淺談事業單位檔案管理優化策略

艾 瓊

（達州市大型水利工程建設管理中心，四川 達州 635000）

檔案管理是對事業單位的工作人員的基本情況、主要工作經歷、家庭成員情況、思想道德品質等信息進行整合、優化，最終形成檔案的管理制度。檔案管理涉及對不同類別的檔案進行分類、歸檔等具體的工作。優化檔案管理，一方面有助于提高事業單位的工作效率和可持續發展，以適應當前激烈的市場競爭環境，另一方面有利于檔案管理制度發熱創新，實現檔案管理的電子數據化，能夠實現檔案材料的永久利用，減少檔案在管理過程中出現的缺失、過時等信息錯誤，提高事業單位檔案的利用價值。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

隨著科技的發展、社會的不斷進步，事業單位的工作內容日益拓展，當前的檔案管理水平已經不能滿足事業單位工作的需要，在實際檔案管理工作中產生了諸多問題。

1.1 內部的檔案管理混亂

事業單位的現階段的檔案管理水平較低，管理制度跟不上工作進步的步伐。部分事業單位忽略了檔案管理在開展工作中發揮的重要性，導致事業單位的內部人員檔案管理混亂。通過對事業單位的檔案管理進行大數據分析，大多數部門建立了事業單位人員的人事檔案管理制度，但是在管理實施過程中缺乏規范化、制度化的管理[1]。部分領導層對檔案管理的認識不到位，認為檔案管理是無用功，浪費時間，領導層這種不正確的檔案管理思想，是管理行為不規范的根本原因。在檔案管理工作中，事業單位的管理失職導致各部門的人員流動和溝通不順暢，在團隊合作中，因對人才檔案信息不了解，無法更好的落實工作。由于事業單位的人事檔案管理不會對本單位的經濟盈利產生直接的影響，當前的事業單位管理人員對檔案管理工作的懶散，管理水平低下，不主動接受新的管理理念，導致檔案管理工作效率低下。

1.2 管理人員缺乏專業性

大數據的檔案管理信息涉及紙質版的備份，管理檔案管理的文件必須人為干涉，因此，檔案管理人員不僅需要專業化的管理知識和理論，還需要學會管理的專業技能，要求高素質的管理人員。部分事業單位的檔案室只配備了管理員，檔案的管理工作也只強調檔案信息的不缺失，忽略了對檔案管理人員的專業化檔案信息管理系統的培訓，甚至出現了兼職性質的檔案管理員。檔案管理人員的流動性和不穩定性，導致事業單位檔案管理工作的落后。

1.3 管理手段傳統化

事業單位的檔案管理沿用傳統的管理辦法，對檔案信息進行基本的人員登記，既有的信息化建設平臺使用不充分，無法及時更新檔案信息，導致信息化平臺的工作效率低下。在信息化的現代，科學技術普及到社會的各個環節，當前的部分事業單位的檔案管理手段過于傳統，管理手段不能滿足管理工作的需要，沒有及時學習現代化的檔案管理理念，導致檔案管理不能得到及時的優化。現代信息化的管理手段可以簡化管理程序，提高檔案管理的工作效率，也使得檔案信息更加完善，從而促進事業單位各項工作的順利開展。

2 探究事業單位檔案管理的優化策略

事業單位在進行檔案管理中，應結合本單位的現實人員管理情況，根據檔案管理的專業操作流程，規范檔案管理的工作水平。

2.1 構建可操作的檔案管理制度

在事業單位的檔案管理工作中，應設立科學合理的、滿足管理工作需求的制度，規范檔案管理工作、使檔案信息更加的有序、科學。在事業單位的管理制度中，增設檔案管理的專業化制度體系，并開展檔案管理制度的學習與培訓，將制度認真的落實到檔案管理工作中。檔案管理制度應明確檔案管理人員的分工職責，以及在工作中的獎懲制度[2]。第一，檔案管理制度的制定應符合事業單位的管理理念，順應本單位的管理體系，符合檔案管理的實際情況，以滿足在工作落實中的管理需要。第二，加強管理的獎懲措施，保證檔案管理制度能夠激發管理人員的工作積極性，管理制度的涉及面應廣泛，盡可能的減少制度上的漏洞。例如，對檔案管理工作進行定期評價，對工作質量高的管理人員給予名譽或物質上的獎勵，對工作效率低下的人員進行懲罰，以加強檔案管理制度的執行力度。第三，事業單位的領導層應加強對檔案管理制度執行情況的有效監督，及時對檔案管理工作進行考核，整改檔案管理的作風，從而完善事業單位檔案管理的制度和理念，提高檔案管理水平。

2.2 培養檔案人員的管理素質

事業單位的檔案管理需要管理人員開展工作，因此人員的管理素質關系到事業單位檔案管理的優化創新，因此，事業單位應積極的引進專業化的管理技術，開展檔案管理人員的專業技術培訓，以提升檔案人員的管理素質。第一，事業單位應積極引進高質量的綜合型人才，在檔案管理團隊中注入新鮮的血液，以滿足當前的事業單位人員檔案的信息化管理。第二，應加強檔案管理方面的專業技術培訓，提高事業單位檔案管理人員的信息化技術水平。在培訓方面，應涉及計算機的使用和管理、增強縮印等機器的操作技能，加強檔案管理人員的語言溝通能力和記錄能力。第三，事業單位應針對檔案人員進行定期的培訓，讓管理培訓形成系統，加強培訓的計劃性和標準化。事業單位應聘請信息化系統的專業技術人員指導檔案管理人員的具體工作，提高檔案管理在實際操作中的創新性能，滿足事業單位對檔案管理的工作要求，從而促進事業單位的可持續發展。

2.3 構建檔案管理的信息化體系

事業單位的檔案管理應去紙質化、去流程化，積極的運用現代化的技術手段優化檔案管理，從而增加檔案室的使用頻率和效率，加強事業單位的檔案科學管理。信息化的檔案管理加強了事業單位之間的信息互換，可以通過實踐溝通，更便捷的解決檔案管理中遇到的問題，促進信息化檔案管理的體系構建[3]。第一，檔案管理的信息化體系簡化信息檢索的流程。傳統的信息檢索必須依靠人工進行大量的材料翻閱，而信息化的檢索平臺只需要輸入關鍵詞就可以找到準確的檔案信息，節省了大量的人力、物力、財力。第二，事業單位應增加檔案管理的財力投入，積極的購買硬件設備和管理軟件。信息化系統雖然為事業單位提供了更便捷的檔案管理，但是更容易遭受網絡不安全因素的侵蝕，一些病毒、黑客會造成信息的泄露和丟失，造成的后果非常嚴重。因此，事業單位應加強對信息化系統的維護工作。

3 結語

在事業單位進行深化改革的背景下，人事檔案管理工作中存在諸多的問題有待完善。事業單位的管理人員應根據本單位的實際管理制度和檔案管理的現有情況，分析在本單位檔案管理工作中存在的問題，具體問題具體分析，積極的探究優化本單位檔案管理的個性化發展措施，以提高事業單位的信息化管理水平為目標，促進我國事業單位的可持續發展。