事業(yè)單位文書檔案管理信息電子化應(yīng)用研究

高立潔

（青島市即墨區(qū)檔案館，山東 青島 266200）

1 引言

文書檔案，指的是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、團(tuán)體在行政管理中，產(chǎn)生的通用文書并轉(zhuǎn)化為檔案，包括指示、決定、命令、通知、報告、批復(fù)、信函、會議記錄、工作計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案的產(chǎn)生、內(nèi)容、形式具有共性，進(jìn)行文書檔案管理能指導(dǎo)行政管理工作，保證機(jī)關(guān)單位健康發(fā)展。筆者結(jié)合實(shí)踐，探討了信息時代文書檔案管理的問題和解決對策。

2 信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

1）文書檔案傳遞變得更加安全快速。文書檔案的傳遞是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作創(chuàng)新中，無疑能夠使得文書檔案傳遞變得更加安全快速。因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)可以為企事業(yè)單位的文書檔案傳遞提供一條安全、快速、高效的途徑。企事業(yè)單位僅僅需要建立一個通暢、安全的內(nèi)部局域網(wǎng)，就能夠使文書檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行快速的傳遞，而且借助這種傳遞方式還能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案傳遞損壞、丟失問題，從而有效保障文書檔案在傳遞過程中的完整性和安全性。但是需要注意數(shù)字化的文書檔案傳遞，面臨的一個安全風(fēng)險就是信息泄露。

2）有助于提高管理實(shí)效。數(shù)字化文書檔案管理模式符合當(dāng)前社會發(fā)展需求，既實(shí)現(xiàn)了信息的共享與交流，也改變了管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，管理人員的大部分精力都放在歸檔、查檔上，一旦發(fā)生檔案資源遺漏的問題，就需要進(jìn)行拆卷重做，嚴(yán)重拉低了管理工作效率。而利用數(shù)字化技術(shù)的電子類文書，可以有效降低檔案管理工作的難度和強(qiáng)度，在插入遺漏文件后，可以自動生成新的目錄與編號，能有效避免重復(fù)勞動，這不僅有助于提高文書檔案管理的實(shí)效性，也有助于控制檔案管理成本。同時，在傳統(tǒng)管理模式下，由于未對工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致每個人的工作方式都各有不同，在檔案分類方面也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理效率極高，可以按照既定程序優(yōu)化檔案立卷、分類等環(huán)節(jié)。

3 文書檔案管理存在的問題

1）對文書檔案管理的思想認(rèn)識不足。據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，很多的職工對文書檔案管理非常陌生，只是大致的聽說過。許多單位并沒有將工作檔案管理納入管理體系中，這就使得相關(guān)的檔案管理人員對自身的管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理并不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，只要不存在大問題就行。在錯誤思想的認(rèn)識下，產(chǎn)生了各種不良反應(yīng)，如，檔案管理者晉職難度大、薪資低，工作人員工作熱情不高，硬軟件設(shè)備的投入不足等等。

2）文書檔案管理存在較大風(fēng)險。從當(dāng)前企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，由于電子文本和電子檔案不斷出現(xiàn)，雖然為文書檔案管理人員的工作提供了極大的便利，但是也使得文書檔案管理工作面臨著較大的風(fēng)險性，再加之許多企事業(yè)單位的文書檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理模式，這無疑會進(jìn)一步加大這種風(fēng)險性。倘若電子文書檔案在管理過程中遭受不法分子的惡意入侵，使得文書檔案信息發(fā)生泄漏問題，那么勢必難以有效確保文書檔案信息的完整性和安全性，最終對文書檔案管理工作的創(chuàng)新形成制約。

3）人員素質(zhì)不足。文書檔案的管理，最終落腳點(diǎn)還是管理人員，因此人員素質(zhì)高低直接影響文書檔案的管理成果。文書檔案數(shù)量增多、檔案信息需求量大，導(dǎo)致管理內(nèi)容繁瑣、要求更高，同時也對管理人員提出了更高的要求。實(shí)際調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)管理人員的素質(zhì)不足，一方面，企事業(yè)單位沒有重點(diǎn)把關(guān)，人才準(zhǔn)入門檻低，甚至聘用一些專業(yè)不對口的人員；另一方面，管理人員自身思想懈怠，沒有積極參與培訓(xùn)，沒有豐富管理知識體系，不適應(yīng)信息時代下的文書檔案管理需求。

4 文書檔案管理問題的解決對策

1）構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源利用率。從現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案管理工作落實(shí)不到位的現(xiàn)狀，加強(qiáng)文書檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，是互聯(lián)網(wǎng)時代下提高事業(yè)單位文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各事業(yè)單位可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識別技術(shù)等各種技術(shù)措施，提升文書檔案數(shù)字化水平，并推進(jìn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。事業(yè)單位要建設(shè)專業(yè)水平一直過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善硬件設(shè)備；同時，還要做好文書檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃，在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行，確保文書檔案的規(guī)范化管理，將文書檔案的價值體現(xiàn)出來，提升檔案資源利用率。

2）強(qiáng)化制度保障，創(chuàng)新工作機(jī)制。首先，綜合考慮現(xiàn)有管理體制及機(jī)構(gòu)情況，找出不適宜的規(guī)定并盡快完善或廢除。同時，要從文書檔案管理的整體性出發(fā)，重構(gòu)全面性的管理體系，并積極梳理文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任。在創(chuàng)新工作機(jī)制的同時，應(yīng)以原有制度為基礎(chǔ)制定完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)文書檔案管理體系的進(jìn)一步完善。其次，隨著新技術(shù)的不斷引入，文書檔案修編規(guī)范也應(yīng)隨之做出相應(yīng)的改變，同時，管理人員需明確文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期艱巨的任務(wù)，只有定期對相關(guān)制度進(jìn)行評審、修訂、補(bǔ)充，才能促進(jìn)文書檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)利益環(huán)境下，文書檔案管理部門必須加快建立起完善的自我營銷機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理宣傳工作，以提高領(lǐng)導(dǎo)層及其他部門對文書檔案管理的重視程度，進(jìn)而為檔案生成質(zhì)量的提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3）培養(yǎng)專業(yè)人才。企事業(yè)單位在文書檔案管理中，培養(yǎng)專業(yè)人才，要求具有專業(yè)管理知識，熟練掌握信息技術(shù)，樹立高度責(zé)任心。第一，企事業(yè)單位在人才聘用上，適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有技術(shù)、有經(jīng)驗(yàn)的人才，對文書檔案管理有自己的見解，滿足信息時代的管理需求。第二，對于在崗人員，企事業(yè)單位應(yīng)該落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制，采用多樣化的培訓(xùn)形式，例如專家講座、主題會議、外出進(jìn)修等，不斷學(xué)習(xí)新知識，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。第三，完善監(jiān)督考評機(jī)制，對文書檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，定期開展績效考評，將考評結(jié)果和薪資待遇、職位晉升相掛鉤，激發(fā)管理人員的積極性。第四，我國文書檔案管理工作剛起步，缺少先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，可以成立專家小組。當(dāng)出現(xiàn)管理人員不能解決的問題時，專家小組通過探討研究，提供咨詢建議，確保管理工作正常開展。

5 結(jié)束語

文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效路徑，檔案管理部門應(yīng)從整體實(shí)際情況出發(fā)，利用先進(jìn)技術(shù)強(qiáng)化管理工作創(chuàng)新，以充分發(fā)揮文書檔案的最優(yōu)價值，進(jìn)而從根本上提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。