電子檔案和紙質檔案的共存管理探討

周 龍

（淄博市臨淄區黨史與地方史志研究中心（淄博市臨淄區檔案館），山東 淄博 255400）

隨著信息化程度的加深，電子檔案數量越來越多，目前檔案管理面臨如何實現電子與紙質檔案并存管理的問題，兩者的共存管理，可以將資源合理整合，將資源整合優勢有效發揮，提高檔案利用率。基于這樣的前提，需要針對共存期管理存在的問題，提出優化建議，找到合理解決方法，改善原始檔案的處理措施，提高現代化管理水平，促使檔案管理事業向著專業化、現代化、標準化的方向發展。

1 兩種檔案并存的客觀性

電子檔案是新時期發展而來的產物，在信息傳輸以及處理上更加高效，這是傳統紙質檔案無法超越的。但是并不代表紙質檔案沒有優勢，紙質檔案自身的原始性就是電子檔案無法具備的特性，紙質檔案具有長期保存的價值，并且內容更加真實和具有說服力。基于兩者不同的特征，所以長期共存的局面是無法改變的，同時兩者相互影響，可以提高檔案工作的科學性與完整性。從檔案的成因進行分析，存在兩種途徑，一種是將電子文件通過打印設備轉化為紙質文件，主要目的是履行文件的功能，將檔案的作用發揮出來，或者僅用于保存。另外，因為電子文件更加方便檢索和利用，所以也被保留了下來，于是形成了共存。另外一種是數字化副本的出現，這樣做的目的是改善和保護。在網絡技術的推動下，全文檢索更加便捷。站在檔案保護的角度進行分析，數字化文件占據主要優勢，優越性比較明顯。結合現在的技術水平，數字化副本和原件相比，質量還需要進一步改善，所以需要兩種檔案實現長期并存管理，將檔案的價值較好保護，發揮檔案的關鍵作用。

2 并存管理措施

想要實現并存管理，提高檔案管理質量，就要結合目前的現狀，針對檔案的特征，采取針對性措施，由于電子檔案在管理方面存在安全性問題，為了防止檔案原始信息被篡改或者是盜取，所以需要建立高標準的檔案管理制度，以此來確保電子檔案管理可以滿足實際需求，增強管理的規范性，提高檔案利用的科學化程度，從源頭提高檔案管理的真實水平。

2.1 加強電子檔案存儲管理，強化網絡安全意識

在信息技術的持續推動下，電子檔案管理發展較快，但機遇和困難是同時存在的，目前網絡安全問題屬于電子檔案管理的核心問題，必須要引起重視。首先，結合現有的資源優勢，保障存儲設備的可靠與安全，這是提高檔案利用安全性的關鍵，做到專機專用，引進先進的技術，對檔案管理的網絡環境進行維護，定時更新軟件，并使用防火墻等技術防止外部用戶的進入，對設備有效維護和進行殺毒等操作，始終讓設備處于穩定、高效的狀態[1]。同時還要重視備份工作，避免檔案意外丟失。目前關于網絡安全防護的手段有很多，例如：身份驗證、 數字簽名等，需要結合實際需求合理運用，嚴格規定讀寫權限，制定明確的檔案管理流程，以此來提升電子檔案使用的可靠性與安全性，確保在存儲過程中，電子檔案內容不被泄漏和隨意刪改。隨著信息技術的高速度發展，在電子檔案管理方面應該積極探索，尋求新技術的支撐，利用現代化技術，提升檔案管理質量，采取有效手段，維護電子檔案使用的安全性與存儲的可靠性，增強管理能力。

2.2 規范操作流程，將檔案管理過程中潛藏的風險降低

想要達到理想的檔案管理目標，就需要靠制度來支撐，對操作流程不斷規劃，強化人員責任意識，通過一系列手段，杜絕檔案管理的風險，將發生風險的概率降到最低。可以從以下幾個方面強化，首先，強化人員意識，這是提升管理能力的重要保障，樹立人員高尚情操，培養職業道德，規范檔案管理人員的行為，避免人為失誤。其次，統一檔案存儲格式與流程，防止文檔格式自由轉換或者受到兼容性的影響，導致檔案文件被損壞。最后，制定管理制度，利用責任問責機制，強化相關人員對檔案的安全管理意識，避免疏忽大意，建立信息化平臺，提高檔案利用率，促使檔案管理效率的大幅度提升。

2.3 采用多種媒介手段，延長電子檔案壽命

在現實工作中，為了延長檔案壽命，保證檔案質量，提高利用率，將電子檔案的優勢發揮到最大，可以通過多種媒介來實現，完成檔案的轉化與存儲，并且對檔案管理設備及時更新，掌握關鍵的存儲技術，將檔案存儲水平大幅度提升，在檔案存儲階段，需要保證可靠與安全，確保檔案的可讀性[2]。除此之外，還要搭配專業化的管理制度，嚴格控制訪問權限，通過有效措施實現職責權限的同步，避免人員操作失誤，破壞檔案的完整性與真實性。

2.4 利用現代信息技術，增強檔案管理能力

現如今，檔案管理迎來新的格局，想要確保檔案管理的實效性，保證管理的質量，就要創新管理模式，采取先進管理技術，更新管理理念，完善管理制度，為檔案管理事業發展提供有力支撐和增添動力，增強檔案管理能力，將檔案事業推向全新高度。隨著信息化程度的加深，電子檔案數量越來越多，目前檔案管理面臨如何實現電子與紙質檔案并存管理的問題，兩者的共存管理，可以將資源合理整合，將資源整合優勢有效發揮，提高檔案利用率。值得注意的是，檔案管理工作不能脫離實際，要與時俱進，以創新的精神促使檔案管理能力不斷提高，以便滿足社會發展的客觀需求。

2.5 確保電子文件原始性

前文已經提到過，在原始性方面，電子檔案表現較差，所以在進行檔案管理時，文件原始性的保護非常關鍵。就目前的情況下，電子和紙質檔案長期共存已經成為新的格局，同時也是檔案管理工作的偉大嘗試與革新，具有積極意義。想要實現共存管理，達到理想的管理水平，就要明確紙質與電子檔案的差別。從應用的程度來看，電子檔案功能十分強大，可以滿足實際工作需求，同時為管理者創造便利條件。通過電子檔案，可以自動完成檔案的分類，并且按規則排序，完成庫存檔案統計等工作，管理效率更高，并且在計算機的輔助下，人員配置可以減少，合理控制了檔案管理的成本，為檔案管理提供了便利，在此基礎上還可以直接打印成紙質文件，完成不同檔案形式的轉化。目前，隨著科技的進步，電子檔案還具備自動定位庫址位置的功能，大大提高了利用率，讓檔案管理變得不再困難，并繪制出清晰、有效的各種示意圖。借助電子檔案登記，就可以全面了解檔案利用情況，真正發揮出檔案的參考價值。

3 結論

綜上所述，通過實踐表明，檔案并存管理已經成為一種趨勢，想要達到理想的共存管理效果，就要掌握兩種檔案的特征，在原有檔案管理模式的基礎上借助現代化技術，提升檔案管理水平，保留檔案的原始性，提高檔案的完整性，將檔案管理事業推向全新的高度。