高校離退休教職工電子檔案系統建設方法初探

謝孟勝

（煙臺幼兒師范高等專科學校，山東 煙臺 265600）

近幾年，高校離退休教職工的數量越來越多，這就導致相關信息的數量增加，這無疑使檔案的數據整理與更新工作更加繁重，所以高校離退休教職工電子檔案系統建設工作勢在必行。它不僅可以彌補傳統檔案管理方式的不足，還能提高檔案管理工作效率，增強其科學性和先進性，

1 高校離退休人員電子檔案系統的必要性

1）是高校信息化建設的重要構成。在信息化建設快速發展背景下，高校的信息化工作水平要順應時代的發展趨勢，目前高校的教學管理、學生檔案、人事部門、辦公等都是信息化工作體系的重要構成，而離退休人員的電子檔案更是高校管理工作的重要組成部分，所以離退休教職工電子檔案系統建設而應滿足時代的發展需求，提高信息化水平。

2）是高校離退休工作發展的必然趨勢。高校離退休教職工電子檔案建設工作水平直接決定高校服務管理水平，而離退休服務工作與高校信息管理工作有效銜接才是高校信息化建設的重要途徑。電子檔案系統建設為高校檔案管理部門和離退休教職工都提供便捷，他們可以根據需要查詢自己的信息，在這一定程度上大大提高高校服務離退休教職工的服務水平。

3）是提高服務管理人員綜合素質的關鍵途徑。在高校離退休檔案管理工作中要想提高信息技術水平，就要為其提供一支專業的、具有良好工作作風的離退休教職工檔案管理人員隊伍，同時他們要具備信息技術應用能力，在檔案管理工作中發揮信息管理地優勢。這不僅可以使繁瑣的管理工作更加便捷，還能使管理人員有更多的時間和精力改革與創新管理模式，以此來完善檔案管理體系。

4）是促進離退休教職工與高校服務人員有效互動的渠道。在高校電子檔案管理工作中，相關工作者要加強與離退休教職工的聯系，便于及時做好信息的更新與反饋工作，以此來提高高校的管理水平和服務質量。以往檔案管理模式下，需要工作人員通過書信來往、打電話、開展座談會等方式和離退休人員進行溝通，雖然這些溝通方式相對直接，但是通常會影響信息的準確性，而離退休教職工電子檔案系統的建設為工作人員提供便捷，他們可以發揮網絡的優勢實現信息交流、信息共享，使溝通更加及時和有效，而且還能使工作人員更好地了解他們的需求和心理、精神狀況。

2 高校離退休教職工電子檔案系統的內容

高校離退休教職工電子檔案系統的內容主要包括以下幾個部分，第一；基本信息電子檔案分系統，具體包括姓名、電話、性別、年齡、離退休的確切時間、任職部門等，這些信息的登記與更新工作是由學校人事檔案管理部門負責的。第二；健康信息電子檔案分系統，健康檔案信息系統是由基本信息和健康信息共同組成，包括病史、治療情況、家庭的病史、每年的體檢結果、疫苗接種情況、生病的時間與治療過程等。尤其要記錄離退休教職工的住院情況和醫藥費保險信息，保證檔案信息的準確性，從而為離退休職工提供更優質的服務。第三；工資信息分系統，它是指離退休教職工的工資變化、補貼費用等相關信息，特別是信息的變動情況和具體原因，這部分信息是由人事和高校財務部門共同負責收集與統計的。第四；住址和親屬情況信息分系統，這一系統作為整個電子檔案體系的重要構成，是了解離退休職工當前狀況的關鍵途徑。所以系統中應該包含離退休教職工的住址、家庭成員的住址、電話、微信等，便于高校檔案管理工作人員進行信息的更新與管理。第五；政治面貌信息分系統，主要包括他們政治面貌以及政治面貌變動的時間、地點和在團體中擔任的具體職務，這一部分主要由學校的組織部來負責系統的管理工作。最后；走訪、困難記錄分系統，主要包括學校慰問離退休教職工的記錄以及一些需要學校特殊照顧和關懷的職工信息，這些信息也是學校對這些困難教職工進行補助的重要依據。

3 高校離退休教職工電子檔案系統建設注意事項

高校離退休教職工電子檔案系統建設是個長期且系統的工作，完善離退休教職工電子檔案系統建設對于優化服務管理，完善系統有重要意義。為此，高校在建設離退休教職工電子檔案系統時要注意以下幾點，以此來提高檔案系統的科學性與可持續性。

1）增強信息采集方式的多樣性。高校離退休教職工信息采集方式主要包括以下幾種，其一；高校人事部根據檔案的現有信息保證其正確性。其二；通過微信、電話、郵件或者上門等方式收集相關信息和具體數據，通過核實了解每個離退休教職工的具體情況，從而保證檔案信息的全面性和準確性。其三；通過整理他們工作期間的相關材料，通過分析和匯總采集信息，使信息更加完整。

2）增強電子檔案系統的及時性。建立高校離退休教職工電子檔案系統不是短時間內就能完成的事，它需要發揮各個部門的協同作用。所以學校的管理者首先要認識到建立電子檔案系統的重要性，并且要根據實際情況成立專門的電子檔案系統建設小組，并且建立完善的制度，使每個成員各司其職，為電子檔案系統的建設工作提供保障。離退休教職工在不斷的變化，因此相關數據信息需要及時更新，為此，在建設電子檔案系統時應該保證各個分系統之間相互關聯，保證信息更新的及時性和準確性。

3）增強電子檔案系統建設的保密性。離退休教職工電子檔案系統是檔案管理工作信息化、網絡化的重要途徑，也是管理檔案信息的重要渠道，而且在大數據背景下，電子檔案系統的建設可以提高檔案信息的利用率。但是目前網絡信息管理具有一定的風險，尤其信息缺乏保密性，這嚴重影響檔案管理信息化建設的有效性。在建立電子檔案系統過程中，每一個環節都存在信息泄露的風險，所以在建設電子檔案系統過程中應該提高工作人員的保密意識，并且加強系統的保密程度，避免發生信息外泄的情況。比如可以通過設定每個工作人員的管理權限對他們進行限制，同時要落實信息簽名制度，完善責任機制，以此來增強信息的保密性，避免信息泄露造成損失。

4 結束語

高校離退休教職工電子檔案系統建設可以為離退休教職工提供信息統計、整理和分析服務，以此來提高離退休教職工電子檔案管理工作的科學性與針對性，從而為優化離退休教職工服務提供保障，這對于構建信息化高校，創設和諧校園環境有重要意義。