事業單位檔案管理信息化建設創新思考

于水瑩

（梅里斯達斡爾族區人防工程服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

事業單位可以通過對檔案管理工作的優化進行工作效率的提升。在新時期下，事業單位也應該結合信息技術的發展，進行檔案管理數字化建設工作，提高檔案利用效率，為事業單位工作流程的優化提供更多支持。

1 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 信息化檔案管理平臺不健全

檔案管理數字化與信息化的完善工作，可以健全檔案信息化管理平臺，它可以為檔案管理提供更多的服務與支持，促進檔案管理的進一步發展。但是，我國大部分信息化檔案管理平臺還處于初步探索時期，事業單位檔案管理部門并沒有根據檔案管理的需求，完善平臺的功能模塊，不能提升檔案工作效率，也降低了檔案服務功能，影響檔案管理工作的順利開展[1]。

1.2 檔案管理標準不健全

健全的檔案管理標準有助于檔案管理工作的規范性開展，保證工作的規劃性和合理性，進而完善工作的內容與形式，保證工作在規范范圍內完成。但是，由于我國信息通信技術在數字化檔案管理中的應用尚處于探索時期，事業單位檔案管理部門并沒有建立完善的管理標準，使得檔案管理工作開展缺乏依據與秩序，不僅不利于檔案部門與其他部門的交流與合作，還降低了信息通信技術在檔案管理中的應用，影響檔案管理標準的健全。

1.3 人員信息化程度不高

部分事業單位檔案管理人員并不具備高素質的信息化水平，他們跟不上信息通信技術發展的速度，需要花費大量的時間和精力，進行信息通信技術所帶來變化的適應，不僅增加了檔案管理人員的學習內容，還容易導致檔案管理人員在運用信息通信技術過程中，出現操作錯誤的現象，增加了工作難度與工作內容。

1.4 安全保障度不高

數字化檔案管理在應用信息通信技術的過程中，需要借助網絡進行檔案資料的傳遞與存儲，為檔案管理工作帶來了極大的便利性。但是由于網絡的不可控因素較多，事業單位檔案管理人員在運用網絡進行檔案傳遞與存儲的過程中，并沒有根據安全需求，加強檔案部門的網絡安全建設，很可能會導致檔案信息受到病毒、黑客的侵襲，不僅會造成檔案信息的丟失，還會為檔案管理工作的順利開展造成諸多不便，不利于檔案部門工作的完善[2]。

2 事業單位檔案管理信息化建設的創新策略

2.1 檔案信息化管理平臺的搭建

由于我國檔案信息化平臺正處于不斷探索與發展時期，事業單位檔案管理部門在進行信息化管理平臺搭建的過程中，可以從實際管理需求出發，結合其他信息化平臺搭建的經驗與模塊，完善平臺內各個模塊的功能，不斷根據需求進行不同功能的搭建，為管理與服務水平提升增加更多途徑。

事業單位檔案管理部門可以從兩方面進行檔案信息化管理平臺搭建：一是實際功能需求。在以往的工作中，進行不同問題的總結，借助信息通信技術找出適合的解決措施，通過功能確認與完善的方式搭建平臺，把檔案資料的安全性與完整性，作為平臺搭建的“初心”，不斷進行功能模塊的開發，保障檔案工作可以在信息化管理平臺得到全面實現，提升檔案管理的便捷化程度。二是檔案信息共享需求。檔案信息化管理平臺搭建，可以為檔案信息的安全傳遞提供保障，檔案部門可以從信息共享角度出發，研發出了高效的項目檔案管理專業化平臺，平臺對項目檔案進行信息化統一管理，只需在平臺上就可以完成對于項目檔案進行更新、下載、預覽、打印、借閱、審批、打印、權限查詢等功能，也可實現用戶對下屬單位檔案業務工作的全面管控，大大提高了檔案管理的效率和安全性，提升信息的利用率[3]。

2.2 數字化檔案管理制度健全

健全的數字化檔案管理制度，一方面可以從制度層面為信息通信技術的應用做好保障，提升管理的數字化與信息化程度；另一方面可以從檔案管理人員角度出發，保障每個管理人員之間的公平性，為管理人員提供平等的工作與晉升機會，使得管理投入更多的熱情，保障在規定時間內完成工作。因此，健全檔案管理制度時，增加了檔案管理人員之間的交流時間，聽取檔案管理人員的建議，進行檔案管理制度的健全，一方面可以保障制度的科學性、權威性，對管理人員進行認知與管理約束，提升工作制度性；另一方面可以讓管理人員認識到自己對于單位及工作所做出的貢獻，不斷進行積極性的調動，激發管理人員進行主動性發揮，更加全面的完成本職工作，保證檔案管理效果[4]。

2.3 檔案管理人員信息化水平提升

事業單位檔案管理部門可以根據信息通信技術在管理中應用的需求，開展信息通信技術應用的培訓工作，加深管理人員對于信息化與數字化的認知，提升信息化水平和工作能力，保障信息通信技術在數字化檔案管理中的切實落實。檔案管理部門可以根據信息通信技術應用需求，定期進行員工培訓工作的開展，借助專家講座、實例分析等形式，幫助員工認識到信息通信技術對于檔案管理的重要性，增加員工進行信息技術學習的積極性，提升員工的信息化認知。同時，也要加大對于員工的信息技術操作能力培訓，提升員工的操作水平，正確運用專業技術與能力進行工作完善，保障工作效率。

2.4 檔案信息安全提升

事業單位檔案管理部門應該認識到安全性對于信息的重要，以安全保障為前提，應用信息通信技術，開展檔案信息安全性與完整性的保障工作，提升檔案管理效率[5]。檔案管理人員在進行檔案資料存儲時，要求檔案管理人員對檔案資料進行加密處理，保障信息的安全與完整。同時，可以根據檔案信息化平臺安全性保障出發，聘請專業技術人員，進行網絡防火墻的搭建，增強檔案信息化平臺對于病毒及黑客的抵御能力，保障檔案信息不受外部因素的破壞。也可以把檔案信息安全管理工作納入日常監督工作中，聘用專業人員定期進行檔案信息化水平的安全檢查與維護工作，及時修復檔案信息化水平的安全漏洞，保證檔案信息的安全。

3 結束語

綜上所述，事業單位結合信息技術發展，進行檔案管理信息化建設工作，不僅滿足了檔案管理的需求，還為事業單位管理水平的提升，提供了重要保障。因此，事業單位應當基于自身在檔案管理信息化建設中的問題進行分析，提出合理化的解決措施，以提升檔案管理信息化建設水平，提高檔案資源的利用率，從而促進事業單位工作質量提升。