信息時代企業檔案信息資源的開發與利用

彭 鳳

（陜西省交通建設集團公司延靖分公司，陜西 延安 716000）

加大對檔案信息資源的開發與利用，是當前企業檔案管理人員需要承擔的工作職責，而檔案管理者若想實現對檔案信息資源的有效開發，就要對眾多檔案信息資源進行全面的了解與掌握，提高對檔案信息資源的保護意識，并將檔案信息資源本身所具備的價值充分發揮出來，同時也可以利用信息技術，提高檔案信息資源查閱、應用的便利性，促使企業內部人員能夠積極主動利用相關資源，以此提高檔案信息資源的利用率。

1 信息時代企業檔案信息資源開發與利用的問題

1.1 思想認知不足，缺乏現代化觀念

在當前的信息化時代，企業檔案資源的開發與利用受到較大的重視，但是，由于企業自身對檔案工作的認識存在不足，導致其自身的檔案信息資源難以實現有效的開發與利用。部分企業對檔案工作的認識還停留在紙質檔案的管理模式上，對于檔案的信息化建設缺乏較高的重視，對于電子檔案信息資源的管理、開發與利用等工作的認識不夠全面，對于相關工作內容的了解也不夠具體，很多檔案管理者認為只要對一些光盤、磁盤等相關信息設備載體上的檔案資源管理好，并對其進行適當的應用，就能夠完成好檔案信息資源的開發與利用工作。這種錯誤的思想認知不僅會影響到企業檔案資源管理工作的有效開展，還會降低檔案信息資源開發與利用的有效性[1]。

1.2 缺乏統一的標準與規范

相關企業在對檔案資源進行開發利用時，缺少清晰的思路，尤其是缺乏統一的、規范化的工作標準，這就導致檔案資源的開發方式、流程等多個方面不夠統一，且缺少有序性以及規范性，在這種情況下，人與人、人與系統、系統與系統等不同交流組織之間，將難以實現檔案信息資源的共享，而且也會對檔案信息資源的查詢、借閱等服務造成不良影響，致使檔案信息資源的開發與利用無法取得良好的效果，最終使得這一工作的開展受到較大的阻礙。

2 信息時代企業檔案信息資源開發與利用的有效措施

2.1 更新傳統的思想觀念，科學開發檔案信息資源

相關企業若想對檔案信息資源進行有效的開發與利用，首先要做的就是對自身傳統的思想觀念進行及時轉變，認識到檔案資源開發與利用的重要作用，同時也要對當前的信息時代予以全面了解，結合實際情況，合理應用信息技術，實現對檔案資源的合理開發。另外，相關企業內部的檔案工作者也要加強學習，樹立先進正確的市場經濟觀念，對于當下檔案信息資源開發的各種技術手段要予以學習掌握，并結合企業自身的實際情況，合理應用相關開發措施。企業檔案管理者可以對傳統的檢索方式進行科學改進，并且要以計算機檢索為核心，對區域檔案信息進行網絡化管理，將檔案信息資源與網絡連接在一起，促使檔案信息資源得到更多的利用。另外，相關企業要加強對館藏檔案的研發，通過深入的研究提取出就有較高利用價值的檔案信息，并共享到互聯網上，這樣也能夠提高使用者的查閱效率，促使檔案信息資源的利用率得以提升[2]。

2.2 統籌規劃，做好相應的頂層設計

企業中的檔案資源非常多，其檔案信息內容所涉及的領域也比較廣泛，而且企業各部門與各項業務之間的關系也錯綜復雜，若想在這種情況下，對檔案信息資源進行有效的開發與利用，企業相關部門就要做好相應的統籌規劃，立足于全局的角度，自上而下開展統一且全面的設計規劃工作，在資源開發與利用工作中要保持理論上的一致，同時也要促使各項功能相互協調，加強檔案信息資源的共享。另外，相關企業也要根據檔案信息資源管理的實際情況，設施統一的標準，保證電子檔案資源的有序性與規范性，為檔案信息資源的開發與利用奠定良好的基礎。

2.3 以網絡作為媒介加強信息交流

處在信息化的時代環境中，企業可以借助多媒體技術對相關檔案資源進行編研，也可以將檔案信息資源以圖像、聲音、文字等多種形式呈現出來，并對其進行合理編研，這樣也能夠使得瀏覽者獲得強烈的感官沖擊，促使企業檔案編研工作的服務功能得到有效的發揮。另外，相關企業還要對檔案信息資源傳播及展示平臺的構建予以高度關注，并利用信息技術實現快速構建，為檔案信息資源的利用提供更多的渠道。企業也能夠使用網絡媒介實現對檔案信息資源的遠距離傳輸，而且能夠保障傳輸的速度，大大方便了檔案信息資源的選題立項、信息反饋、成果公布等，促使檔案資源能夠得到真正有效的開發與利用[3]。

2.4 加強檔案資源的數字化建設

企業在開展檔案信息資源的開發與利用工作時，需要考慮到當前的信息化時代，并做到與時俱進，對檔案資源進行科學的數字化建設，實現對檔案資源的信息化管理，這樣也能夠減少紙質檔案管理工作的繁瑣性，并為檔案資源的開發與利用提供較大的便利性。基于此，相關企業要加大投入，為檔案部門配備完善的檔案信息移交系統、檔案管理系統、檔案數據庫、檔案發布利用系統等多種數字化的系統，促使紙質檔案逐漸轉變成為電子檔案，這也有利于紙質檔案資源的利用。另外，企業在對檔案資源進行編研開發時，也可以將數字化技術引入其中，使其能夠提升檔案核查檢索、調閱等工作的效率，減少相關繁瑣工作，提高檔案資源開發工作的高效性。

3 總結

通過上述分析，對檔案信息資源進行有效的開發與利用，能夠提高企業的經濟效益與社會效益，避免檔案資源的浪費。因此，相關企業要加強對檔案資源開發與利用的重視，并且在當前的信息化背景下，要做到與時俱進，通過引進信息技術手段，提高檔案管理的效率，同時也要保護檔案資源的安全性，這樣才能夠保障檔案資源的開發及后續利用。