中小學檔案管理信息化建設初探

歐 衡

（廣西梧州市第四中學，廣西 梧州 543003）

目前中小學檔案管理的現狀是不太樂觀的，尤其是一些硬件建設方面，相對而言較為落后。另一方面很多中小學管理人員缺乏較好的管理意識，總是認為檔案管理這一工作不太重要，所以會導致獲得的數據與信息在準確和真實這兩方面有著一定的降低。傳統的手工檔案管理工作，在處理文件和資料時可能會降低質量，而且信息容量是有限的，無法去處理一些大型的數據分析。所以，這樣的方式很難高效率的開展檔案管理工作，必須要向信息化的方向發展。

1 目前中小學檔案管理信息化建設中存在的問題

由于中小學檔案管理信息化技術仍然處于起步階段，所以難免會存在著許多問題，一方面學校重視程度不夠，很多學校對學生檔案管理工作的重視程度都比較低，他們不會將這一工作與其他管理工作相提并論，自然也就意識不到學生檔案管理工作信息化建設的重要性，因此在投入時，人力、物力、財力等方面都是不足的，這就導致信息化建設的基礎設施不夠完善，從而阻礙中小學檔案管理信息化建設的進程。另一方面，檔案管理人員的人才隊伍結構不太合理。很多學校的檔案管理人員總是使用一些效率較低，其過于傳統的管理方法，并且這種方法已經在相當程度上形成了思維定式，總是對能力與態度的提升存在抵觸心理。再加上學校培訓管理人員的體系不夠健全，缺乏有效的激勵機制，所以就會讓原有的管理人員變得不愿意接受新事物。除此之外，學校針對專業檔案管理人員的引進工作也做得不夠到位，這些因素都會為中小學檔案管理信息化工作的建設帶來不利的影響。

2 中小學檔案管理工作信息化建設的優勢

首先對資料的存儲更加有利，在傳統的檔案管理方式中，是以紙質作為核心載體的，但是隨著歷史的發展，資料和文檔數量的增多，傳統的檔案資料存儲弊端就會逐漸顯示出來，不僅會占用太多的空間，而且紙質資料會受到各種因素的影響，產生自然損壞。但是檔案的信息化建設就能解決大資源存儲的問題，將龐大的原始檔案資料存儲在一個體積很小的硬盤中，不僅可以長期保存，同時調取和應用也十分便利，這就非常明顯的體現出現代檔案信息存儲的優勢。其次，檔案信息的檢索查詢更加便捷，傳統的檔案檢索方式，不僅費時而且費力，但是在信息化檔案管理過程當中，只需要管理人員根據軟件和需求進行各種查詢，就可以準確及時的檢索出所需要的檔案資源。最后信息共享也會更有利。目前中小學的校園網絡是非常發達的，基本上每個單位都可以通過校園網實現彼此之間的信息聯系，在這種情況下，檔案管理的信息化能夠幫助每個單位實現檔案信息之間的資源共享，將其與校園的辦公系統融合在一起。總而言之，中小學檔案管理信息化的建設將會更好的促進中小學各個方面的發展。

3 中小學檔案管理信息化建設的具體策略

檔案管理信息化建設是中小學發展的重要前提，也是學校開展各項工作的關鍵所在，所以加強中小學檔案信息化建設是勢在必得的。尤其現在傳統的檔案管理方式已無法滿足學校各項工作開展的需求，所以只有學校先認識到學生檔案管理信息化建設的重要性，才能夠更好的促進學校的可持續發展。為此，學校必須要積極探索各種進行檔案管理信息化建設的策略，從學校的自身情況出發，做出合適的調整。

1）樹立中小學生檔案管理意識。盡管針對學校檔案管理信息化建設相關部門并沒有做出明確的規定，但是中小學校應該以超前的眼光對待這一問題，樹立檔案管理意識時，做好中小學檔案管理工作信息化的前提。加強檔案管理工作的信息化建設，不僅要求檔案人員的服務意識，同時學校各個崗位的員工都要高度重視這一工作，只有通過各個部門的共同努力，才能夠建立既完整又規范的檔案管理信息化系統。另外負責檔案管理的工作人員也必須認識到信息化建設的重要性，要以長遠的眼光去看待檔案管理，對學校的促進作用，學校也要在投入上給予大力支持，將檔案管理工作和其他教學工作放在同等高度，將檔案管理信息化所需要的軟硬件設施升級換代，采購要根據學校的具體情況決定。

2）加強信息化標準規范體系的建設。檔案工作的收集、整理、歸檔和使用都需要相應的標準和規范予以支持，尤其是電子文件形成之后是需要集中管理的，因此必須要建立一個實用性較強且絕大部分軟件都能夠接受的標準和形式，從而進行文件和信息的存儲與交換，這可以有效確保校園內管理網絡之間的信息存儲與交換。

3）完善中小學生檔案管理信息化體系。中小學領導必須認識到中小學生檔案管理信息化建設的重要性，同時要從多個方面針對檔案管理信息化建設給予支持，只有這樣才能夠取得良好的建設效果。學校的管理人員也需要根據學校實際情況進行合理的分析，這可以為檔案管理信息化體系的完善提供依據，從而制定出各種各樣的標準和相應條例。管理人員還需要根據需求引進相應的先進化設備，并配置專業的技術人員，讓檔案管理環境得到進一步的優化。除此之外，為了提高檔案信息的準確和真實性，管理人員在將各類檔案信息進行電子化的過程中，必須要合理分類，高效歸檔。畢竟檔案信息是有一定變動性的，所以工作人員要根據信息的變動及時更新，確保數據的時效性，從而提高學校的檔案管理信息化水平。

4）加強中小學生檔案管理的信息化監管。在建設檔案管理信息化的過程中，管理人員如果還是采取傳統的管理方式進行實際的操作，很難促進檔案管理的規范化發展，所以進行監管工作也是十分有必要的。學校的管理人員必須要具有檔案管理信息化的意識，將這一工作放置于學校發展的關鍵地位，并明確好這一工作的特性，根據實際情況制定出完善的信息化監管管理方案，這樣才能夠適應當前社會的發展。與此同時，管理人員必須要具備各種信息技術的知識與能力，這樣才能夠更好地促進資源的合理配置，讓檔案管理變得更加規范和科學，而學校也要加強對各種檔案資源與信息的開發。

5）加強人才建設。檔案管理信息化的建設對相關人員的素質提出了更高的要求，尤其是在中小學推進信息化建設的過程中，學校必須認識到人才起到的重大作用，只有具備高素質的管理隊伍，才能夠確保管理技術和設備的作用得到充分的發揮。而在組建人才隊伍的過程中，要根據實際的工作需求，鼓勵所有人員參與檔案管理工作有關的培訓，從而改善他們的知識結構，進一步優化整體隊伍的素質，提高信息化管理的水平。而檔案管理工作者也需要主動去提升自己的信息技術能力，提高自身處理與收集信息的能力。

4 結束語

綜上所述，推進中小學生檔案工作的信息化建設，不僅能夠促進中小學各方面工作的全面推進，同時也能夠實現教學資源的最優化配置，更好的提高中小學教學的質量。