中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設

陳少蘭

（廣西華僑學校，廣西 南寧 530007）

學校教職員工的資料都存在中職學校的檔案當中，其不僅是他們進行科學調(diào)研活動、教學管理以及提供學生學習的重要資料，也反映了學校的各時期的政策改革以及建校歷程。因此，中職學校應在檔案管理的規(guī)范上進行創(chuàng)新，以此不僅可以提高教學管理的有效性，還可以提高學校的教學水平，進而使學校的檔案管理工作更加完善。

1 中職學校檔案的重要作用

中職學校檔案主要包含兩方面作用：其一是中職學校檔案承載著學校的歷史，上面詳細地記錄著從最開始建校時全校的師生及其他員工的道德品質(zhì)、專業(yè)能力、考勤、績效等信息。同時檔案信息的數(shù)據(jù)是對學校發(fā)展歷程具有真實性和可靠性的記錄，并對學校未來發(fā)展發(fā)揮著關(guān)鍵作用。其二是中職學校檔案集中記錄了學校整體的教學成果，其不僅可以為學校未來發(fā)展提供有力的證據(jù)，還可以促進學校更好的發(fā)展。

2 中職學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）管理制度不完善。現(xiàn)階段，普遍的中職院校中部門涉及面較廣，學校的教職員工的管理工作較為雜亂。首先，由于歸檔管理員人數(shù)較少，或者歸檔管理員工作意識薄弱，導致學校的檔案出現(xiàn)放錯位置，歸還的檔案隨意亂放的現(xiàn)象。其次，由于歸檔管理人員未經(jīng)過專業(yè)的培訓，缺乏經(jīng)驗，導致其對檔案的整理、歸納、整理等工作業(yè)務不熟練，沒有足夠重視檔案整理的工作。另外，由于歸檔管理人員涉及的業(yè)務較多，導致其沒有足夠的時間和精力投入到檔案管理工作中，致使檔案的信息數(shù)據(jù)存在不準確和沒有及時歸檔的現(xiàn)象發(fā)生。2）管理方式落后。中職學校對檔案管理工作并沒有足夠的重視度，造成學校并未設立專職的歸檔管理崗位，負責檔案管理工作的大多是學校的教師、兼職人員以及臨時負責的人員。因此，大部分的檔案管理人員并沒有足夠的經(jīng)驗，只是按照傳統(tǒng)的方法進行檔案信息收集、檔案裝訂以及檔案整理等工作。另外，中職學校并沒有配備單獨的計算機進行檔案信息管理，仍然使用占地空間大且不便于查詢的檔案存放柜。3）檔案交接手續(xù)不嚴密。由于中職學校內(nèi)普遍存在著歸檔管理人員離職或者工作產(chǎn)生變動的情況，導致檔案經(jīng)常需要進行交接。然而由于檔案的交接手續(xù)并未妥善處理，導致在交接過程中并沒有將檔案進行全面的整理、對檔案沒有進行徹底的檢查和涉及簽字的檔案沒有簽字的情況，導致在檔案的數(shù)據(jù)、分類不夠準確以及部分檔案信息不完整。4）檔案管理缺乏創(chuàng)新。多數(shù)的中職學校在檔案管理工作中管理效率低且服務意識薄弱，導致檔案信息中存在數(shù)據(jù)不夠完整、信息的記錄缺乏真實性，檔案信息整理的工作沒有及時跟進的情況，進而影響了檔案管理對于服務學校以及社會的有效性。

1.總體規(guī)劃目標。依托當陽市地理環(huán)境和較為豐富的漁業(yè)資源優(yōu)勢，以國家和地方環(huán)境保護法律法規(guī)為依據(jù)，遵循“生態(tài)優(yōu)先、養(yǎng)捕結(jié)合、以養(yǎng)為主”的漁業(yè)發(fā)展方針，本著“立足當前、著眼未來”的發(fā)展思路，確定養(yǎng)殖水域灘涂的規(guī)劃目標，明確當陽市境內(nèi)養(yǎng)殖水域灘涂功能區(qū)域范圍，依法保護和改善養(yǎng)殖水域生產(chǎn)環(huán)境，保障養(yǎng)殖漁民正常生產(chǎn)、生活所需的養(yǎng)殖水域，為合理開發(fā)利用養(yǎng)殖水域灘涂資源、提高水域灘涂的利用率、完善和推進水域養(yǎng)殖管理制度、促進當陽市水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供科學依據(jù)。

