淺析新時代人事檔案數(shù)字化管理

劉國建

（滄州市中心醫(yī)院，河北 滄州 061001）

現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字化管理方式，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理體系，根據(jù)新時代檔案使用需要創(chuàng)新檔案管理方式，形成更加智能化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理氛圍，降低檔案管理與運(yùn)轉(zhuǎn)成本，在專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助下加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，更好地建立綜合性的數(shù)字檔案管理平臺。

1 人事檔案的特點(diǎn)

1）流動性。人事檔案與其他檔案不同，人事檔案是隨著個人的崗位流動而改變的，而個人的崗位流動性較大，其學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都會頻繁變動，導(dǎo)致其檔案需要隨時更新和變動，“人檔相宜”這個說法很好地詮釋了人事檔案流動性的特點(diǎn)。

2）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是檔案管理部門通過個人的品質(zhì)、履歷以及學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)等匯總而成的個人檔案。它是個人的道德品質(zhì)、人格品質(zhì)、社會關(guān)系等情況的歷史記錄。各單位可以根據(jù)人事檔案直接、客觀地了解該同志的素質(zhì)和作風(fēng)。

3）全面性。人事檔案包括個人在各個階段的資料，如員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位證明、技術(shù)技能的評定、黨組織關(guān)系和團(tuán)關(guān)系記錄、政治審核材料、各個時期受到的表彰獎勵或者違法亂紀(jì)的處分、參加會議或者活動的證明等，這些資料全面地展示了員工的家庭情況、專業(yè)情況等等各方面的內(nèi)容。人事檔案是員工個人信息的儲存庫，包括了員工迄今為止整個的人生階段，體現(xiàn)出來了人事檔案全面性特點(diǎn)。

2 現(xiàn)階段人事檔案數(shù)字化管理中存在的主要問題

1）制定標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不足。當(dāng)前檔案管理規(guī)范的修訂不及時，檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)待修訂，未能根據(jù)實(shí)際情況建立普遍遵守和切實(shí)可行的檔案管理工作制度。由于相關(guān)制度不足，導(dǎo)致檔案管理保密難度大，檔案數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)較大。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，檔案管理應(yīng)當(dāng)保證高效性、時效性、規(guī)范性，強(qiáng)調(diào)采用科學(xué)的規(guī)范制度約束檔案數(shù)字化建設(shè)，從而提高檔案數(shù)字化的整體水平。

2）缺乏對人事檔案的準(zhǔn)確利用。人事檔案全面數(shù)字化管理的目的在于讓人們充分利用這些檔案信息，以發(fā)揮檔案的潛在作用，推動城市建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。在當(dāng)前時代的發(fā)展中，雖然工程建筑持續(xù)增加，但是并未加強(qiáng)對人事檔案的有效利用，致使許多人事檔案的價值難以挖掘出來。

3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。檔案數(shù)字化建設(shè)對信息技術(shù)要求較高，只有不斷提高檔案信息技術(shù)水平，才能提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。當(dāng)前，檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)集成性低，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)能力不足，軟硬件更新速度較慢，嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)水平。

4）管理人員業(yè)務(wù)水平不高。人事檔案數(shù)字化對于工作人員的技術(shù)要求比較高，需要工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，擁有較高的計(jì)算機(jī)操作水平。但是對于目前從業(yè)人員的知識水平和技術(shù)水平來說，能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)字化進(jìn)行熟練掌握的人員較少。人事檔案數(shù)字化的管理，需要具備檔案理論專業(yè)知識和數(shù)字化技術(shù)同時兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。但是，我國擁有高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才比較匱乏，很難滿足于新時代對于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的人才需求。

3 加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

1）提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。對于人事檔案數(shù)字化管理工作的從業(yè)人員來說，擁有專業(yè)的檔案管理知識和優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，是人事檔案數(shù)字化管理工作人員的必備技能。因此，定期對檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)是十分重要的。應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使每一位檔案管理的工作人員成為一名既了解檔案管理知識又了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，根據(jù)新時代的要求，及時改變?nèi)耸聶n案的管理方法，順應(yīng)時代潮流。

