新形勢下事業單位檔案數字化管理工作策略

胡婭麗

（湖南體育職業學院，湖南 長沙 410019）

科學、合理地貫徹與落實檔案管理工作內容不僅是促進事業單位可持續發展的有效策略，同時也是促進事業單位經濟效益良好發展的關鍵路徑。針對此，事業單位內部管理人員應該立足于檔案管理發展趨勢，按照統籌規劃、合理部署的原則要求，構建符合事業單位檔案管理工作發展的戰略措施。其中，數字化管理作為近些年各行業管理工作的開展趨勢，理應得到事業單位檔案管理工作的高度重視，并加以推廣應用，以確保事業單位檔案管理水平能給穩步提升。

1 事業單位檔案管理數字化建設的必要性分析

1）高效提升檔案管理工作效率。近些年，為全面推動事業單位可持續發展進程，單位內部管理人員主張從多個方面針對各項管理工作內容進行全方位升級與優化，要求管理人員重點加強對檔案管理工作的把控力度，最好可以充分立足于當前管理趨勢，積極運用新興技術手段，實現對事業單位檔案管理工作的優化處理。目前，以數字化技術為首的新興技術逐漸應用于事業單位檔案管理工作當中。

根據建設反饋情況來看，事業單位內部通過合理開展檔案管理數字化建設工作，不僅有效加強了各部門之間的協調力度，同時還有效深化了檔案管理質量效果。究其原因，主要是因為數字化管理方式為檔案管理工作提供了全新的技術驅動力。管理人員可以利用數字化技術對檔案管理工作期間涉及的數據資料內容進行整合分析，并根據分析反饋結果判斷當前檔案管理工作是否落實到位。與此同時，還可以根據分析反饋結果確定檔案管理工作未來一段時間的發展趨勢以及戰略規劃內容，具有重要的應用意義。

2）滿足社會需求與單位自身發展需求。隨著我國網絡信息技術的不斷發展，傳統管理模式已經無法適應當前的時代發展趨勢。對于事業單位檔案管理工作而言也是如此。傳統的檔案管理采取的都是以人為主的管理方式，這種方式效率低、能耗高的缺點在數字化社會背景下逐漸顯現。為進一步滿足社會需求與單位自身發展需求，事業單位內部應該針對檔案管理數字化建設問題予以高度重視。管理人員應該立足于數字化建設發展趨勢，加強對檔案各項信息的整合處理，以期可以從根本上推動事業單位的可持續發展。

2 現階段事業單位檔案數字化管理問題分析

近些年來，隨著我國計算機互聯網技術的不斷推廣與應用，各行業領域的日常工作逐步朝向數字化與高效化方向發展。從客觀角度上來看，在網絡與數字化技術的引導作用下，事業單位各項工作內容得到了精準優化與加強。以檔案管理為例，管理人員通過合理應用數字化技術初步實現了對檔案管理資源的合理配置與應用，并且有效規避了傳統紙質檔案管理模式存在的弊端問題，具有重要的應用意義。然而，就當前數字化檔案管理工作的落實情況來看，仍舊存在一些亟待解決的問題。

一方面，部分單位領導人員對于數字化檔案管理工作缺乏高度重視，或者是對于數字化檔案管理工作存在流程化的問題。并未從本質上意識到數字化檔案管理工作對于企業發展的重要性，因此導致在數字化檔案建設與管理方面存在一定的滯后問題。另一方面，部分單位的計算機系統以及相關設備設施過于陳舊，無法支持數字化管理系統的穩定運行。最重要的是，單位內部缺乏專業的數字化管理工作人員作為技術支持，難以確保檔案管理工作質量與效率。

3 新形勢下事業單位檔案數字化管理工作策略研究

1）高度重視數字化建設工作，推動檔案數字化管理進程。事業單位管理人員應該肩負起自身的主體責任，堅持按照數字化建設工作要求，重點針對事業單位檔案管理數字化建設問題進行統籌規劃與合理部署。其中，對于檔案管理數字化建設工作必須予以高度重視。實施過程中，管理人員應該將檔案管理數字化建設工作放在重要工作位置。結合當前檔案數字化工作建設現狀，明確把握當前建設工作存在的不足問題，并根據具體的不足，制定科學有效的管理措施。

與此同時，管理人員應該立足于檔案管理體制建設要求，按照數字化建設原則，健全與優化數字化檔案管理機制。日常工作中，管理人員應該定期針對員工的培訓工作以及考核工作進行全面貫徹與落實。目的在于通過不斷加強對員工專業能力的培養，逐步引導員工熟練掌握數字化技術，確保每一位員工都可以運用數字化技術，為事業單位檔案管理工作的可持續發展提供良好內在驅動力。

2）加強數字化管理軟硬件設施建設水平，全方位提高工作人員專業能力。為確保數字化檔案管理水平得以進一步加強與提升，建議單位方面應該加強對數字化管理軟硬件設施的投資力度，滿足數字化檔案管理要求。一方面，領導人員應該根據工作實際需求，適當配置先進的信息技術設備，盡量從多個方面為檔案信息收集以及加工傳輸奠定良好的技術保障。另一方面，根據數字化檔案管理需求，研發高質量管理軟件，實現對檔案信息的深度開發與處理。

此外，還應該構建科學合理的高質量管理平臺，不斷推動檔案管理工作朝向數字化與數字化方向發展。需要注意的是，對于當前數字化檔案管理工作地位不高的問題，建議相關領導人員加強思想建設，從思想意識上提升對數字化檔案工作的重視程度。最好可以將數字化檔案管理工作納入企業工作建設體系當中，從根本上提高數字化檔案管理工作的地位。

3）穩定提升信息數據管理水平，提高檔案數字化管理水平。實行檔案數字化管理工作的過程中，管理人員應該加強對信息數據問題的整合力度。其中，管理人員應該按照規范要求，達到穩定提升信息數據管理水平的效果。與此同時，對于人事檔案的管理問題，管理人員應該勇于承擔起自身的主體責任，加強對檔案資源的管理力度。

如日常管理過程中，管理人員應該利用科學、合理的方式手段，深化分析人事檔案數字化建設問題。必要時，也可以通過構建人事檔案數據庫的方式，實現電子管理過程，確保檔案管理工作效果得以深化加強。需要注意的是，管理過程中，管理人員可以根據當前信息數據管理實況，確立科學、合理的管理目標，進一步提高檔案數字化管理水平。

4 結論

總而言之，實現檔案管理數字化建設目標儼然成為事業單位必須予以重點踐行的目標。針對這點，建議事業單位領導人員應該加強對檔案管理數字化建設工作的重視程度。嚴格按照檔案管理數字化建設工作要求，從多個方面針對檔案管理數字化建設問題進行統籌規劃與合理部署。其中，對于當前檔案管理數字化建設理念意識不足的問題，必須予以及時改進。并在此基礎上，利用科學合理的數字化技術手段，構建相關的檔案管理數字化機制。相信在全體人員的不斷努力下，事業單位檔案管理數字化建設水平將會得到進一步提高。