探析事業單位檔案管理信息化建設

羅曉偉

（宜城市醫療保障服務中心，湖北 宜城 441400）

新經濟常態下，事業單位是社會體系主要構成，在經濟體系的改變下，其不斷擴大了自身的經營范圍，也加大了檔案管理難度，而信息化建設又是促進綜合實力增強的重要渠道，應注重加大建設力度。若是不能順利開展信息化建設，便會促使檔案管理工作質量降低，也不能使自身持續、穩定發展的需求得到滿足。所以，面對激烈的市場競爭，必須運用有效手段加大信息化建設力度，以有效提升檔案管理信息化建設水平。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

現階段，科學技術發展速度迅猛，使得信息化已充分滲透到了行業發展中。面對新時代的要求，事業單位檔案管理中，傳統管理模式已顯得“有心無力”[1]。廣泛運用的計算機技術可提高檔案管理效率，因此事業單位在檔案管理工作中，應加強信息化建設，有助于提高檔案數字化水平，在日常工作中運用檔案信息化系統，可以不受時空的限制對相關檔案進行儲存和使用，可以促進工作效率提升。同時，因信息技術的沖擊，傳統室藏檔案模式發生了

顯著改變，不僅在分類方面更加細化，也進行更合理的分組排序，因此，檔案信息化建設可在短時間內調用、歸集檔案；其次，傳統的紙質檔案不易保存，從而導致檔案信息不真實，甚至變得完全無效。另外，信息化建設還有利于實現自動化管理，讓原本的紙質檔案內容被存儲于云服務器又或是電子硬盤中，進而實現檔案信息的永久保存。相較于傳統檔案管理模式，信息化建設借助管理后臺和檔案平臺可以更加方便和快捷地整理、借閱檔案，為檔案管理的持續、穩定發展奠定堅實的基礎。所以對事業單位來說，檔案信息化建設的意義重大，其有利于促進事業單位綜合實力有效增強。

2 事業單位檔案管理信息化建設策略

2.1 提高對檔案信息化建設的重視度

領導干部的重視程度直接決定了檔案管理的有效性，為了將現階段領導干部忽視此工作的問題改變，當前我們必須要求領導干部高度重視檔案管理，把此項工作擺在重要問題，尤其是要將事業單位管理內容的保密性問題全面提高。把檔案存放在檔案室中適宜的位置，為了使檔案管理更加全面，還要加固檔案室的門窗，從而保護檔案信息的安全，避免其損壞、遺失。除此之外，還要購買掃描儀、計算機等先進的信息化設備，指派專業人員對管理工作予以負責，將登記工作切實做好，嚴禁非工作人員進入，同時在固定的時間大力培養檔案管理人員，進而有效增強檔案管理人員的專業能力和責任意識。

2.2 規范檔案管理制度

我們正處于信息化時代，檔案管理理念與方式也悄然發生了變化，檔案數據信息共享于全面利用取代了傳統保護管理模式[2]。為了能夠有效利用檔案信息，就應把實際情況充分聯系起來，對檔案管理制度予以建立，并不斷完善，同時不能任意修改，在錄入檔案信息時，檔案管理人員務必要嚴格根據國家規定的格式、方法、文字標識、著錄原則等要求展開，若是檔案管理人員不能統一著錄，那么之后在檢索檔案的時候便很容易出錯，最終無法準確提取響檔案信息數據，影響其使用。而在對檔案信息數據進行歸檔處理時，管理人員也一定要規范統一所使用的數據庫軟硬件，將紙質檔案統一歸檔，以讓事業單位內部檔案信息資源得到共享，促使檔案管理信息化目標順利實現。

2.3 提高信息化建設的安全性

在檔案信息化建設過程中，完善與規范檔案管理制度是事業單位一定要完成的一項內容，同時將檔案管理工作切實落到實處。應注意，事業單位務必要對員工檔案資料進行規范使用，幫助工作人員充分掌握檔案工作，不斷完善檔案使用和保密措施[3]。此外，應運用結合軟件預防和硬件保護的方式，從技術上防護電腦病毒，同時對檔案信息安全防護體系予以構建，以此使黑客入侵現象的發生率有效減少。現階段，在檔案部門的內、外網之間對保護屏障進行設置的方式是一種應用較為廣泛的防火墻技術。如加密技術、數字證書、數字簽名等安全保密技術所發揮的作用也極為顯著。此外，事業單位各部門之間需要確保標準的統一性，合力對安全體系進行構建，促使安全風險有效降低。

2.4 加大檔案管理基礎設施建設力度

對于信息化建設而言，基礎設施是重點，并在軟件和硬件方面加強投入，只有投入充足的資金，才可以完善信息化技術與設備，這也是促使檔案管理信息化建設目標順利實現的重要基礎。所以，應不斷調整和優化傳統檔案管理方式，靈活借助現代化高新科技開展檔案管理工作。如，可以借助電子設備代替人工管理，這既能促進整體檔案管理工作質量提升，同時也能夠保護數據信息的安全性，防止其被泄露。此外，事業單位還應積極建設平臺推廣模式，使諸多信息需求者均能獲益，這也是將知名度提高的有效途徑之一，進而以堅實的基礎助力我國事業單位的持續、穩定發展。

2.5 加強檔案管理人員信息化技能培訓

信息化建設中，檔案管理人員發揮著極為重要的作用，因而就需不斷加強其信息化技能[4]。第一，事業單位可以借助形式多樣的教育培訓活動，穩步提高管理者專業素養。第二，若是條件允許，事業單位積極引入高素質人才，為信息化建設提供源源不斷的智力。除此之外，更新管理理念也非常重要，管理人員需加大對網絡知識的學習力度，利用所學知識高效率管理檔案。第三，加強思想道德教育，強化責任意識，并激發主觀能動性，進而保證信息化建設順利進行。

3 結語

總之，不斷發展的信息技術，促使網絡的應用變得越來越廣泛，信息技術有利于事業單位順利開展檔案管理信息化工作。所以，就要求將網絡此平臺充分利用好，為事業單位提供便利，高效開展檔案管理，促進辦事效率提升，對信息化平臺進行有效維護，保證信息化建設能夠順利完成，并發揮最大化功效。