事業單位檔案管理信息化建設對策研究

王政通

（孝義市礦業秩序督察大隊，山西 孝義 032300）

隨著信息技術迅猛發展和互聯網時代的到來，信息化網絡化已卷席各個領域。在這樣的大背景下，事業單位檔案管理也應隨著時代發展步伐進入信息化時代。事業單位檔案管理信息化就是指打破以往的傳統檔案管理模式，運用網絡技術信息平臺來實現檔案管理數字化和信息化。可以說，事業單位原有的傳統檔案管理模式已難以適應新時代事業單位發展需要，因此，在互聯網時代加快事業單位檔案信息化管理步伐已迫在眉睫。筆者結合自身工作實際，就互聯網時代事業單位檔案信息化管理問題進行一些探討和研究，以期來提升事業單位檔案綜合管理水平。

1 事業單位檔案管理信息化存在的問題

1）對檔案管理信息化建設的重視程度不足。在事業單位中，有些主觀上認為抓好業務工作落實是主要任務，缺乏對檔案工作的重視，忽視檔案管理信息化建設的重要性，對于信息化管理工作不能給予全力的支持，致使檔案管理人員積極性不足，從而不能更好地開展管理工作，影響了檔案管理工作作用的發揮。

2）事業單位檔案信息化建設缺乏針對性。在某些事業單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經常出現檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內容上的應用也不是很理想，某些事業單位在通過局域網操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

3）事業單位檔案信息管理依舊存在許多安全隱患。在實現事業單位信息化管理的過程中，其利與弊都是同時存在的，利的一面是優化了工作人員的工作手段，對于工作效率和質量都有著良好的保證；弊的一面是大數據時代下所有信息的安全風險依舊較大，一些事業單位可能會因為信息化管理導致單位內部重要資源泄漏，由于網絡傳播速度快，另外加上信息時代會給一些掌握高計算機技術的不法分子提供犯罪機會，信息在傳輸過程中被竊取，導致檔案失泄密。現階段事業單位檔案信息化安全體系較落后，有些專業人士對信息化知識認識也不高，事業單位檔案管理的安全隱患不可忽視。

2 事業單位檔案管理信息化建設對策

1）認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作水平會對事業單位發展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創新，必須首先想方設法改變領導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠將檔案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業的管理人員，并對獎懲措施進行落實，對于表現優秀的管理人員給予獎勵，進而激發工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2）增強檔案管理安全工作，保證信息安全。信息化檔案與傳統檔案的存儲方式有所不同，傳統檔案以紙質為主，通常都會儲存于檔案庫房中；但是信息化儲存檔案是利用計算機中的存儲介質進行儲存工作。網絡儲存具有優點也具有缺點：優點是可以把檔案信息資源進行永久保存，并且查閱或者調動都比較方便；缺點是由于是先進的計算機技術，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數據破壞、信息泄漏、變賣。而介質存儲的優點則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點是對于檔案的調用不便，而且介質存儲對于環境的要求較高，且存在一定的報廢風險，不能被廣泛利用。根據二者的優缺點，可將檔案適當分類，將機密數據信息用介質儲存，將不重要的信息存入網絡儲存，這樣可以有效地保證資源的安全性，節省投入、便于工作。

3）全面做好檔案管理信息化規劃。事業單位要統籌制定做好室藏檔案數字化規劃和計劃，扎實做好檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎業務工作。要按照國家檔案著錄標準要求，優先對事業單位重要的紙質檔案和錄音、錄像、照片等特殊載體檔案進行數字化，有計劃有步驟地開展紙質檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，確保數據完整準確和數據庫安全兼容。保證向檔案館移交紙質及其他載體檔案時，一并移交符合標準規范的檔案數據庫。也就是既要保證檔案數據移交安全，又要保證本單位保管存儲的檔案數據安全。

4）提升檔案管理信息化工作人員素質。把加強工作人員人才隊伍建設提上日程，加強人員信息技術培訓，努力提升專業素質，強化工作保密性和嚴謹性教育，確保檔案數據信息的安全。在此基礎上，加大高素質人才的招聘，注意檔案管理人員的計算機知識掌握能力，確保招聘的人員具備較高的計算機水平，創建一支具備信息化專業技能的人才隊伍。培養法制觀念，加強自身修養，樹立良好的職業道德，確保檔案管理信息化建設的順利進行。

5）提高信息化建設的針對性。事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

6）對規章制度進行完善。為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據單位的實際情況制定相應的規章制度，并確保規章制度的合理性和科學性。檔案管理的規章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好地引導和規范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

7）加強檔案信息化硬件設施建設。事業單位應根據檔案信息化建設的需要，配備必要的設施設備，如計算機、掃描儀、數碼相機、數碼攝像機、音視頻數字轉換設備等。要進一步加強檔案管理應用系統建設，把檔案管理應用系統納入整個單位的辦公自動化系統或電子政務系統中，對文書工作和檔案工作統籌規劃、優化管理，使檔案管理工作與辦公自動化同步發展。

3 結語

事業單位的檔案管理信息化建設有利于事業單位長久健康發展，在信息化建設過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發展，另外相關部門以及單位領導也要提高認知水平，吸引高素質的專業人才從事此類職位，將信息化建設工作落到實處。