探討提高機關檔案管理信息化建設

張順梅

（新疆阿勒泰地區布爾津縣紀委監委信息和輿情信息中心（縣審查調查中心），新疆 阿勒泰 836600）

在機關檔案管理工作中，由于檔案數量龐大，管理工作非常復雜，傳統的人工管理方式難以滿足現代化的機關檔案管理要求，加強管理方式信息化建設，實現更高效率的網絡信息化管理模式，是現代社會經濟發展對機關檔案管理提出的必然要求。除此之外，應用網絡信息化的管理模式對機關檔案實施管理，能夠實現快速查詢，而且查詢方式多種多樣，能夠有效滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式能夠有效實現檔案的完整保存，促進檔案信息共享，保證能夠實時為檔案使用者提供必要的檔案信息。由此可見，實施信息化的檔案管理方式，不僅給檔案管理帶來了極大的便利，而且對檔案的實踐應用，提供了極大的便利，促使機關檔案能夠更好地為社會發展提供服務，大幅度提高機關檔案服務質量，對我國社會經濟發展建設，具有極為深遠的意義。

1 信息化技術進行檔案管理的優勢

1.1 能夠存儲海量的檔案信息

在機關中，檔案的數量非常龐大，而且隨著發展，檔案數量不斷增多，在傳統紙質檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲空間來存儲保管檔案。而且紙質檔案對存儲條件要求極高，為了延長紙質檔案的使用壽命，在存儲過程中必須具有良好的通風、采光、防蟲等條件。一旦存儲條件不合格，就會造成檔案損失，信息丟失。此外，面對數量龐大的紙質檔案，傳統的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應用等方面，程序極為復雜，便利性極差。而運用信息化管理方式，以電子檔案的形式對機關檔案信息進行存儲，只需小小的硬盤，就可以存儲大量檔案信息，真正實現大容量快速儲存，既節省了空間又節省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應用檔案更加便利，而且對存儲環境要求低，還能實現無紙化。

1.2 檔案信息管理更加規范，存儲更準確

在傳統的機關檔案管理過程中，采用人工方式對檔案進行歸類處理，這就導致工作人員在管理檔案的過程中，可能因為大意疏忽或業務不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲，管理不規范。甚至個別人員會私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴重失真，最終在查詢應用檔案時造成誤差。而在信息化時代實施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統，能夠將檔案信息與辦公自動化系統實現無縫連接，檔案資料實現自動化存儲，在對檔案進行信息化管理的過程中，還能夠對檔案信息的修改操作設置權限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準確性和規范性。準確的檔案信息以及規范的檔案管理模式，不僅方便人們對檔案進行查詢或使用，也使機關的檔案服務質量得到顯著提升，使檔案信息充分發揮作用，為社會經濟發展建設提供必要的支持力量。

2 提高機關檔案管理信息化建設措施分析

2.1 打造可靠適用的檔案信息化系統

選擇可靠適用的應用系統。一些現有的計算機檔案管理軟件尚不具備對電子文件、電子檔案的管理功能，因此，選擇可靠適用的檔案信息化管理系統尤為重要。檔案管理系統需要將各項業務流程、標準規范固化在應用系統中，并實現與機關辦公自動化系統及其他各業務、信息系統的銜接，以解決電子文件的規范管理問題。同時，信息系統要兼顧對紙質檔案的輔助管理。在應用系統的構建模式上，可采取獨立于機關各業務信息系統的方式，通過直接在檔案管理系統進行電子文件及其元數據歸檔的方式，或者將電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求以固定形式嵌入機關各業務信息系統的方式，使檔案管理系統成為一個子模塊，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實時捕獲電子文件和元數據，實現信息預歸檔，提升歸檔工作質量[1]。

2.2 實現檔案資源的有效共享

機關單位推動檔案信息化建設、提高檔案信息化管理的有效性，需要轉變傳統檔案管理理念，建立信息共享機制，借助信息技術建立單位內部檔案信息的共享平臺，通過不同的權限賬號登錄檔案系統，使單位內部各部門甚至全體員工都能在一定權限范圍內查閱檔案文件。有所屬單位及系統的機關單位，應做好對所屬單位及系統檔案信息化工作的宏觀管理，實現檔案管理系統的有效銜接，利用局域網或互聯網對數字化檔案和已歸檔文件開展利用、咨詢工作，實現檔案資源共享，方便所屬單位及系統對歸檔文件進行深入了解利用，提升工作效率。

2.3 做好檔案信息安全防范工作

在檔案共享機制下，檔案信息服務亟待解決的一個問題是，檔案信息的安全防范問題，主要包括保密安全性、網絡服務安全等問題。針對保密安全性的問題，借助局域網實現資源共享的，機關可基于共享機制對不同用戶設定不同的使用權限，從檔案信息的采集、存儲、備份、訪問等全過程做好信息安全工作，做好電子檔案借閱登記、檔案瀏覽痕跡化管理等工作，確保檔案查閱有跡可尋；使用互聯網電子系統實現共享的，可搭建可信的云平臺，采用“對稱加密”“嵌入式非標準編碼解碼器”等技術，做好檔案資源保密工作。在網絡服務安全方面，可以通過設置數字簽名、動態密碼等方式保障數據的安全訪問，對存儲在云平臺上的信息可以采用加密軟件、加裝防火墻、加密磁盤或者分布式文件應用系統技術。需要注意的是，對安裝的安全軟件要及時進行升級，確保檔案使用與存儲過程中信息資源的安全。為保證檔案歸檔嚴格規范，應設置檔案管理員、部門領導、檔案室領導三員審核管理方式，進一步提升歸檔文件規范程度[2]。

3 結論

簡而言之，在信息化時代背景下，機關單位在進行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應積極基于信息化管理角度，加強信息化管理模式的應用建設，從而有效突破檔案管理困境，提高機關單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質量，通過應用科學的管理方法，充分發揮檔案的重要作用，為機關單位的發展進步，發揮積極的促進作用。