關于電子檔案整理與保護的探討

趙錦秀

（山西省呂梁市文水縣委辦機要保密技術中心，山西 呂梁 032100）

隨著社會的發展，對整理與保護的技術要求也會越來越高。因此，我們應該深入研究，認真對待。對電子檔案進行整理和保護的最佳途徑是為電子檔案的未來發展鋪平道路。除做好電子檔案的基本認識、保護和防范外，還要做好相關法律法規的完善，建立健全合理、科學、嚴格的制度體系。只有這樣，才能更好地規范和維護電子檔案的安全性。隨著時代的發展，如何創新的管理文件和檔案，并提供及時、準確、系統、完整的文件信息，滿足各方面的需要，適應日益發展的新形勢下，已經成為一個文檔和檔案工作面臨的新課題。

1 電子檔案整理與保護

根據各單位工作職能的不同，確定了文件檔案的具體歸檔范圍。材料是否歸檔的判定法則是：所收集的文件和材料是否與單位密切相關，將來是否有價值。文件檔案來源于上級、單位、同級和下級的文件。分析的意義是做一份好工作的管理文件和檔案的收集和歸檔，并根據現狀提出創新措施的收集和歸檔的文件和檔案。促進文件和檔案機構的有序集合。

人們在保存數據的過程中一般會使用軟盤。在現代社會的發展中，科學技術的不斷發展促進了光盤的發展。由于其抗干擾能力好，結構穩定，存儲時間長，人們用它代替軟盤來保護電子文件。如今，隨著各種電子記錄的不斷增加，檔案管理部門都在其中使用了光盤，但也受到了一定的限制，軟盤還沒有進行徹底的改革。因此，在實際工作中，管理者必須采取最有效的措施來保護軟盤和光盤中的電子文件，以確保電子文件的安全[1]。

1.1 軟盤的保護

首先，規范要統一。其次是高安全性的軟盤。另外，軟盤的質量也是非常重要的，它直接影響到數據的安全性和電子文件的存儲時間。軟盤的存儲條件應標準化、統一。禁止將磁盤放置在磁場強、振動強、有腐蝕性氣體和粉塵的地方。最后，如果條件允許，我們應該把軟盤載體換成CD-ROM，這樣它就可以存儲更長的時間。一般來說，保存電子文件的方法是使用電子文件來保護它們。其中，CD-ROM作為電子文檔的存儲載體，抗干擾能力強，優勢明顯，可以有效延長電子文檔的存儲壽命。控制軟盤的質量。可以說，加強軟盤的質量控制是非常重要的，也是磁盤信息存儲壽命的根本保證[2]。

1.2 電子文件排列

首先，它們按年、組織和貯存期進行分組。首先，根據不同的年份、組織和存放期限對文件進行分類；其次，不同年齡、不同組織、不同存放期限的文件應存放在不同的印版中，以便根據不同年份、不同時期定期復制，以延長電子文件的存放壽命，將受影響的文件掃描到網絡中。各類公文審批和監督都是通過互聯網進行的。

1.3 按照時間、組織和保管期限分別歸檔

不同時代、不同組織、不同的保管期限定期復制，以延長檔案的保管壽命。同一歸檔部門的檔案也應集中在同一磁盤上，便于使用。同時，為了確保電子檔案統一和標準化，檔案部門應完成歸檔數據的收集，和檔案保管人應當建立文件管理信息，如分類號、文件數量、存儲秘密級別，貯藏期，等，并建立磁盤文件目錄，以方便快速處理文件的磁盤在電腦上快速找到它。保護電子檔案由于電子檔案是離線保存的，所以其中一些仍然存儲在軟盤中。人們在保存數據的過程中一般會使用軟盤。在現代社會的發展中，科學技術的不斷發展促進了光盤的發展。由于其抗干擾能力好，結構穩定，存儲時間長，人們用它代替軟盤來保護電子文件。如今，隨著各種電子記錄的不斷增加，檔案管理部門都在其中使用了光盤，但也受到了一定的限制，軟盤還沒有進行徹底的改革。因此，在實際工作中，管理者必須采取最有效的措施來保護軟盤和光盤中的電子文件，以確保電子文件的安全。

2 創新文檔管理方法

2.1 思想創新

創新最重要的因素是思想的轉變。要在文獻管理工作中進行創新，首先要轉變觀念，擯棄傳統的文獻管理思想，接受新的管理理念。傳統的文檔管理主要是針對一些有關政治信息資料的管理，而現代文檔管理是面向管理的相關信息和材料在各種行業，這在一定程度上增加了管理的難度，和傳統的管理理念已經不再合適。

2.2 技術創新

要創新文獻檔案人員的管理技術，就必須對管理人員進行培訓，傳授最新的管理技術和管理方法，推動文獻檔案管理的創新。

2.3 管理創新

一般情況下，檔案管理質量的高低往往取決于對管理水平的評價，如僅從檔案管理場地、設備、館藏等方面進行考察。然而，隨著時代的發展，檔案管理主要取決于資源的開發利用和檔案的服務效果。檔案管理的重點應轉移到檔案管理的最大限度。

2.4 重建文件檔案管理體系

由于長期忽視文件管理，相應的管理系統不能跟上信息化發展的水平，不能滿足現有文件管理系統的需求。目前，許多機構的管理系統仍停留在管理對象的水平，只能進行一個相對簡單的復制搜索，不能搜索全文。隨著計算機的普及，電子文檔和現代辦公技術也很流行。

3 加強文件檔案管理的有效途徑

首先熟悉計算機技術和網絡技術的運用。其次，作為一名辦公室文件檔案工作人員，要有優秀的政治素質，愿意奉獻，努力工作。最后，辦公文件檔案工作是一項非常嚴肅的工作。構建檔案工作組織網絡為完善文件檔案工作組織網絡，探索新思路，以提高管理質量。改善“網絡”，我們需要關注“生活”這個詞。完善政府機關檔案管理制度，增強工作人員參與檔案管理工作的意識和積極性，按時交卷。專職檔案工作人員應有必要對文件進行規范。這就要求辦事員做好文件的歸檔和歸檔工作，增強檔案管理意識，實現文件與檔案工作的一體化。作為辦事員，要對日常工作中的文件資料進行管理，及時處理，收發文件要及時進行登記和記錄，特別是對一些領導的講話和外出會議的記錄[3]。

4 小結

人們逐漸進入了數字時代，越來越多的先進的信息技術、數字技術和其他高科技繼續出現，并在很多領域和行業中扮演著重要的角色。檔案部門作為信息收集的一項基本職能，應加快電子檔案的建設，建立完善的管理制度和保護制度，避免檔案丟失和被盜的發生。