2）強(qiáng)化人事檔案管理思想意識。目前，人事檔案的管理工作開展的比較困難的主要原因是因?yàn)閱T工對于人事檔案不夠重視。造成這種現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)閱T工在高校學(xué)習(xí)的過程中，在校老師并沒有針對學(xué)籍檔案做出明確的講解，只是將檔案轉(zhuǎn)接工作作為一項(xiàng)任務(wù)交代給學(xué)生，讓學(xué)生去完成，但并沒有講解具體的原因，從而致使部分學(xué)生忽略檔案的重要性。因此，加強(qiáng)檔案管理思想意識，需要從改變學(xué)生對于學(xué)籍檔案的重視程度開始，通過詳細(xì)的描述，讓同學(xué)們意識到檔案對于今后的工作、學(xué)習(xí)的重要性，從而培養(yǎng)同學(xué)們妥善處理檔案的意識。在畢業(yè)之后，應(yīng)當(dāng)積極督促高校畢業(yè)生盡快完成學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞工作，并與當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會保障局人事檔案管理科的工作人員進(jìn)行核實(shí)，從而達(dá)到順利轉(zhuǎn)遞學(xué)籍檔案的目的。

3）明確項(xiàng)目工作流程。為了保證人事檔案數(shù)字化工作有序進(jìn)行，應(yīng)完善人事檔案數(shù)字化建設(shè)流程，合理劃分人事檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟。首先，圍繞著檔案數(shù)字化建設(shè)需要進(jìn)行檔案交接，在交接前做好全部紙質(zhì)檔案和電子檔案的整理工作，并且做好交接記錄，保證人事檔案安全。其次，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新整理，按照檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行評估，在各部門協(xié)助下提高檔案的整體質(zhì)量。第三，按照檔案數(shù)字化的類型、標(biāo)準(zhǔn)化的格式進(jìn)行檔案信息錄入。第四，開展檔案質(zhì)檢工作，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分析評價，并做好人事檔案數(shù)據(jù)備份工作。

4）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的完善。人事檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)及完善離不開軟件和硬件設(shè)施的完善。因此，對于檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)列入部門預(yù)算當(dāng)中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術(shù)上的需要，通過先進(jìn)的器材保證人事檔案的妥善保管。根據(jù)《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，建立符合新時代人事檔案數(shù)字化管理需要的數(shù)據(jù)庫，做好人事檔案數(shù)字化的利用、檔案的轉(zhuǎn)接以及檔案的保密工作。并且加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)人才管理，從硬件設(shè)施到軟件配置對人事檔案管理工作做好完善措施。

5）提高數(shù)字檔案評估水平。根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，依托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)評估，圍繞著檔案數(shù)字化的精準(zhǔn)性、安全性、保密性、共享性等進(jìn)行全面評估。首先，評估檔案數(shù)字化是否解決了孤本檔案管理存在的限制，能否有效提高檔案的共享率。其次，考慮檔案影像的質(zhì)量，分析檔案是否滿足異地傳輸?shù)男枰?。第三，進(jìn)一步考評檔案利用的空間，了解檔案使用人員的使用體驗(yàn)，分析檔案應(yīng)用的個性化需要，在此基礎(chǔ)上引導(dǎo)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)一步打破時空限制。第四，從大數(shù)據(jù)與云存儲視角加強(qiáng)檔案應(yīng)用能力的分析，進(jìn)一步評價檔案管理系統(tǒng)是否具有足夠的擴(kuò)展性和檔案服務(wù)的效率水平，指明檔案管理改革的空間，推動檔案管理多向化發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著時代的進(jìn)步，對于人事檔案的管理也逐漸趨于數(shù)字化，通過數(shù)字化的技術(shù)不僅降低了人事檔案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保護(hù)了檔案的原始樣貌。但是，無論是傳統(tǒng)的個人檔案管理模式，還是數(shù)字化的個人檔案管理模式，相關(guān)的工作人員都需要不斷完善自身能力，加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識，才能真正發(fā)揮人事檔案數(shù)字化管理工作的有效性與實(shí)效性。