淺析大數據時代檔案信息管理

吉 艷

（吉林省梨樹縣廉政教育培訓中心，吉林 四平 136500）

我國的檔案信息管理工作一直是一個十分重要的工作。做好檔案信息管理工作本身很難，其中牽涉到許許多多的問題。并且檔案信息管理工作的提升也離不開相應的科學技術的提升。對于現在這個信息技術高速發展的大數據時代，對于大數據時代中檔案信息管理進行研究可以很大程度上促進檔案信息管理工作的進一步發展，因此對大數據時代檔案信息管理進行研究是十分有必要的。

1 大數據時代檔案信息管理工作面臨的問題

1.1 信息化建設工作不受重視

檔案信息管理過程中對于信息化建設不夠重視是首要問題。有許多檔案信息管理者認為對于檔案信息管理工作而言，只要按時完成工作，避免在工作過程中出現錯誤即可。而信息化工作只是一種能夠使整個工作過程更加快速的手段之一，并不是整個檔案信息管理工作中的重點。并且信息化過程本身需要工作者付出更多去學習適應，企業中也往往會不可避免地投入更多的資金人力參與其中。因此信息化建設工作往往被企業邊緣化，檔案信息管理工作中的信息化建設工作較差。

1.2 檔案信息管理模式過于傳統

對于很多檔案信息管理工作者而言，他們往往簡單地認為這是一項有著悠久歷史的傳統工作。整個工作過程隨著檔案信息管理工作的開展已經得到了充分的完善，并不需要進行創新和進步。只要按照傳統的方法進行工作就可以完成要求，這就導致他們工作過程中固步自封。難以將新技術與工作相結合，工作過程中工作效率較低。

1.3 缺乏有效的信息化管理體系

檔案信息化的管理體系對于現如今的檔案信息管理工作而言十分重要。但是往往工作單位中并沒有形成科學有效的信息化管理體系。這就導致在工作過程中管理較差。相關部門應注意從整體出發。對整個管理體系進行綜合性的優化，并且以實現科學管理為整個過程中的目標。力求提高整個過程中檔案綜合管理能力。實際上企業的信息化過程中管理體系往往多多少少存在著可以提高的地方。應對整個管理體系進行不斷地優化，提高檔案的信息化管理能力。

2 大數據時代背景下檔案信息管理新模式

2.1 檔案信息數字化

對檔案信息進行數字化是在大數據時代進行檔案信息管理的前提。將檔案中的信息存儲于計算機中進行處理是必不可少的步驟。這個過程主要是將原有的檔案進行數字化處理并且進行數字化存儲。這種將檔案信息進行數字化的過程也使得檔案數據能夠更加簡便地進行管理。并且它也可以極大地提高整個檔案的使用效率。

2.2 信息結構科學化

檔案信息的高效管理也離不開科學的信息結構，在對檔案信息進行數字化之后存于計算機中并不是一個簡單的過程。假如只是簡單地利用一個文本文件將整個檔案儲存進入計算機。那么盡管這樣實現了檔案信息的數字化。但是在檔案的管理中并沒有體現出整個管理過程中的優越性。這個過程中是需要采用科學的便于管理利用的信息結構的，只有這樣才可以很大程度上便于對這些檔案信息的分類和相應的分析。提高檔案信息管理的效率。

2.3 管理人才專業化

專業化的人才對于任何行業而言是不可或缺的，對于處于大數據時代中的檔案信息管理工作中更是如此。沒有專業的人才，就難有發展。而對于檔案信息管理工作主要需要兩種專業化的人才。一種針對檔案信息管理系統的專業人才，這些人才主要精通于對計算機軟件的開發與維護。他們需要對檔案信息管理系統進行一步一步地開發與完善。而另一種是針對檔案信息管理工作的人才，這些人需要對整個檔案信息管理過程有一個深刻的理解，這主要包含了整個檔案信息管理工作中的整個過程以及難點重點。并且這些人才也需要具備對于檔案中的系統進行操作以及相應的信息進行整理的能力。

3 大數據時代背景下檔案信息管理的策略

3.1 檔案信息管理工作要做好云存儲

檔案中的數據進行云存儲對于處于大數據時代的檔案信息管理工作中十分重要。但是對于檔案信息的存儲實際上也有著許多要求。首先，對于進行云存儲的檔案信息，應保證整個存儲過程中做到不重不漏。避免出現檔案信息存儲的缺失以及降低檔案存儲過程中出現故障的概率。而在存儲過程中也應該具有一個檔案信息管理系統來保證進行云存儲的檔案信息的質量。保證檔案信息云存儲的科學準確并且便于利用。

3.2 檔案信息管理工作要做好云服務

云服務是近年來一種新興的管理模式，這種模式其本身以互聯網作為其基礎，可以實現強化服務過程中信息交互的效果并且可以充分實現多種多樣不同服務的一種模式。在云服務過程中，應著力于提高檔案的利用率，充分地發揮出檔案應有的價值。這可以在很多方面加以利用，例如相應的檔案信息管理人員可以利用信息技術對于檔案信息進行分析。并且對相應的數據進行統計，提高檔案查詢人員在查詢過程中的查詢速度以及查詢準確度。而且實際上檔案信息管理部門可以自己建立相關的網絡信息服務系統。對于檔案信息有相應需求的人員，可以在網站中進行注冊登記認證進入到檔案信息管理系統中獲得自己所需要的信息。實現將檔案信息管理工作做到便于他人利用，便于自己管理。在對檔案進行利用的過程中也應注意加強對信息的保護，避免檔案信息被不法分子利用從而對社會產生危害。

3.3 提升檔案信息管理人員的專業化素質

檔案信息管理工作人員的專業素養對于檔案信息管理行業十分重要。這個問題可以通過多種的方法得以解決。首先在相關部門招收專業人員時應注重對這些專業人員相關專業素養的考察。并且在員工入職之后，可以對于工作的員工組織定期培訓來提高他們的專業技術水平。并且相關部門也可以通過制定相關的規章制度來實現這一目標，對于專業素養高，積極完成工作的員工定期加以獎勵。對于不求上進，消極怠工的員工加以懲罰。

3.4 提高檔案信息管理服務水平

提高在檔案使用過程中也應注意提高整個過程中的檔案信息管理工作的服務性水平。充分地從檔案使用者的角度出發。利用信息技術以及相應的調查不斷的完善檔案信息管理系統。例如保證管理系統具有一個友善的交互界面，減少整個系統中不必要的因素，提高檔案信息管理系統的響應速度。提高使用者在使用過程中的體驗，使得檔案使用者能夠對檔案信息管理工作滿意，提高檔案信息管理工作中的服務水平。

4 結束語

對于大數據時代而言，對于檔案信息管理工作進行不斷的完善與進步是很有必要的。相關部門應對此加以重視，充分地認識到信息技術對于傳統檔案信息管理行業帶來的巨大改變。充分地利用新型技術的長處。解決現在存有的問題，從而促進我國檔案信息管理工作的進一步發展。