新時代文書檔案工作信息化管理微探

過江帆

（江西省精神病院，江西 南昌 330029）

進入“互聯網+”的新時代之后，互聯網對人類社會的深刻改變早已滲透至政治、經濟、社會等各個方面。而我們的文書檔案管理也隨著時代的發展發生著日新月異的變化，其標志即為計算機應用和網絡管理在文書檔案管理中的廣泛運用。對于文書檔案管理人員而言，就需要改變以往手工裝訂、立卷、保管的管理方式，還要改變以“份”為保管單位的編號管理方式，并充分利用硬盤、磁盤、光盤、掃描儀等多種工具與技術手段，進行案卷全文的掃描與存儲工作，使得文書檔案管理和利用的方式實現信息化技術升級并得到充分運用。為此，本文通過分析研究新時期文書檔案信息化管理的優勢，提出了提高文書檔案信息化管理水平的相應措施。

1 新時代文書檔案信息化管理的優勢

1.1 有利于辦公效率的顯著提升

在以往傳統的文書檔案管理工作中，經常面臨的問題是立卷時繁瑣的歸檔工作，與日常管理中的檢索困難，導致文書檔案管理工作效率低下。在現代計算機網絡技術應用的大背景下，我們的文書資料歸檔工作就有了科學、快捷的管理途徑，即充分利用信息化管理手段，很好地解決以往復雜的立卷歸檔與檢索查找等問題，歸檔質量獲得提高、檢索速度大幅加快，而文書檔案管理人員的工作量卻隨之減輕，工作效率更是得到了顯著提升。

1.2 有利于文件檔案的一體化管理

傳統檔案管理工作的文件管理與檔案管理相對來說比較分散，而在辦公自動化條件下，可以促使文書檔案的各項工作形成一個整體，如收發、登記、運轉、文件收集整理等等，為文件內容的完整性提供重要的保障。將文件與檔案整合為統一的系統工程，實現文檔一體化，可以有效地將以往文檔分離產生的相關問題（如造成有重要價值的“賬外”文件無法歸檔，工作環節與工作程序出現重復雷同等現象）予以克服，更加有利于檔案部門工作質量的提高與館藏質量的提升。

1.3 有利于文件及文字信息的充分交流與共享

在以往文書檔案管理的手工時代，難以實現信息共享，查找信息渠道單一、搜索面窄、獲取的信息量不夠全面。通過計算機技術的應用，我們可以在管理文書檔案過程中實現體系管理，將所有的目錄與內容進行分類、合并管理，建立與完善檔案數據庫，實現檔案信息與載體的分離，使得檔案利用工作的效果得到升華。無論是網絡服務平臺抑或是區域網服務平臺上，使用者均可通過互聯網充分了解其行業內部或行業之間的工作重點與動態信息。

2 新時期文書檔案實現信息化管理的有效措施

2.1 提高認識，高度重視文書檔案的信息化管理

文書檔案信息化管理有著較強的專業性，兼具一定的復雜性。為了促使單位文書檔案管理工作順利開展并取得良好效果，首先對于單位領導層而言，需要高度重視文書檔案的信息化管理，除了配備具備專業素養的工作人員還需加大對基礎設施的投入力度，配置一些與信息化管理工作相配套的設備及儀器。其次，要改變以往檔案管理工作方式[1]，加強檔案室建設，形成一整套具有一定可行性的文書檔案信息化管理方案。然后，單位內部需要加大檔案信息化管理的宣傳力度，強調文書檔案信息化管理的重要性與必要性，為文書檔案信息化管理工作營造良好氛圍，提高各部門檔案信息化管理的意識，促使全員都要規范地參與到文書檔案信息化管理的工作中，從而構建一整套系統化、標準化的管理體制，促使單位組織內的文書檔案管理工作朝著更科學、更規范的軌道發展。

2.2 健全制度，實現文書檔案數據庫的建設、維護與升級

對于單位組織而言，只有在健全的文書檔案信息化管理制度的有力支撐下，其文書檔案管理工作才能實現質的飛躍與提升。因此，在國家檔案管理制度的大框架下，要緊密結合單位檔案管理工作的實際情況，對文書檔案管理的監督機制進行不斷地完善。在信息化時代，各個行業的自動化水平飛速發展，一家單位的文書檔案管理工作也要與時俱進，要著力于科學設計與建設單位或組織內部的文書檔案數據庫[2]，要學會利用信息技術的優勢來進一步維護和開發文書檔案數據庫，并同步開發新的文書檔案服務產品用于日常的工作與管理。此外，無論是單位還是檔案管理人員還需加強對數據庫的安全防范意識，提升技術加密手段，促進文書檔案管理系統安全系數的進一步提高，為檔案數據和資料的完整性提供重要保障，從而讓文書檔案信息功能得以充分的發揮。

2.3 創新方法，構建標準化、多樣化、系統化的文書檔案管理模式

開展文書檔案信息化管理，其意義就在于為單位或組織提供高效的文化檔案信息服務，為了更好地實現此目標，需要運用各種有效方法，如統一收集、分類管理和科學錄入等等，并創新利用各種信息化技術匯總文書資料，實施一體化管理，最終獲得格式與結構統一的文書檔案，構建具有一定系統化和標準化的文書檔案管理模式。從實體文書檔案管理轉變為信息化管理，實施信息化加工和網絡化管理文書檔案，在文書檔案的數字化和電子化進程中，單位傳統文書檔案管理中存在的各項問題也將迎刃而解[3]。除此之外，對于檔案管理部門而言，也要不斷地加強與各部門之間進行溝通與交流，不斷地積極創新單位文書檔案信息化管理模式，讓文書檔案可利用范圍逐步擴大，同時將檔案管理服務系統與一些專門的網站進行鏈接，提供在線檔案的管理與擴展，實現檔案標簽化、智能化管理，以此全面提升單位文書檔案的服務質量與服務水平。

3 結束語

總而言之，在快速發展的“互聯網+”的時代背景下，對于文書檔案信息化管理工作進行分析是一項基礎性的、不容忽視的工作。對于一家單位或組織而言，在日常檔案管理的過程中，既要足夠重視文書檔案管理工作，同時也要根據實際情況加大投入，提升文書檔案信息化管理水平，建立健全管理制度，不斷創新管理手段與模式，運用最切合實際且最有效的檔案信息化管理方式，實現單位檔案信息化管理的高質量發展。