對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

尹國芹

（臨朐縣檔案館，山東 濰坊 262600）

機關事業單位的業務檔案管理工作是機關單位最重要的一項工作內容，為保證機關事業單位能夠有序運營，必須要采用合理的手段，加強信息技術的運用，創新業務檔案信息管理模式，完善業務檔案管理內容。只有優化改進機關事業單位的業務檔案管理流程和工作內容，才能使人力資源得到合理地分配。在業務檔案管理準確、安全的基礎上，既保障了服務質量，又提高了工作效率。

1 信息化檔案管理模式的優勢

1）提高工作效率。機關事業單位傳統的業務檔案管理工作，是采用紙質載體，用人工手寫的方式進行保存。這樣的保存方式，存放困難，怕火怕潮，尋找起來也十分困難。想要查找幾年前的資料，會非常棘手。而優秀的信息業務檔案管理流程，可以大大縮短工作時間。一個硬盤，可以存載超過一個房間的業務檔案資料，同時還可以根據關鍵詞搜索，輸入相關的姓名、年齡、時間，就可以準確地找到相應的業務檔案記錄，使檔案管理工作變得方便快捷，大大降低了業務檔案工作的難度，提高了業務檔案管理工作的效率。

2）檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照關鍵詞、分類號等采用模糊查詢或精準查詢的方式即可實現即時查詢，實現檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3）確保業務檔案信息的穩定性。傳統業務檔案信息管理，都是采用紙質版的業務檔案，在保存的過程中，檔案狀態非常不穩定，特別容易受到環境的影響。一旦檔案管理環境出現一些問題，例如發生火災，將會對業務檔案管理工作進行毀滅性打擊。而且紙質版檔案一旦受潮，就會變得模糊，無法分辨內容。而信息化業務檔案管理工作就可以解決這一難題，不僅可以通過移動硬盤、電腦內部系統等方式存儲大量的檔案信息，方便儲存，節省空間，還能確保機關事業單位業務檔案信息的穩定性。

2 業務檔案管理的現狀及存在的問題

1）檔案信息管理機制不完善，新的設施和技術無法跟進落實。目前，部分機關事業單位信息管理機制還比較落后，特別是部分經濟欠發達地區的機關事業單位因為預算不足，計算機硬件的普及工作都比較困難，專業的檔案系統管理軟件的開發與應用、包括單位內部局域網的布設，更成了難題。這些單位從管理上，極易造成對檔案管理的忽視，導致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進而對信息化檔案管理方面，從資金到設備的投入短缺，造成無法適應和實現信息化檔案管理工作。

2）缺乏專業的檔案管理人才。要想建設好完整優化的業務檔案管理系統，則必須要有相應的專業人才。由于我國的業務檔案管理工作起步比較晚，檔案數量比較大，同時業務檔案的專業性和針對性較強，就更加突顯出了業務檔案管理專業人才的重要性，特別是基層，業務檔案管理人才的缺乏更為嚴重。“聞道有先后，術業有專攻”，專業人才匱乏，沒有高素質的人才對業務檔案進行合理地規劃，就無法有效運用先進的集成化辦公軟件、移動端便攜設施等高端辦公設備對業務檔案進行科學規范地管理和高效合理地運用。

3）重視程度不夠、效率低下。一是在當今時代，紙質檔案管理向電子檔案管理轉變是時代所趨，檔案信息化建設過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設的重要性，或者對檔案信息化建設存在誤區，認為整理和存儲檔案就是檔案信息化建設，對檔案信息化建設認識不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數職的問題，配備人員少，工作任務重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態度不認真不主動不積極，這是造成檔案信息化建設進程緩慢的根本原因。二是傳統檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調取相關檔案，并復印相關內容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質檔案的磨損，工作效率大大降低。

3 機關事業單位檔案信息化建設工作的策略建議

1）完善業務檔案信息化管理制度。機關事業單位歸根到底都是為人民服務的公共事業單位，屬于國家的公共部門，掌握著公民的生活資料和詳細的信息。為保證機關事業單位業務檔案信息管理的有序進行，要結合時代的發展，應建立完善的業務檔案管理制度，設立相應的查詢軟件、政務網點以及微信網絡平臺等。

2）加快檔案信息數據庫建設與創新速度。在數據飛速發展的時代，機關事業單位更應該加強信息管理系統的實施。數據信息的處理建立在數據庫的基礎上。建立數據庫，一方面可以方便整理檔案信息，分類設置檔案模塊進行分類、統計，將重要信息設置權限加強機密信息管理，有效信息及時補充，檔案管理員工根據機關單位人員的變動實施動態化管理，確保真實性和完整性；另一方面，還可以方便工作人員快速的查找和提取信息，設置身份管理功能，方便信息使用者能在線瀏覽。同時檔案管理者要保證能實時更新數據庫的信息，對管理的流程進行嚴格的把控，防止出現網絡信息盜竊的風險。為了更好的實現信息化檔案管理要求，機關單位的檔案部門，可以會同單位的部門、勞動部門、紀律監察部門等進行系統的寫作開發，實施單位內部檔案的統一開發和管理。

3）提高業務檔案管理人員的素質。機關單位業務檔案的信息都是非常重要的業務檔案資料，有公開的也有保密的，為保證國家公共信息的安全，要求在建立網絡系統的同時，還要建立防火墻，以防信息資料的外漏情況。機關事業單位在業務檔案管理工作中，要特別注意業務檔案信息的安全性問題，這就要求要提高業務檔案管理人員的專業能力和素質，以確保檔案資料的安全性。

4 結束語

機關事業單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現機關事業單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐；建立檔案信息數據庫，實現檔案數字化、科學化管理；要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創檔案管理工作新局面。