高校檔案數字化建設可持續發展策略分析

陳 雨 趙益洋

（沈陽工業大學，遼寧 沈陽 110870）

檔案是原始數據的重要存在形式，對于之后的研究有至關重要的作用和意義，現在信息爆炸時代，信息的產生更加密集，并且信息的種類更加豐富，故而需要一套強而有力的信息管理機制，而如果使用人工則可能會失誤，從而使檔案遺失或歸類錯誤，這對于之后的數據分析處理是極為有害的，故而，面對于此種情形，檔案的數字化建設是必不可少的，尤其是在高校等場所。

一方面，高校的信息產生之頻雜、之迅捷是其他機構所不能匹及的，這就要求檔案管理可以在單位時間檢索更多的信息，并且這些信息的獲取應該更加簡單高效，以便使用和保存。

另一方面，高校中的信息種類多樣，如：基礎試驗數據、采購信息、設備維修情況、教職工信息、學校專利情況等，這些數據既不能相互混雜，亦不能泄露。前者對于數據后處理產生極大的阻抗，而后者關系到高校之根本，不可馬虎。但是傳統人工往往會出現很多問題，這時必須使用數字化建設來為其保駕護航。

至此，可以說高校的數字化建設是必不可缺的，甚至是迫在眉睫的。

檔案管理的意義就是一切為了使用者，故而以此為核心提出檔案管理的五種基本準則，該準則已經得到業內普遍認可[1-3]。

1 高校檔案建設的基本原則

1.1 經濟性原則

所謂經濟性原則即是盡可能使檔案保存的成本降低再降低，對于數字化檔案管理而言，比起傳統的紙質檔案管理的成本已經有所降低，但進一步的成本降低應具體落實在建立成本和維護成本之上。

1.2 重點性原則

由于現在掃描技術的限制，我們在進行紙質檔案和數據檔案的對接上，依然是使用人力作為輔助，這樣就對數據的錄入工作產生了篩分性，即不能無差別的錄入所有信息，故而，數據的錄入應以使用頻率作為一個參考指標，優先錄入使用頻率高的數據和正在計劃中的數據，前者如事實數據庫，而后者因計劃的不同，種類差別較大，故不一一列出。

1.3 安全性原則

在使用數字化檔案的時， 生成的數字化文件在每一個環節都會有數據遺失、數據誤碼、數據流出、被惡意程序破壞等情況的出現。故，對于在高校使用數字化檔案系統時應注意相關的安全意識，嚴格落實每一環的規范操作和控制非工作人員的數據權限。

1.4 真實性原則

檔案的數據使用一定要以保持數據本身的信度和效度的基礎上進行使用和錄入，在后續的數據使用和進一步補充錄入時，一定需要強調的是數據的可靠性，比如對于同種試驗測定，應保證一定的重現性和可合并性，并且對于不同條件的測試條件也應該一并錄入，這樣可以有效的增加數據的真實性。

1.5 可讀性原則

數據的使用一定要便于使用，不便于使用的數據即使數據的信度和效度再高，所呈現的信息也是不能令人滿意的，一方面包括數據的錄入狀態，諸如表格、圖示、零散數據，這些數據需要進行整合成某種規范的數據類型在統一錄入；另一方面，為保證數據的進一步使用的可讀性，要求數據類型的相互轉換的便利和高效。從某種意義上而言，不便于使用的檔案也不是好的檔案。

2 高校的檔案建設的工作思路

對于以上的論述，可以明確的事情為，高校檔案的建設工作思路應該以高校檔案的建設的五大基本原則為藍本進行。

2.1 檔案儲量豐富及優化

檔案的建立就是為了數據的查詢和使用便利，但是由于數據總量的不足夠充裕導致往往會額外花費不必要的人力資源和財力資源對于原有的數據進行二次驗證。這種現象一方面展示了當前事實數據庫的信息密度不足，另一方面顯示了在最初進行數據錄入時的操作規范或相關信息過少等問題。

對于這個問題的解決，一方面是使用資金購買其他公司的數據庫使用權限，以豐富數據的總量和效度，另一方面則是與其他高校進行科研互助計劃，共享部分數據，以求數據的相互使用，甚至是相互補充，這無論是對于數據庫的維護成本的降低亦或是數據庫的信息量提升均有明顯的幫助。

故而，為保證使用者更便利的使用數據化檔案，高校之間甚至是高校與企業之間和合作已經成為一種趨勢，其核心目的為豐富檔案的信息量。

2.2 檔案立體化建設

檔案的立體化建設是極為重要的，如果只是使用數據化的檔案去替代傳統的紙質檔案數據庫，很有可能只是形式的改變而不能對于現有檔案產生進一步的影響。

現在存在一個問題，一方面由于檔案的數據庫信息不足，導致教職工使用時不愿意使用本校的數據庫，而進行檔案管理優化時卻不能提出有效意見。這種情況的持續只會使檔案管理最后變為亢職，故而，檔案的建設不應該只是檔案管理員和相關領導的工作。

對此，解決方案有諸如形成自身的文化氛圍、和高校本身的文化進行聯合或者舉辦公開活動等。其核心目的為提高檔案的曝光度，一個良好的檔案館，即使數據精確、效度極高、查詢便利，但是沒有被使用就等于沒有。

故而，檔案建設的持續發展和長治久安在于檔案管理的立體結構，這對于檔案的可持續性發展至關重要。

2.3 檔案制度優化

檔案的數據錄入是一項至關重要的任務，我們需要明確的是，由于現在掃描技術仍然不能滿足使用需求，故而，數據在從紙質檔案進行數據化轉移時，仍然有相當大一部分工作是人工處理的。

人工處理的部分需要進行嚴格的規定，以保證數據的錄入和整理不出現本來可以避免的問題，對于規定需要落實到條例，對于事故后的問責要精確至個人，這就意味至需要對現有制度的進一步落實，這方面可以以數字化監控相關工作的進行程度。以保證減少數據誤碼率，甚至避免在數據轉移時產生誤碼。

3 小結

本文以檔案管理的五大基本原則為核心點，以此結合著現有存在的問題提出了三點數字化檔案可持續發展的建議與看法。有理由相信，根據嚴格的管理條例、立體化的檔案建設以及檔案本事的優化，可以建設更加具有現代時代特質的可持續發展的數字化高校檔案管理系統。