題以及解決方法形成報告，存檔備案，以便在今后教學中作為借鑒。科學技術是第一生產力，但僅停留于理論階段的科學技術是不能產生任何社會效益的。只有將理論應用于實踐，才能發揮理論的作用。也只有把理論與實踐相結合的經驗傳承下來，才能完善和促進教育的發展。再次，每一次實踐教學都應形成相應的教學報告，以便教學管理部門掌握教學進程，及時修正教學中出現的問題，保證教學的完整性，保障教學任務的順利完成。

2 實踐教學檔案的意義

1）有利于實現高校教學檔案全面規范化、標準化管理。加強院系實踐教學檔案的建設與管理，促使院系級實踐教學檔案管理與學校教學檔案管理一同納入高校檔案工作日程，并從機制、制度、隊伍建設、檔案業務建設等方面給予保障，從而實現教學檔案全面規范化、標準化管理。

2）有利于增強各院系師生員工的檔案意識。院系實踐教學檔案是院系教學管理和教學實踐活動的真實記錄，客觀地反映了基層教學單位的教學質量和管理水平，是廣大師生員工智慧的結晶。在開展院系實踐教學檔案建設與管理這項工作中，院系的師生員工通過自己收集、整理在工作和學習中形成的文件材料，一步步建立起本院系的實踐教學檔案。這些實踐檔案通過開發和利用又服務于廣大師生員工、服務于院系的教學管理和教學實踐活動。在此過程中，有利于增強師生員工重視檔案、收集檔案和利用檔案的意識。

3）有利于提升高校檔案工作整體水平。首先，加強院系實踐教學檔案建設與管理，建立起院系級實踐教學檔案管理體系，不僅能夠發揮院系級教學檔案在高校本科教學評估與教學工作中的重要作用，同時，也是對高校檔案工作的補充和完善。其次，加強院系教實踐學檔案建設與管理，能夠明確各級檔案工作職責，充分調動和發揮部門的積極性、主動性和創造性，從人力物力上給予高校檔案工作大力的支持，夯實高校檔案的基礎工作。第三，加強院系實踐教學檔案建設與管理，大量產生于院系的教學檔案，由各院系規范化管理，不僅能夠減輕高校檔案部門的壓力，而且還能優化高校檔案館(室)的館藏，有利于開展檔案信息化建設。

3 實踐教學檔案的作用

1）從檔案管理角度來看，實踐教學檔案不同于其他類檔案，實踐檔案的管理更適合分散管理，即以學科為單位，建立分科管理檔案。但從教學體制的完整性來看，實踐教學檔案又必須有一定的集中管理。因此，教學管理部門，在建立學科管理的基礎之上，形成專門檔案管理制度，委派專人管理，并定期向各學科收取階段總結報告，集中存檔，以便為進一步教學提供詳細的資料。在制定教學計劃時，組織專家系統分析實踐教學檔案，提出合理化建議，完善教學體系。

2）實踐教學檔案的建立健全，是評價教學體制完善與否的標志。隨著高等院校教學質量評估制度的建立和評建工作的進一步深化，各學科對實踐教學的要求越來越高，實踐教學已經成為教育體制中不可缺省的部分，缺失實踐教學環節的教學是不完善的，沒有教學檔案的實踐教學是沒有歷史性、承接性和可持續發展的教學，更不能形成完整的教學體系。實踐教學檔案的健全與否，還是評價學校教學水平的標志。實踐教學檔案能直接反映出學校所培養的學生是否具備應用理論于實踐的能力，是否具有在實踐中發現問題、解決問題的能力，更深一層面可反映出學生是否具有創新能力，這些將影響學校所培養的人才能否滿足社會需要、就業程度等。

4 實踐教學檔案建設與管理中存在的問題

1）對院系教學檔案的建設與管理重視不夠，主要表現在兩個方面：一是長期以來許多高校的檔案管理工作只重視對學校層面教學檔案的建設與管理，也就是只重視對反映學校基本歷史面貌、重大事件、重要工作、全局性的、具有長遠利用和參考價值的教學檔案進行管理，忽視了對院系教學單位日常性實踐教學檔案的建設與管理。二是一些院系領導檔案意識不強，只注重教學工作，不重視實踐教學檔案工作，造成檔案管理職責不清，分工不明，影響院系實踐教學檔案工作的正常開展。

