信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新探究

劉 蓉

（中國航空工業(yè)集團(tuán)公司西安航空計(jì)算技術(shù)研究所，陜西 西安 710000）

在新時(shí)期信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，單位檔案管理人員如果不更新檔案管理觀念，固守傳統(tǒng)檔案管理模式，將很難適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的實(shí)際需要[1]。抓好文書檔案管理的有效創(chuàng)新，更好地利用信息技術(shù)，使文書管理和檔案管理的發(fā)展符合多樣性、開放性、共享性等特點(diǎn)。

1 信息化背景下文書檔案管理工作存在的問題

在信息化的背景下，企業(yè)檔案管理模式出現(xiàn)了新的變化。為了更好地適應(yīng)企業(yè)和機(jī)構(gòu)當(dāng)前的發(fā)展要求，檔案管理者需要進(jìn)一步總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，采用現(xiàn)代檔案管理方法，搞好檔案管理創(chuàng)新，但是目前，企業(yè)檔案管理工作還存在許多問題[2]。

1.1 文書檔案管理理念較為落后

一般情況下，檔案是企業(yè)單位數(shù)據(jù)管理的重要組成部分，可以為企業(yè)單位的日常活動(dòng)和管理提供重要的指針[3]；屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)但非常重要的工作。但是，從企業(yè)單位文件檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多文件檔案管理人員思想陳舊，缺乏創(chuàng)新管理意識和信息管理應(yīng)用意識，仍然遵循傳統(tǒng)的文件檔案管理理念。這不僅不能提高文件檔案管理的效率和水平，而且對整個(gè)文件檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生相對負(fù)面的影響，容易造成資源浪費(fèi)。

1.2 文書檔案管理流程較為繁瑣

根據(jù)企業(yè)單位文件檔案管理的實(shí)際工作情況，文件檔案管理人員缺乏引進(jìn)先進(jìn)工作方法的意識和足夠的專業(yè)管理儲備知識。在信息化背景下，他們沒有優(yōu)化當(dāng)前的文件檔案管理流程，導(dǎo)致文件檔案管理流程繁瑣[4]。這將導(dǎo)致文件檔案管理人員在實(shí)際工作中花費(fèi)大量時(shí)間，這無疑是對資源的極大浪費(fèi)，不利于管理人員工作積極性的有效調(diào)動(dòng)，也難以適應(yīng)當(dāng)今的信息化要求。

1.3 文書檔案管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)企業(yè)單位文件檔案管理的現(xiàn)狀，電子文本和電子檔案不斷出現(xiàn)，為文件檔案管理人員提供了極大的便利，但也使文件檔案管理工作面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，許多企業(yè)單位的檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這無疑進(jìn)一步加大了這種風(fēng)險(xiǎn)[5]。會(huì)致使電子記錄和檔案在管理過程中會(huì)受到不法分子的惡意攻擊，導(dǎo)致文件檔案信息泄露，難以有效保證文件檔案信息的完整性和安全性，最終制約文件檔案管理的創(chuàng)新。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新對策

2.1 需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理理念

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。只有充分認(rèn)識到信息化背景下創(chuàng)新文件檔案管理的意義，才能有效調(diào)動(dòng)文件檔案管理者的創(chuàng)新積極性，以更加積極的態(tài)度迎接文件檔案管理的創(chuàng)新。一方面，要培養(yǎng)企業(yè)單位檔案管理的信息化管理理念。管理作為企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，直接決定著企業(yè)單位的發(fā)展方向。因此，企業(yè)單位管理人員首先要認(rèn)識到信息化背景下創(chuàng)新文件檔案管理的意義，樹立文件檔案信息管理的理念，積極采取實(shí)際行動(dòng)，在文件檔案管理中貫徹新的工作理念，推動(dòng)本單位所有文件檔案管理人員從上到下理解和樹立文件檔案信息管理的理念；另一方面，企業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)文件檔案管理者的文件檔案信息管理理念。通過展示其他企業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新文件檔案管理的成果，文件檔案管理者可以深刻認(rèn)識到信息化背景下創(chuàng)新文件檔案管理的重要性和必要性，增強(qiáng)對文件檔案信息管理理念的理解和重視，從而為文件檔案創(chuàng)新的發(fā)展提供良好的思想保障。

2.2 需要不斷挖掘文書檔案價(jià)值

在信息時(shí)代，隨著信息化水平的提高，使文檔文件管理更具體地滿足企業(yè)事業(yè)單位的使用需求。但是，在發(fā)掘文檔文件使用價(jià)值的過程中，為了不影響原始文檔文件的使用價(jià)值，有必要通過數(shù)字水印手段實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。例如，為了識別電子文檔文件的原始識別信息，在文檔文件形成階段包含數(shù)字水印。識別電子文檔文件的流動(dòng)過程，在流動(dòng)階段包含數(shù)字水印，形成完整的“水印鏈”。

2.3 需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理方式

毫無疑問，在文件和檔案信息管理的不同階段，管理方法的要求是不同的。從現(xiàn)階段文件檔案信息管理的發(fā)展水平來看，有必要重點(diǎn)關(guān)注幾個(gè)方面：一是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平進(jìn)一步提高。即使文件檔案管理實(shí)現(xiàn)了高度信息化，也不意味著基礎(chǔ)業(yè)務(wù)會(huì)過時(shí)或完全廢棄。現(xiàn)階段，可以借助信息技術(shù)完成數(shù)字化文獻(xiàn)檔案，然后對這些數(shù)字化文獻(xiàn)檔案進(jìn)行精心保存，再通過檔案編研使紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案成為“記憶工程”。

比如可以把單位的扶貧檔案做成一系列的檔案，里面會(huì)顯示貧困地區(qū)的經(jīng)濟(jì)情況、人員構(gòu)成、貧困原因、扶貧實(shí)地調(diào)查情況、扶貧工作成果，還原當(dāng)時(shí)扶貧工作的原貌。同時(shí)，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作方面，要強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)工作和檔案工作在部署、實(shí)施、檢查驗(yàn)收上的同步性，業(yè)務(wù)工作有多深，那么公文檔案管理工作就需要有多深。第二，要做好標(biāo)桿和學(xué)習(xí)。信息時(shí)代行業(yè)，跨境合作的案例越來越多，這些合作往往會(huì)達(dá)到意想不到的雙贏效果。因此，在信息化背景下，文件檔案管理者應(yīng)跳出傳統(tǒng)文件檔案管理的固定范圍，多了解一下其他行業(yè)文件檔案管理工作是如何開展的，看看其他行業(yè)文件檔案信息管理的創(chuàng)新思路能否應(yīng)用到本單位的文件檔案信息管理實(shí)踐中，不斷創(chuàng)新文件檔案管理方法，有效提高文件檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

文件檔案的信息化管理是時(shí)間。一方面可以加快數(shù)據(jù)文件的存取速度，提高工作效率；另一方面也可以滿足時(shí)間的需要，因此，要加強(qiáng)企業(yè)單位信息管理的實(shí)際應(yīng)用，更好的幫助單位管理文書檔案。