信息時代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

彭 鳳

（陜西省交通建設(shè)集團(tuán)公司延靖分公司，陜西 延安 716000）

加大對檔案信息資源的開發(fā)與利用，是當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員需要承擔(dān)的工作職責(zé)，而檔案管理者若想實現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)，就要對眾多檔案信息資源進(jìn)行全面的了解與掌握，提高對檔案信息資源的保護(hù)意識，并將檔案信息資源本身所具備的價值充分發(fā)揮出來，同時也可以利用信息技術(shù)，提高檔案信息資源查閱、應(yīng)用的便利性，促使企業(yè)內(nèi)部人員能夠積極主動利用相關(guān)資源，以此提高檔案信息資源的利用率。

1 信息時代企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的問題

1.1 思想認(rèn)知不足，缺乏現(xiàn)代化觀念

在當(dāng)前的信息化時代，企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用受到較大的重視，但是，由于企業(yè)自身對檔案工作的認(rèn)識存在不足，導(dǎo)致其自身的檔案信息資源難以實現(xiàn)有效的開發(fā)與利用。部分企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識還停留在紙質(zhì)檔案的管理模式上，對于檔案的信息化建設(shè)缺乏較高的重視，對于電子檔案信息資源的管理、開發(fā)與利用等工作的認(rèn)識不夠全面，對于相關(guān)工作內(nèi)容的了解也不夠具體，很多檔案管理者認(rèn)為只要對一些光盤、磁盤等相關(guān)信息設(shè)備載體上的檔案資源管理好，并對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽?yīng)用，就能夠完成好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。這種錯誤的思想認(rèn)知不僅會影響到企業(yè)檔案資源管理工作的有效開展，還會降低檔案信息資源開發(fā)與利用的有效性[1]。

1.2 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

相關(guān)企業(yè)在對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用時，缺少清晰的思路，尤其是缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致檔案資源的開發(fā)方式、流程等多個方面不夠統(tǒng)一，且缺少有序性以及規(guī)范性，在這種情況下，人與人、人與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)等不同交流組織之間，將難以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，而且也會對檔案信息資源的查詢、借閱等服務(wù)造成不良影響，致使檔案信息資源的開發(fā)與利用無法取得良好的效果，最終使得這一工作的開展受到較大的阻礙。

2 信息時代企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的有效措施

2.1 更新傳統(tǒng)的思想觀念，科學(xué)開發(fā)檔案信息資源

相關(guān)企業(yè)若想對檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)與利用，首先要做的就是對自身傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到檔案資源開發(fā)與利用的重要作用，同時也要對當(dāng)前的信息時代予以全面了解，結(jié)合實際情況，合理應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資源的合理開發(fā)。另外，相關(guān)企業(yè)內(nèi)部的檔案工作者也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立先進(jìn)正確的市場經(jīng)濟(jì)觀念，對于當(dāng)下檔案信息資源開發(fā)的各種技術(shù)手段要予以學(xué)習(xí)掌握，并結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，合理應(yīng)用相關(guān)開發(fā)措施。企業(yè)檔案管理者可以對傳統(tǒng)的檢索方式進(jìn)行科學(xué)改進(jìn)，并且要以計算機(jī)檢索為核心，對區(qū)域檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案信息資源與網(wǎng)絡(luò)連接在一起，促使檔案信息資源得到更多的利用。另外，相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對館藏檔案的研發(fā)，通過深入的研究提取出就有較高利用價值的檔案信息，并共享到互聯(lián)網(wǎng)上，這樣也能夠提高使用者的查閱效率，促使檔案信息資源的利用率得以提升[2]。

2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，做好相應(yīng)的頂層設(shè)計

企業(yè)中的檔案資源非常多，其檔案信息內(nèi)容所涉及的領(lǐng)域也比較廣泛，而且企業(yè)各部門與各項業(yè)務(wù)之間的關(guān)系也錯綜復(fù)雜，若想在這種情況下，對檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)與利用，企業(yè)相關(guān)部門就要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，立足于全局的角度，自上而下開展統(tǒng)一且全面的設(shè)計規(guī)劃工作，在資源開發(fā)與利用工作中要保持理論上的一致，同時也要促使各項功能相互協(xié)調(diào)，加強(qiáng)檔案信息資源的共享。另外，相關(guān)企業(yè)也要根據(jù)檔案信息資源管理的實際情況，設(shè)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案資源的有序性與規(guī)范性，為檔案信息資源的開發(fā)與利用奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 以網(wǎng)絡(luò)作為媒介加強(qiáng)信息交流

處在信息化的時代環(huán)境中，企業(yè)可以借助多媒體技術(shù)對相關(guān)檔案資源進(jìn)行編研，也可以將檔案信息資源以圖像、聲音、文字等多種形式呈現(xiàn)出來，并對其進(jìn)行合理編研，這樣也能夠使得瀏覽者獲得強(qiáng)烈的感官沖擊，促使企業(yè)檔案編研工作的服務(wù)功能得到有效的發(fā)揮。另外，相關(guān)企業(yè)還要對檔案信息資源傳播及展示平臺的構(gòu)建予以高度關(guān)注，并利用信息技術(shù)實現(xiàn)快速構(gòu)建，為檔案信息資源的利用提供更多的渠道。企業(yè)也能夠使用網(wǎng)絡(luò)媒介實現(xiàn)對檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸，而且能夠保障傳輸?shù)乃俣龋蟠蠓奖懔藱n案信息資源的選題立項、信息反饋、成果公布等，促使檔案資源能夠得到真正有效的開發(fā)與利用[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)在開展檔案信息資源的開發(fā)與利用工作時，需要考慮到當(dāng)前的信息化時代，并做到與時俱進(jìn)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)對檔案資源的信息化管理，這樣也能夠減少紙質(zhì)檔案管理工作的繁瑣性，并為檔案資源的開發(fā)與利用提供較大的便利性。基于此，相關(guān)企業(yè)要加大投入，為檔案部門配備完善的檔案信息移交系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案發(fā)布利用系統(tǒng)等多種數(shù)字化的系統(tǒng)，促使紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成為電子檔案，這也有利于紙質(zhì)檔案資源的利用。另外，企業(yè)在對檔案資源進(jìn)行編研開發(fā)時，也可以將數(shù)字化技術(shù)引入其中，使其能夠提升檔案核查檢索、調(diào)閱等工作的效率，減少相關(guān)繁瑣工作，提高檔案資源開發(fā)工作的高效性。

3 總結(jié)

通過上述分析，對檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)與利用，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，避免檔案資源的浪費(fèi)。因此，相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對檔案資源開發(fā)與利用的重視，并且在當(dāng)前的信息化背景下，要做到與時俱進(jìn)，通過引進(jìn)信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率，同時也要保護(hù)檔案資源的安全性，這樣才能夠保障檔案資源的開發(fā)及后續(xù)利用。