2）院系教學檔案管理人員配備不能滿足需要，目前許多高校院系教學檔案工作由教學秘書或行政秘書兼管，一方面他們中的許多人沒有經過檔案專業培訓，對檔案業務知識不熟悉；另一方面他們大多數身兼數職，日常事務繁忙，不能潛心專注的去開展教學檔案各項工作；再一方面有的院系檔案人員經常變動，影響了實踐教學檔案材料收集的全面性和整理的連續性。因此，致使教學和教學管理過程中形成的有價值的文件材料不能及時整理、立卷，大量的實踐教學檔案成捆的堆放在庫房里，給教學檔案的安全帶來隱患。

3）缺乏規范管理，教學檔案質量良莠不齊。院系實踐教學檔案建設與管理這項工作，是高校教學工作重心下放過程中產生的新事物，許多高校起步較晚，沒有制定適合院系教學檔案管理的規章制度，使教學檔案管理存在很大隨意性。一些院系平時缺乏積累，工作中形成的文件材料沒有歸檔，即使歸檔了也不齊全，于是常常發生事后補檔案的情況，嚴重影響了實踐教學檔案的連續性和完整性。歸檔范圍不明確，有些應歸檔的教學文件材料沒有收集歸檔。沒有進行科學系統的分類，歸檔材料整理不規范，雜亂無章，很難查找。因此，無法滿足教學和教學管理工作需要，嚴重影響了院系實踐教學檔案的利用。

5 加強實踐教學檔案建設與管理的措施

1）建立院系實踐教學檔案管理機制，從機制上保證院系實踐教學檔案工作的正常開展。各院系明確一名領導主管本院系實踐教學檔案工作，配備一名專(兼)職檔案員負責本院系教學檔案日常管理工作，將教學檔案管理工作納入各院系日常管理工作中，切實做好院系實踐教學檔案的管理。

2）加強干部隊伍建設，提高檔案人員素質。要做好實踐教學檔案管理工作，必須建設一支素質高、業務精的專(兼)職檔案干部隊伍。一方面要加強思想教育，不斷提高專兼職檔案員的思想素質和自身修養，做到愛崗敬業、責任心強，熱心為師生員工開展檔案服務工作。另一方面要加強業務培訓，通過自學、進修、開展專題講座和評比交流等方法不斷提高專(兼)職檔案員的業務水平。此外還要注意保持兼職檔案管理人員的穩定性，避免因人員變動頻繁而影響實踐教學檔案工作的正常開展。

3）建立健全適合院系實踐教學檔案管理的規章制度。根據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》制定院系實踐教學檔案管理規章制度，從制度上規范實踐教學檔案管理工作。首先，制定實踐教學檔案工作職責，明確校級檔案管理部門、教務處、院系各教學單位以及單位負責人、專(兼)職檔案員、教學秘書、任課教師、年級主任等在實踐教學檔案管理和實踐教學檔案形成過程中各自所承擔的責任。其次，制定出嚴謹、完善的歸檔制度。明確歸檔要求，細化各院系實踐教學檔案歸檔范圍和歸檔時間，確保歸檔材料齊全完整。第三，建立實踐教學檔案評估制度。根據院系實踐教學檔案實際，擬定評估指標和評分標準，定期開展評估檢查評比，以此促使各院系重視和支持教學檔案工作。

4）注重收集，科學管理，開發利用。一是注重收集。可以采用平時歸卷和期末歸檔相結合的方法。平時歸卷就是對日常工作中產生的實踐教學文件材料隨辦隨收集整理；期末歸檔就是學期或學年結束后對實踐教學文件材料進行集中歸檔。二是科學管理。嚴格按照檔案管理制度開展院系實踐教學檔案的收集、立卷、歸檔工作，對檔案材料進行科學、規范的分類、整理，使歸檔材料標準化、系統化。三是開發利用。要加快高校檔案現代化建設步伐，充分利用計算機和校園網，開發或引進網絡版檔案管理系統，與學校辦公自動化管理網絡相結合，做到實踐教學檔案收集、管理、利用網絡化，把靜態的教學檔案信息變成動態的信息，實現實踐教學檔案信息資源共享，從而更好地為學校教學、科研、管理、評估、專業認證等各項工作服務。