3 規(guī)范學校檔案管理的政策

1）構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。中職學校應響應國家號召并結(jié)合本校的基本情況構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，并將檔案管理的運行制度、檔案管理的詳細責任進行完善的建立，便于從事檔案管理人員或教師可以按照章程工作且按照制度完成檔案管理。另外中職學校應構(gòu)建全面系統(tǒng)化的《檔案管理工作制度》、《檔案利用條例》、《歸檔管理人員責任明細》等相關(guān)規(guī)定，進而完善檔案管理的各方面工作，為中職學校檔案管理工作奠定良好的基礎[1]。2）明確分工檔案管理工作。中職學校應對本校的每個部門在檔案管理工作中對檔案信息的整理、對檔案數(shù)據(jù)的匯總以及其他歸檔業(yè)務進行具有針對性和可實施性的分工處理，進而形成一套合理的檔案管理系統(tǒng)，并將檔案的作用進行積極發(fā)揮。3）提高檔案管理專員的素質(zhì)。中職學校應從兩方面著手提高檔案管理專員的素質(zhì)。第一方面，學校應挑選一些責任心強且可以吃苦耐勞的教師會人員進行專職的檔案管理工作。另一方面，學校應建設檔案管理專員的團隊，并為其設立專門的培訓，以此不僅可以全面提升檔案管理專員的專業(yè)素質(zhì)，加強對檔案管理業(yè)務的熟練度，進而提高檔案管理工作的效率[2]。4）配置先進的檔案管理設施。中職學校必須加強檔案管理的工作，引進專業(yè)先進的硬件設施，以此提高學校的檔案管理整體水平，并將學校建設的總規(guī)劃中添加檔案管理設施項目。另外，還要為其配置充足的用于歸檔整理的區(qū)域，并根據(jù)學校的基本情況配置除濕機、空調(diào)、防火、防盜等必備設施。同時，便于檔案管理專員工作還要為其配備打印機、掃描儀、攝影機等專業(yè)的現(xiàn)代辦公設施，進而提升檔案管理的整體效率。

土建基礎施工中深基坑支護施工技術(shù)的應用…………………………………… 羅家盛，胡景娟，楊永昕（12-53）

4 創(chuàng)新檔案管理的有效途徑

1）構(gòu)建歸檔館。中職學校可以結(jié)合本校的信息技術(shù)管理部門構(gòu)建相應的歸納檔案館，并且檔案管理中心可以將學校的各項數(shù)據(jù)及信息進行整合，制作出本校獨立的網(wǎng)頁。同時，可以將檔案管理體系與學校的網(wǎng)頁相結(jié)合，進而實現(xiàn)檔案的信息通過網(wǎng)頁就可以直接搜索，便于用戶更好的體驗服務。2）做好電子信息的整理工作。中職學校應做好電子信息的收集及整理工作。首先，學校需要結(jié)合電子信息所具備的特征進行收集工作。例如，針對草稿性信息文件，因其的功能性不全，所以普遍不會留存。然而，在進行正式的紙質(zhì)文件全文信息搜索時，就需收集草稿性文件。其次，針對具有輔助功能和正式性信息文件，需要進行及時的收集，并將他們與其相對應的紙質(zhì)信息文件構(gòu)建起標記關(guān)系。最后，在收集電子信息文件時，為避免其中的數(shù)據(jù)丟失，需要將其備份并打印成紙質(zhì)信息文件[3]。3）針對電子文件進行歸檔管理。中職學校在檔案管理工作中應明確電子信息文件的歸檔特性，并將其進行歸檔管理時確保信息數(shù)據(jù)不會丟失，可以進行永久的儲存。另外，如果對儲存載體傳送的電子信息文件進行歸檔管理時，必須要涉及一些輔助及認證性工作，將電子信息文件進行多重備份，一種是紙質(zhì)形式備份，另一種為刻錄光盤備份，并將其放在不同的檔案館進行管理。同時，為便于檔案管理專員工作，可以將兩份備份交給專門的檔案館和相關(guān)的管理部門進行分別保管，以此確保電子信息檔案的真實性。除此之外，將電子信息文件進行歸檔管理時，要特別注意對電子信息數(shù)據(jù)運行的設施以及具體操作環(huán)境和平臺的注意事項[4]。4）開展檔案線上服務。中職學校在檔案管理中可以針對用戶開展線上的使用服務，便于人們可以快速且高效的獲取相應的資訊。另外，針對線上的檔案管理專員應具有極高的服務意識，可以為人們提供準確的、熱情的服務資訊。同時，學校應為檔案管理專員指明線上檔案服務的工作流程及方向，進而不斷的提升線上服務的整體質(zhì)量與效率，為人們帶來極佳的服務體驗[5]。

5 結(jié)論

由上文可知，現(xiàn)階段在中職學校的檔案管理上仍然存在很多問題，本文主要針對管理制度不完善、檔案管理的方法過于落后、檔案的交接手續(xù)不夠嚴謹以及檔案管理缺乏創(chuàng)新這四點問題進行了分析。同時，本文針對規(guī)范學校檔案管理提出了四點建議：構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)、明確檔案管理的分工、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及配置先進的檔案管理設施。另外，本文針對創(chuàng)新檔案管理方法提出了四條有效途徑：構(gòu)建檔案館、做好電子信息整理工作、電子文件進行分檔管理以及開展檔案的線上服務，希望以此可以促進中職學校檔案管理的發(fā)展。