人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略探討

薛元霞 高 峰 李 全

（山東省煙臺農(nóng)業(yè)學(xué)校（中國農(nóng)業(yè)大學(xué)煙臺研究院），山東 煙臺 264670）

科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，使得每個(gè)領(lǐng)域的信息化程度都有所提高，信息化建設(shè)變成影響每個(gè)領(lǐng)域進(jìn)步的主要因素。人事檔案管理包括的內(nèi)容較為廣泛，其中就有人資發(fā)展目標(biāo)、職工實(shí)際薪酬待遇與績效考核這些。借助信息化建設(shè)將以往的人事檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化和規(guī)范化的模式，是當(dāng)下人資管理情況的真實(shí)體現(xiàn)。使其在很大程度上解決了檔案管理當(dāng)中文本、表格這些手工處理較為繁瑣且易出錯(cuò)的問題，以防檔案存在丟失的情況，促進(jìn)人事檔案管理這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的必要性

首先，伴隨信息化的迅速發(fā)展，人類社會活動獲取資源的主要渠道就是信息，并且人事檔案也從屬于個(gè)人成長的重要載體，在人資管理上有著非常重要的地位。但加上人事檔案朝著開放化和社會化的轉(zhuǎn)換，也給人事檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造了更多的便利，進(jìn)而達(dá)成我國檔案信息化管理的主要需求。其次，人事檔案的信息化管理本身的載體就是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)記錄的方式，能夠在電子文件當(dāng)中保存相應(yīng)的檔案信息，不只能夠防止數(shù)據(jù)的丟失，還能夠給人事管理這項(xiàng)工作給予更為全面的信息。不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理中的信息化建設(shè)能夠在很大程度上提高檔案具體的使用率，同時(shí)確保其保存時(shí)的安全性。再次，人事檔案管理會牽扯到很多的信息，學(xué)校借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠做到及時(shí)更新，轉(zhuǎn)變了之前紙質(zhì)管理環(huán)節(jié)上的繁瑣性，也減少了職工的工作量。并且，信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中記錄著很多有關(guān)職工和管理者的考核管理信息，給高層管理者的決策給予了很大的幫助。針對此，人事檔案的信息化建設(shè)能夠檔案相關(guān)信息的更新速度，也提高了檔案管理這項(xiàng)工作的運(yùn)行效率。最后，在人事檔案的信息化管理期間，職工通常借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、修訂與更新這些工作，不只能夠確保原始檔案信息具有的客觀性，并且還能夠預(yù)防檔案遭到破壞。人事檔案的管理需要尊重職工，唯有獲得了職工的認(rèn)同，檔案才擁有使用價(jià)值。但在和職工進(jìn)行交流時(shí)，能夠消除很多的矛盾，彰顯出人性化的服務(wù)特征。

2 人事檔案管理的信息化建設(shè)措施

2.1 重視基礎(chǔ)教育，確保人事檔案管理的信息化建設(shè)

在當(dāng)下，如果想要增加對于經(jīng)費(fèi)的投入力度，使檔案管理工作的開展能夠和信息化建設(shè)有效結(jié)合。人事檔案管理工作者對檔案管理期間的辦公信息化做進(jìn)一步分析，主動完善其中的重要流程，增加相關(guān)的投入力度。這其中，物質(zhì)上的投入就是最為主要的前提與基礎(chǔ)。需要擁有專業(yè)化的攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)與打印機(jī)這些，這部分先進(jìn)的管理設(shè)備比必須具備的，當(dāng)然還存在著一些滅火器、去濕器以及濕度測試器這些，這時(shí)開展檔案建設(shè)和研發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。另外，想要強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)就需要重視軟件具有的兼容性。先是，在開展檔案管理資源的分類與存儲時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)能夠借助信息管理這個(gè)系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)以及資源管理系統(tǒng)這些對管理軟件實(shí)施編程，同時(shí)對文字檔案與圖像類檔案做自動識別，同時(shí)儲存在對應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進(jìn)而提升軟件所具有的兼容性。

2.2 增強(qiáng)系統(tǒng)控制，提升人事檔案信息化建設(shè)所具有的安全性

想要提升人事檔案的信息化建設(shè)，就需要依據(jù)單位的具體工作情況，設(shè)計(jì)出更為標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，采取系統(tǒng)性的工作管理方式，做好人事檔案管理相關(guān)的收集和整理工作，此外，還包含信息的上傳與傳遞，這部分行為應(yīng)逐漸規(guī)范化，進(jìn)而建立起合理化和標(biāo)準(zhǔn)化的人資管理板塊，提升人事檔案這項(xiàng)工作的水準(zhǔn)，從而增強(qiáng)學(xué)校的整體管理水平。首先，在學(xué)校人事檔案的管理期間，應(yīng)該增強(qiáng)對信息化系統(tǒng)具體的控制，如此才可以提速人事檔案所具有的準(zhǔn)確性，盡量降低信息差錯(cuò)的概率。檔案管理工作者應(yīng)依據(jù)人事檔案管理這項(xiàng)工作的實(shí)際，讓專業(yè)工作者在進(jìn)行信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)期間制定出對應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，其中包含人事檔案管理當(dāng)中系統(tǒng)操作的流程和指令，提升系統(tǒng)具有的科學(xué)性。其次，要提升人事檔案管理當(dāng)中系統(tǒng)所具有的安全性，應(yīng)設(shè)置對應(yīng)的職工操作員，以防火墻這個(gè)形式來隔離病毒，經(jīng)常運(yùn)用對應(yīng)的軟件來清除系統(tǒng)中的垃圾，為信息化建設(shè)給予更好的運(yùn)行環(huán)境，以免未經(jīng)授權(quán)的職工進(jìn)入到人資檔案管理這個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，導(dǎo)致一系列不良的行為。最后，重視計(jì)算機(jī)實(shí)際的操作和管理，制定出對應(yīng)的制度，讓人事檔案管理這項(xiàng)工作的從事者遵從制度來實(shí)施信息的錄入與整理，同時(shí)制定出數(shù)據(jù)的備份方案等。

3 結(jié)束語

綜上所述，發(fā)展人事檔案本身的信息化管理體制并不是一蹴而就的，而是應(yīng)該依據(jù)自身長時(shí)間工作所總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，在真正意義上掌握學(xué)校實(shí)際管理需求和不足才可以針對此進(jìn)行對應(yīng)的信息化建設(shè)，來填補(bǔ)其存在的缺點(diǎn)。在進(jìn)行人事檔案的管理時(shí)，應(yīng)該要求學(xué)校中的職工意識到信息化建設(shè)所存在的必要性，結(jié)合學(xué)校具體的經(jīng)營情況來制定健全信息化建設(shè)的有效措施，重視工作方式與工作習(xí)慣方面的改變，做到與時(shí)俱進(jìn)。